Auftragserfassung mit KI automatisieren: wie B2B-Bestellungen aus E-Mail, PDF und Excel ins ERP wandern
Es ist Dienstag, kurz nach acht. Im Postfach der Auftragsbearbeitung liegen schon vierzehn neue Bestellungen. Eine kommt als freundlicher Fließtext im E-Mail-Body, zwei als PDF mit Briefkopf, eine als Excel-Tabelle, bei der jemand in Spalte C die Mengen eingetragen hat. Eine Mitarbeiterin öffnet die erste Mail, sucht die Artikel im ERP, tippt Artikelnummer und Menge ab, speichert, geht zur nächsten. Bis der Stapel weg ist, ist es fast Mittag. Genau hier setzt die automatische Auftragserfassung an - ohne dass Ihre Kunden irgendetwas anders machen müssen.
Das eigentliche Problem ist nicht die Bestellung, sondern das Abtippen
Viele Großhändler hören seit Jahren, sie sollten ihre Kunden in ein Bestellportal bringen. In der Realität bestellt ein großer Teil der Stammkunden aber weiter so, wie er es immer gemacht hat: per E-Mail, mit einer angehängten Excel-Liste oder einem PDF aus dem eigenen Warenwirtschaftssystem. Das ist kein Versäumnis - es ist eingespielt, schnell für den Kunden und schwer zu ändern.
Der teure Teil sitzt also nicht beim Kunden, sondern bei Ihnen im Innendienst. Jede dieser Bestellungen muss gelesen, im System gesucht und Position für Position abgetippt werden. Bei zehn Aufträgen am Tag ist das ärgerlich, bei achtzig wird es zum eigenen Vollzeitjob. Und es ist genau die Art Arbeit, bei der sich um halb fünf, beim dreißigsten Auftrag, ein Zahlendreher in die Menge schleicht.
Was die KI aus einer Bestellung herausliest
Bei Selldi läuft das so: Die eingehende Bestellung - egal ob Text in der Mail, PDF oder Excel - wird ausgelesen, und die KI sucht nach den Dingen, die einen Auftrag ausmachen. Sie erkennt Artikelnummern, EAN- bzw. GTIN-Codes und die bestellten Mengen und ordnet sie Ihren Produkten zu. Aus dem Wust an Formaten entsteht ein strukturierter Auftragsentwurf, der dann an Ihr ERP übergeben werden kann.
Wichtig ist die Richtung: Die Plattform schreibt nicht blind irgendetwas ins System. Sie übersetzt eine formlose Nachricht in saubere Auftragszeilen. Was vorher fünf bis zehn Minuten Tippen war, ist in Sekunden ein fertiger Entwurf - der Mensch schaut nur noch drüber, statt alles von Hand zu erfassen.
Wo die Erkennung an Grenzen stößt - und das ist gut so
Eine ehrliche Antwort gehört dazu: Nicht jede Bestellung ist eindeutig. Wenn ein Kunde "die üblichen 5 Kartons" schreibt, ohne den Artikel zu nennen, kann keine Software hellsehen. Schreibt jemand eine interne Bezeichnung, die es in Ihrem Katalog so nicht gibt, dann bleibt eine Restunsicherheit. Auch Sonderwünsche im Fließtext - "bitte diesmal ohne Position 3, dafür das größere Gebinde" - sind eher Gesprächsstoff als saubere Auftragszeilen.
Deshalb ist die Auftragserfassung bewusst kein vollautomatischer Durchlauf ins Lager. Was klar erkannt ist, steht klar erkannt da. Was unsicher ist, wird als unsicher markiert. Eine Maschine, die bei Unklarheit einfach rät, würde mehr Schaden anrichten, als das Abtippen je gekonnt hätte.
Der Mensch behält die Kontrolle
In der Praxis wird Ihre Mitarbeiterin vom Abtipper zur Kontrolleurin. Sie öffnet den fertigen Entwurf, sieht auf einen Blick, welche Positionen sauber zugeordnet sind, und kümmert sich gezielt um die zwei Zeilen, bei denen die Plattform nachfragt. Bestätigen, korrigieren, freigeben - statt vierzehn Aufträge komplett neu zu erfassen, prüft sie vierzehn Aufträge, von denen die meisten schon stimmen.
Das ist auch der Grund, warum kein Auftrag ungesehen ins ERP rutscht, solange Sie das nicht wollen. Die Freigabe bleibt bei einem Menschen. Sie gewinnen die Zeit, ohne die Verantwortung abzugeben.
Wie das mit Ihrem ERP zusammenspielt
Die ausgelesenen Aufträge landen über eine Schnittstelle in dem System, mit dem Sie ohnehin arbeiten. Selldi bindet sich per API an Ihr ERP oder Ihre Buchhaltung an (zum Beispiel an DATEV oder SAP), und Bestände, Preise und Aufträge gleichen sich in beide Richtungen ab, je nach Einstellung alle 15 bis 60 Minuten. Heißt konkret: Der per Mail erfasste Auftrag zieht denselben kundenindividuellen Preis und dieselben Staffel- oder Gruppenrabatte wie ein Auftrag aus dem Portal - es gibt nicht zwei Wahrheiten.
Weil B2B und B2C bei Selldi auf einem Backend laufen, gilt das auch, wenn die Bestellung von einem Stammkunden im Export kommt - mit eigener Sprache, Währung und eigenem Preislisten-Markt. Die Auftragserfassung ist ein Baustein neben dem klassischen Online-Bestellweg, dem mobilen EAN-Scanner im Smartphone und der Online-Zahlung. Sie ersetzt nichts, sie nimmt nur die Tipparbeit weg.
Wann sich das nicht lohnt
Seien wir realistisch. Wenn bei Ihnen am Tag drei Bestellungen mit je zwei Positionen eintreffen, lohnt der Aufwand nicht - das tippt Ihre Kollegin schneller, als jede Diskussion über Automatisierung dauert. Auch wenn fast alle Ihre Kunden ohnehin über ein Portal bestellen, ist der Hebel klein.
Und wenn Ihre Aufträge typischerweise komplexe Aushandlungen sind - jede Bestellung ein individuelles Projekt mit Rückfragen, Varianten und Sonderkonditionen - dann ist das Auslesen nicht Ihr Engpass; das Gespräch ist es. Der Nutzen entsteht da, wo viele gleichförmige Bestellungen in formlosen Formaten reinkommen und Ihr Team Tag für Tag dieselben Handgriffe macht.
Kurz gerechnet
Rechnen Sie es einmal selbst durch: Wie viele Bestellungen kommen pro Tag formlos rein, und wie lange braucht das Abtippen pro Stück? Wenn dabei mehrere Stunden täglich zusammenkommen, ist die automatische Auftragserfassung weniger ein nettes Extra als eine direkte Entlastung Ihres Innendienstes. Die Einrichtung dauert rund zwei Wochen, abgerechnet wird über Einrichtung plus Abo - ohne Provision auf Ihren Umsatz.
Am ehrlichsten sehen Sie es im Demo. Probieren Sie es unter https://demo.selldi.pl/showcase aus oder schreiben Sie uns mit Ihren typischen Bestellbeispielen an helpdesk@selldi.pl - dann lässt sich konkret sagen, wie viel die KI bei Ihren Formaten erkennt und wo Ihr Team weiter den Daumen drauf behält.