Kundenindividuelle Preise und Mengenrabatte im B2B: raus aus Excel und den Telefondeals

Es ist ein Dienstagnachmittag bei einem Großhändler in der Nähe von Stuttgart. Ein Außendienstmitarbeiter hat einen langjährigen Kunden am Telefon, der diesmal 200 Kartons statt der üblichen 80 nehmen will – und ganz vernünftig fragt, ob das einen besseren Preis bringt. „Ich schaue kurz nach“, sagt der Mitarbeiter, öffnet eine Excel-Tabelle, scrollt zur Zeile des Kunden, findet eine Randnotiz von vor zwei Jahren, zögert und nennt dann eine Zahl aus dem Bauch heraus. Der Kunde ist zufrieden. Der Mitarbeiter ist sich nicht sicher, ob der Preis gestimmt hat – und die Buchhaltung ist es ebenso wenig, als die Rechnung hereinkommt. Multiplizieren Sie diesen kleinen Moment der Unsicherheit mit Hunderten von Kunden, und Sie haben den eigentlichen Grund, warum die meisten Großhändler ihre Preise irgendwann aus Excel-Tabellen und Telefondeals herausholen.

B2B-Preise sind nie eine einzige Zahl. Dieselbe Palette kann drei verschiedene Beträge kosten, je nachdem, wer kauft, wie viel abgenommen wird und was im letzten Frühjahr ausgehandelt wurde. Die Schwierigkeit liegt nicht in den Rabatten selbst, sondern darin, sie konsistent, aktuell und nachvollziehbar zu halten, wenn die Leute, die sie festlegen, mitten im Tagesgeschäft stecken und sich die Einkaufskosten darunter ständig bewegen. So bringen Sie diese Logik auf feste Schienen.

Fangen Sie mit Kundengruppen an, nicht mit Einzeldeals

Die wenigsten Distributoren haben tatsächlich fünfhundert eigene Preislisten. Sie haben eine Handvoll Stufen, die fünfhundert Namen tragen. Da ist der Standard-Wiederverkäufer, der umsatzstarke Abnehmer, der strategische Partner, der früher beliefert wird und bessere Konditionen bekommt, und vielleicht eine Exportstufe, die noch einmal anders kalkuliert ist. Kunden in Gruppen einzuteilen ist der Schritt mit der größten Hebelwirkung, weil eine Preisänderung auf Gruppenebene jeden einzelnen Kunden darin auf einen Schlag erreicht.

Gruppen machen auch das Aufnehmen neuer Kunden überschaubar. Unterschreibt ein Neukunde, ordnen Sie ihn einer Stufe zu, und er erbt ein durchdachtes, in sich stimmiges Preisgefüge – statt dessen, was der letzte Mitarbeiter zufällig eingetippt hat. Die Ausnahmen, und es wird Ausnahmen geben, setzen Sie obendrauf, statt die ganze Struktur jedes Mal neu zu erfinden.

Kundenindividuelle Preise für das, was Sie wirklich ausgehandelt haben

Manche Geschäftsbeziehungen verdienen ihre eigenen Zahlen. Der Kunde, der jeden Monat einen vollen Lkw abnimmt, oder der für ein Jahr einen festen Preis zugesagt bekommt, weil er sich auf eine Menge festlegt, gehört nicht in die Standardstufe geworfen. Genau dafür gibt es die kundenindividuelle Preisliste: ein bestimmter Preis für einen bestimmten Artikel bei genau diesem einen Kunden, der den Gruppenpreis überschreibt, den er sonst zahlen würde.

Was diesen Ansatz tragfähig macht, ist die Disziplin, ihn einmal sauber im System festzuhalten – nicht im Gedächtnis eines Außendienstlers und nicht in einer privaten Tabelle. Wenn der ausgehandelte Preis dort liegt, wo auch bestellt wird, sieht der Kunde ihn beim Login, die Rechnung passt dazu, und die Vereinbarung überlebt es, wenn der zuständige Mitarbeiter im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt. Das ist der ganze Sinn am Abschied vom Telefondeal: Die Abmachung überdauert das Gespräch.

Staffel- und Mengenrabatte, die größere Bestellungen belohnen

Mengenrabatte sind die Art, einen Einkäufer ohne Telefonat von 80 auf 200 Kartons zu bewegen. Sie legen Schwellen fest, und der Stückpreis sinkt, je höher die Menge klettert: ein Satz bis zu einer bestimmten Stückzahl, ein besserer darüber, ein noch besserer für Paletten- oder Lkw-Mengen. Der Einkäufer sieht im Warenkorb die nächste Schwelle und rechnet selbst nach – genau das Verhalten, das Sie sich wünschen.

Der Trick ist, die Staffeln lesbar zu halten. Drei oder vier saubere Schwellen schlagen ein Dutzend verschnörkelter, die niemand mehr durchblickt. Und die Mengenstaffel sollte auf den Preis aufsetzen, den der Kunde ohnehin schon hat: Ein Partnerkunde sieht seinen Partnerpreis weiter sinken, je mehr er bestellt, statt bei großen Mengen plötzlich auf den Standardsatz zurückgeworfen zu werden.

Wenn sich Regeln überlagern – welche gewinnt?

In dem Moment, in dem Gruppen, kundenindividuelle Preise und Mengenstaffeln gleichzeitig im Spiel sind, müssen Sie eine Frage klar beantworten: Wenn zwei Regeln auf dieselbe Position zutreffen, welche entscheidet über den Preis? Beantworten Sie es nicht bewusst, beantwortet die Software es für Sie – und Sie erfahren davon erst, wenn ein Kunde es bemerkt.

Eine vernünftige Reihenfolge sieht meist so aus:

• Ein konkret ausgehandelter Preis für diesen Kunden auf diesen Artikel gewinnt zuerst, weil er einen Deal abbildet, den Sie tatsächlich gemacht haben.
• Gibt es den nicht, greift der Gruppenpreis des Kunden.
• Auf den jeweils geltenden Grundpreis wird dann der Mengenrabatt für die bestellte Stückzahl gerechnet.
• Ein Gast oder nicht zugeordneter Besucher sieht – falls überhaupt etwas – den Listenpreis oder gar keinen Preis.

Die genaue Hierarchie legen Sie fest, aber sie muss schriftlich festgehalten und an echten Beispielen geprüft werden. Nehmen Sie einen Kunden, einen Artikel, eine große Menge und bestätigen Sie, dass der Preis, der herauskommt, auch der ist, den Sie gemeint haben. In der Überlagerung von Regeln verstecken sich die stillen Fehler.

Preise vor denen verbergen, die sie nicht sehen sollen

Im Großhandel ist der Preis keine öffentliche Information. Sie wollen selten, dass ein Wettbewerber oder ein zufälliger Endkunde Ihre ausgehandelten Konditionen durchblättert. Deshalb zeigt ein B2B-Katalog die Produkte zwar oft auch Gästen, hält die Preise aber bis zum Login zurück – oder verbirgt den Katalog ganz. Erst wenn ein Kunde sich anmeldet, sieht er seine Preise, die an sein Konto und seine Gruppe gebunden sind, und sonst niemandes.

Genau hier trennen sich auch B2B und B2C. Verkaufen Sie sowohl an Unternehmen als auch an Endverbraucher, zeigt die Einzelhandelsseite öffentliche Bruttopreise inklusive Mehrwertsteuer für jeden, während die Großhandelsseite hinter dem Login gesperrt bleibt. Selldi betreibt beides auf einem Backend – ein Katalog, ein Lagerbestand, aber zwei Preislogiken und zwei Einkaufswege –, sodass Sie nicht dieselben Produkte in zwei voneinander getrennten Systemen pflegen.

Preise aktuell halten, wenn sich Ihre Einkaufskosten bewegen

All das nützt nichts, wenn Ihre Preise unbemerkt veralten. Lieferantenkosten ändern sich, eine Währung verschiebt sich, ein Hersteller drückt eine Erhöhung durch – und plötzlich fressen einige der sorgsam gesetzten Rabatte eine Marge, die Sie sich nicht leisten können. Dagegen hilft nur, eine einzige verbindliche Quelle für Kosten und Konditionen zu führen und alles Nachgelagerte daran auszurichten.

Das ist das stärkste Argument dafür, Ihr ERP- oder Warenwirtschaftssystem die Preise besitzen zu lassen. Selldi bindet sich per API an jedes ERP an, das eine Schnittstelle bereitstellt; Preislisten und Kundenkonditionen fließen aus dem ERP in die Plattform und gleichen sich automatisch ab, typischerweise alle 15 bis 60 Minuten und in beide Richtungen. Ändert sich eine Kostenbasis oder eine ausgehandelte Kondition in dem System, dem Ihre Buchhaltung ohnehin vertraut, zieht der Shop kurz darauf nach – ohne dass jemand eine Tabelle neu abtippt. Das ERP bleibt die einzige Quelle der Wahrheit, die Plattform ist nur das Fenster, durch das Ihre Kunden schauen.

Mehrere Währungen und marktspezifische Listen für den Export

Der Verkauf über Grenzen hinweg vervielfacht jedes der bisherigen Probleme. Ein Kunde in einem anderen Land soll seine Preise in seiner Währung sehen, auf einer Liste, die für seinen Markt gemacht ist – nicht eine tagesaktuell umgerechnete Variante Ihrer Inlandspreise. Fracht, Zölle und der örtliche Wettbewerb sorgen dafür, dass die richtige Zahl je Markt tatsächlich verschieden ist. Sie wollen also bewusst getrennte Preislisten pro Region, nicht eine einzige Liste mit angeschraubtem Währungsumschalter.

Eine für den Export gebaute Plattform beherrscht das von Haus aus: mehrere Währungen, marktspezifische Preislisten, den Katalog in der Sprache des Einkäufers und an der Kasse die Online-Zahlung per Karte oder lokaler Methode. Selldi unterstützt acht Sprachen und Preise in mehreren Währungen, sodass ein Wiederverkäufer in Österreich, ein Distributor in Italien und ein Kunde noch weiter weg jeweils Preise sehen, die für sie Sinn ergeben – alle aus denselben Produktdaten und demselben Bestand gezogen.

Wann sich das nicht lohnt

Seien Sie ehrlich zur eigenen Größenordnung. Wenn Sie eine kurze Artikelliste an ein Dutzend Kunden verkaufen, die alle ungefähr denselben Preis zahlen, brauchen Sie keine Preisengine. Eine saubere Tabelle und ein Telefonat reichen völlig, und ein Softwareprojekt würde ein Problem lösen, das Sie nicht haben. Strukturierte Preisgestaltung verdient ihren Platz, wenn die Kombinationen sich vervielfachen: viele Kunden, mehrere Stufen, echte ausgehandelte Deals, Mengenstaffeln und mehr als ein Markt oder eine Währung.

Sie enttäuscht auch, wenn Ihre zugrunde liegende Preislogik ein Durcheinander ist. Wenn niemand wirklich erklären kann, warum ein bestimmter Kunde zahlt, was er zahlt, macht die Automatisierung das Chaos nur schneller und schwerer zu entwirren. Klären Sie zuerst die Regeln, auf Papier und in klaren Worten: wer in welcher Gruppe ist, welche Deals tatsächlich kundenindividuell sind, wo die Mengenschwellen liegen und welche Regel bei Überschneidung gewinnt. Ist diese Logik klar, setzt eine Plattform sie konsequent durch. Vorher zementiert sie nur die Rätselraterei.

Für die meisten wachsenden Großhändler ist aber genau die Excel-Tabelle samt spontanem Telefonpreis das, was beim Skalieren Geld kostet. Wenn Sie sehen möchten, wie Kundengruppen, individuelle Preise, Mengenstaffeln und gesperrte Preise in mehreren Währungen an einer Stelle zusammenspielen, finden Sie eine Demoumgebung unter demo.selldi.pl/showcase. Selldi rechnet ohne Verkaufsprovision ab – eine einmalige Einrichtungsgebühr plus Abonnement, in der Regel in rund zwei Wochen startklar. Beschreiben Sie Ihre Preislogik einfach dem Team unter helpdesk@selldi.pl.