B2B- und B2C-Plattform für den Lebensmittel-Großhandel: Chargen, MHD und Dauerbestellungen im Griff

Eine B2B- und B2C-Plattform für den Lebensmittel-Großhandel bündelt kundenindividuelle Preise, Zahlungsziele, Gebinde-Einheiten und wiederkehrende Bestellungen in einem System, das Chargennummern und Mindesthaltbarkeit (FEFO, First Expired First Out) sauber pro Position mitführt und jede Bestellung per API ins ERP schreibt. Selldi verbindet einen B2B-Bestellbereich, einen B2C-Shop, ein Außendienst-CRM und einen AI Email Reader, der Bestellungen aus E-Mails, PDF und Excel automatisch strukturiert. Die Kühlkette selbst bleibt Sache Ihrer Logistik; die Software organisiert Bestellung, Preis, Charge und Beleg.

Es ist Dienstagabend, kurz vor Feierabend in der Küche. Der Küchenchef eines Hotelrestaurants öffnet auf dem Tablet Ihren Bestellbereich, ruft seine gespeicherte Liste „Standard Frischware“ auf und passt zwei Mengen an: statt zwölf Steigen Tomaten diese Woche nur acht, dafür ein Gebinde mehr Olivenöl. Zwei Klicks, bestätigt. Er weiß, dass die Ware am Donnerstagmorgen an der Rampe steht, zu seinem ausgehandelten Preis, auf Rechnung mit dem vereinbarten Zahlungsziel. Kein Telefonat nach Ladenschluss, keine Tabelle per Mail, kein Rückruf wegen einer unleserlichen Handschrift. Genau dieser Ablauf entscheidet im Lebensmittel-Großhandel darüber, ob ein Gastronomiekunde bei Ihnen bleibt oder zum Anbieter wechselt, der es ihm leichter macht.

Warum der Lebensmittelhandel eigene Regeln hat

Wer mit Schrauben oder Baustoffen handelt, kann eine Position monatelang liegen lassen. Bei Frischware, Tiefkühlkost und Getränken ist das anders. Jede Charge hat ein Verfallsdatum, jede Palette eine Herkunft, jeder Kunde einen eigenen Rhythmus. Ein Restaurant bestellt drei- bis viermal die Woche in kleinen Mengen, ein Lebensmitteleinzelhändler einmal die Woche in großen. Dazu kommen Gebinde, Mindestbestellmengen, Temperaturzonen und die schlichte Tatsache, dass eine falsch gelieferte Charge nicht nur Ärger, sondern ein Rückverfolgbarkeitsproblem ist. Eine Plattform, die diesen Alltag ernst nimmt, muss deutlich mehr können als eine Liste mit Preisen.

Chargen und Mindesthaltbarkeit: FEFO statt Bauchgefühl

Im Lebensmittelbereich zählt nicht nur, welches Produkt raus geht, sondern welche Charge. Ihre Kunden erwarten belastbare Restlaufzeiten, und im Fall der Fälle müssen Sie eine Lieferung binnen Minuten zurückverfolgen können. Eine gute Plattform führt Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum pro Position mit, spiegelt den Bestand nach dem FEFO-Prinzip (First Expired, First Out) und dokumentiert, wer wann welche Charge erhalten hat. Ehrlich bleibt dabei: Die Software kommissioniert nicht selbst. Sie sagt Ihrem Lager, welche Palette zuerst gegriffen werden soll, und schreibt die Charge in Auftrag und Beleg, aber ins Regal greifen und den MHD-Aufdruck prüfen muss weiterhin ein Mensch.

Kühlkette: was Software leistet und was nicht

Sagen wir es klar, damit später keine Enttäuschung entsteht: Keine Bestellsoftware kühlt ein Kotelett. Die Kühlkette hängt an Ihren Kühlräumen, Ihren Fahrzeugen, Ihren Thermometern und der Disziplin des Teams. Was eine Plattform beisteuert, ist Organisation drumherum. Sie kann Produkte nach Temperaturzone kennzeichnen (trocken, gekühlt, tiefgekühlt), Lieferfenster und Touren sauber abbilden, gemischte Aufträge nach Zonen gruppieren und die Charge samt MHD in jedem Beleg festhalten. So bekommt Ihre Logistik die richtigen Informationen zur richtigen Zeit, ohne dass jemand sie von Hand aus fünf Quellen zusammensucht. Die physische Kühlung ersetzt sie nicht, und jeder, der etwas anderes verspricht, verkauft Ihnen Luft.

Einheiten und Gebinde: das Kilo, der Karton, die Palette

Ein Lebensmittel-Großhändler rechnet selten in „Stück“. Da gibt es das Kilo lose Ware, den Karton mit sechs Flaschen, das Gebinde mit zwölf Bechern, die Palette mit vierzig Kartons. Kunden bestellen mal die kleine, mal die große Einheit, und die Staffelung dahinter muss stimmen. Eine passende Plattform kennt mehrere Bestelleinheiten pro Artikel, rechnet Mengen sauber um, respektiert Mindestbestellmengen und Abnahmestufen und zeigt jedem Kunden genau das Gebinde, das für ihn freigeschaltet ist. Das klingt banal, ist aber die häufigste Fehlerquelle bei Bestellungen: Wer zwölf Kartons meinte und zwölf Flaschen bekommt, ruft am nächsten Morgen verärgert an.

Dauer- und wiederkehrende Bestellungen für HoReCa und Handel

Das Geschäft mit Gastronomie und Einzelhandel lebt von Wiederholung. Der Küchenchef bestellt jede Woche im Kern dasselbe, der Kioskbetreiber füllt dieselben Regale nach. Genau dafür sind gespeicherte Bestelllisten, Ein-Klick-Nachbestellungen und wiederkehrende Daueraufträge gemacht. Ein Kunde legt seine Standardliste einmal an und ruft sie danach in Sekunden ab, passt nur die Abweichungen an und bestätigt. Ein Dauerauftrag kann sich sogar automatisch im festen Rhythmus wiederholen, etwa jeden Montag und Donnerstag. Für Sie bedeutet das planbaren Umsatz und weniger Last am Telefon; für den Kunden bedeutet es, dass die Bestellung eine lästige Pflicht weniger ist.

Kundenindividuelle Preise und Zahlungsziele

Im Großhandel gibt es nicht einen Preis, sondern viele. Der Stammkunde hat seine Konditionen, eine Kundengruppe ihren Rabatt, und ab einer bestimmten Abnahmemenge greift eine weitere Stufe. Dazu kommen individuelle Zahlungsziele und Kreditlimits. Eine Plattform, die das ernst nimmt, berechnet für jeden Kunden genau seinen Preis, auf jedem Kanal identisch, egal ob er sich selbst einloggt oder sein Außendienstler für ihn bestellt. Kein „ich schaue mal, was ich für Sie machen kann“, sondern der hinterlegte, verhandelte Preis, sofort sichtbar. Das schafft Vertrauen und nimmt Ihrem Innendienst die ewige Kleinarbeit der Preisauskünfte ab.

Außendienst-CRM: der Vertreter, der beim Kunden steht

Viele Bestellungen entstehen nicht am Bildschirm, sondern im Gespräch. Ihr Außendienstler steht in der Küche oder im Lager des Kunden und braucht dort dieselben Informationen wie das System: den gültigen Kundenpreis, den aktuellen Bestand, die letzten Bestellungen und offene Rechnungen. Ein integriertes CRM gibt ihm genau das auf dem Tablet, lässt ihn direkt vor Ort eine Bestellung erfassen und neue Kunden für den Bestellbereich freischalten. Weil CRM, B2B und Lager auf denselben Daten sitzen, verspricht niemand mehr Ware, die längst reserviert ist, und keine im Auto notierte Bestellung geht auf dem Rückweg verloren.

AI Email Reader: die Bestellung, die trotzdem per Mail kommt

So gut ein Bestellbereich auch ist, ein Teil Ihrer Kunden wird weiter per E-Mail bestellen, mit einem PDF im Anhang, einer Excel-Liste oder einfach ein paar Zeilen Fließtext. Das ist kein Grund, diese Aufträge abends von Hand abzutippen. Der AI Email Reader liest solche Nachrichten, erkennt Artikel, Mengen und Kunde und macht daraus einen strukturierten Auftrag, der ins ERP fließt. Ehrlich gesagt gehört zu einem guten Ablauf eine kurze Bestätigung, bevor der Auftrag verbindlich wird, gerade bei krummen Mengen oder unklaren Artikelbezeichnungen. Aber statt Tippen und Nachfragen bleibt ein Prüfen und Freigeben, und das spart am Monatsende spürbar Stunden.

Ein B2C-Shop für den Direktverkauf

Nicht jeder Lebensmittelhändler verkauft ausschließlich an Wiederverkäufer. Manufaktur, Feinkost, Getränkehandel oder der Verkauf ab Rampe an Endkunden gehören für viele dazu. Weil B2B und B2C auf demselben Katalog, demselben Bestand und derselben Kundenbasis laufen, pflegen Sie ein Sortiment und nicht zwei. Der Endkunde sieht seinen Bruttopreis, der Gewerbekunde seinen Nettopreis mit Konditionen, und beide greifen im Hintergrund auf denselben Warenbestand zu. So wird aus einem zweiten Vertriebsweg keine zweite Baustelle.

Grenzüberschreitend in der EU verkaufen

Wer Spezialitäten, Getränke oder haltbare Ware führt, verkauft oft über die Landesgrenze hinaus. Mehrere Währungen, mehrere Sprachen und ein sauberer, grenzüberschreitender EU-Handel sind dann kein Nachgedanke, sondern Grundlage. Die Plattform steht in acht Sprachen bereit und rechnet in mehreren Währungen, sodass ein Kunde in Wien, Mailand oder Paris in seiner Sprache und Währung bestellt. Ihr Warenwirtschafts- und Buchhaltungskern bleibt dabei die eine Quelle der Wahrheit: Die Anbindung erfolgt über eine einzige API an jedes ERP, ob SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite oder ein anderes System. Statt fünf Verbindungen zu pflegen, pflegen Sie eine.

Wann Selldi NICHT passt

Ehrlichkeit gehört dazu, also nennen wir die Fälle, in denen eine Plattform wie Selldi nicht die richtige Wahl ist. Wenn Sie ausschließlich am Marktstand an Laufkundschaft verkaufen, ohne feste Gewerbekunden und ohne wiederkehrende Bestellungen, ist das schlicht überdimensioniert. Wenn Ihr Kern ein hochkomplexes Lager mit Temperatur-Sensorik, Telematik und tiefer WMS-Logik ist, brauchen Sie ein spezialisiertes Lagerverwaltungssystem, denn Selldi ist die Bestell- und Verkaufsebene, kein WMS. Und wenn Ihr Konzern bereits eine große Enterprise-Suite betreibt, die alles abdeckt und bezahlt ist, lohnt der Wechsel selten. Selldi ist auf Groß- und Mittelständler zugeschnitten, schnell einsatzbereit und für Händler gedacht, nicht als Konzern-Alleskönner.

• Reiner Marktstand- oder Laufkundschaft-Verkauf ohne feste Gewerbekunden und ohne Nachbestellungen
• Ein Betrieb, dessen eigentliches Problem die Kühl- und Lagerlogistik ist und der ein dediziertes WMS mit Sensorik braucht
• Ein Konzern mit vorhandener, bezahlter Enterprise-Suite, die Bestellung, CRM und Kanäle bereits abdeckt
• Sehr wenige Kunden mit rein telefonischem, individuellem Handel, bei dem sich Selbstbedienung nicht rechnet

Worauf es am Ende ankommt

Der Lebensmittel-Großhandel gewinnt nicht, wer die meisten Funktionen hat, sondern wer den Bestellabend des Küchenchefs so einfach macht, dass er gar nicht erst über einen Wechsel nachdenkt. Kundenindividueller Preis, das richtige Gebinde, die gespeicherte Liste, die passende Charge, der Beleg im ERP, und das alles aus einem System heraus statt aus fünf. Die Kühlung bleibt Ihre Aufgabe, die Organisation drumherum nimmt Ihnen die Plattform ab. Genau dort, zwischen Bestellung und Beleg, liegt die Arbeit, die sich am schnellsten auszahlt.