B2B- und B2C-Plattform für den Großhandel mit Medizinprodukten

Selldi ist eine All-in-one-Vertriebsplattform für den Großhandel mit Medizinprodukten: ein B2B-Shop mit einrichtungsindividuellen Preisen, Schnell-Bestelllisten und wiederkehrenden Lieferungen, ein optionaler B2C-Kanal, ein Außendienst-CRM und der AI Email Reader, der Bestellungen aus E-Mails, PDF oder Excel automatisch ins ERP überträgt. Selldi ist die Verkaufs- und Bestellschicht über Ihrem ERP (SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite oder jedes ERP per API) und ersetzt weder Ihr Qualitätsmanagement noch die regulatorischen Pflichten nach MDR.

Es ist Dienstagmorgen in der Einkaufsabteilung einer größeren Facharztpraxis. Über Nacht sind die Bestände an Einmalhandschuhen, Kanülen und sterilen Kompressen auf den Meldebestand gefallen, und die Behandlungszimmer brauchen die Ware bis Ende der Woche. Früher bedeutete das: den Papierkatalog durchblättern, die passende Referenznummer heraussuchen, prüfen, ob die sterile oder die unsterile Ausführung gemeint war, und am Ende doch zum Telefon greifen, weil die gewohnte Größe M gerade nicht lieferbar ist. Genau hier entscheidet sich, ob ein Großhändler für Medizinprodukte als verlässlicher Partner gilt oder als Fehlerquelle, die man wechselt, sobald ein anderer Lieferant es einfacher macht.

Warum der Handel mit Medizinprodukten anders funktioniert

Wer medizinischen Bedarf vertreibt, verkauft keine austauschbaren Artikel. Ein Produkt ist erst dann eindeutig, wenn Katalognummer, Ausführung und Größe zusammenpassen, und ein Zahlendreher in der Referenz führt nicht zu einer falschen Farbe, sondern zu einer Kanüle im falschen Durchmesser. Dazu kommen Kennzeichnungen, die im gewöhnlichen Großhandel keine Rolle spielen: die UDI zur eindeutigen Produktidentifikation, EAN beziehungsweise GTIN am Karton, die Unterscheidung zwischen steril und unsteril und bei vielen Artikeln Charge und Verfallsdatum. Der Einkauf einer Praxis oder Klinik erwartet außerdem, dass die passenden Dokumente direkt greifbar sind und die vereinbarten Konditionen ohne Nachfrage stimmen.

• Eindeutige Artikel über Katalog- und Referenznummern, UDI sowie EAN/GTIN
• Größen- und Ausführungsvarianten, klar getrennt nach steril und unsteril
• Dokumente und Zertifikate direkt am Produkt hinterlegt
• Einrichtungsindividuelle Preise pro Praxis, Klinik oder Einkaufsverbund
• Wiederkehrende Belieferung mit gleichbleibenden Verbrauchsmaterialien
• Charge und Verfallsdatum dort, wo sie für die Rückverfolgbarkeit gebraucht werden

Selldi ist als All-in-one-Vertriebsplattform genau auf diese Anforderungen zugeschnitten. Sie bündelt B2B-Shop, optionalen B2C-Kanal, ein Außendienst-CRM und die automatische Bestellerfassung an einer Stelle, statt fünf einzelne Werkzeuge nebeneinander zu betreiben.

Der B2B-Shop: jede Einrichtung sieht ihre eigenen Konditionen

Im B2B-Shop meldet sich der Einkauf an und sieht nicht einen anonymen Listenpreis, sondern die für die eigene Einrichtung hinterlegten Konditionen: den vereinbarten Preis, das Zahlungsziel und den bewilligten Kreditrahmen. Wer jede Woche dieselben Verbrauchsmaterialien nachordert, arbeitet mit Schnell-Bestelllisten und wiederkehrenden Bestellungen, statt sich jedes Mal durch den Katalog zu klicken. Für Sonderbedarf, größere Mengen oder Artikel außerhalb des Standardsortiments gibt es die Angebotsanfrage, kurz RFQ: Die Einrichtung fragt an, Ihr Team antwortet mit einem verbindlichen Angebot, und aus dem angenommenen Angebot wird direkt eine Bestellung.

• Einrichtungsindividuelle Preise, Zahlungsziele und Kreditrahmen je Kunde
• Schnell-Bestelllisten für den wiederkehrenden Grundbedarf
• Wiederkehrende Bestellungen im festen Rhythmus
• Angebotsanfragen (RFQ) für Sonderbedarf und größere Mengen

Für den Außendienst ist all das im CRM sichtbar. Der Gebietsverantwortliche sieht, welche Einrichtung was zuletzt bezogen hat, welche Anfrage offen ist und wo eine Nachbestellung fällig wäre. So wird aus dem Shop kein isolierter Bestellkanal, sondern ein Teil der Kundenbeziehung.

Dokumente, Zertifikate und Rückverfolgbarkeit am Produkt

Bei Medizinprodukten reichen ein Foto und ein Preis nicht aus. Der Einkauf möchte am Artikel sehen, welche Dokumente hinterlegt sind, und die Lagerkraft möchte beim Wareneingang die richtige Charge zuordnen können. In Selldi lassen sich Dokumente und Zertifikate direkt am Produkt hinterlegen, und Chargen- sowie Verfallsangaben werden dort geführt, wo sie für die Rückverfolgbarkeit gebraucht werden. Welche Nachweise ein bestimmtes Produkt zwingend braucht, ergibt sich aus Ihren regulatorischen Pflichten; Selldi sorgt dafür, dass sie im Bestellprozess sichtbar und auffindbar sind.

Bestellungen aus E-Mails, PDF und Excel - ohne Abtippen

Ein großer Teil der Bestellungen im medizinischen Großhandel kommt weiterhin per E-Mail: als Freitext, als PDF-Bestellschein oder als Excel-Liste mit Referenznummern und Mengen. Bisher tippt jemand das von Hand ab, gleicht Artikelnummern ab und legt den Auftrag im System an, mit dem Risiko, dass sich genau dabei der folgenschwere Zahlendreher einschleicht. Der AI Email Reader von Selldi liest diese Nachrichten aus, erkennt Artikel und Mengen, ordnet sie Ihren Katalognummern zu und überträgt die Bestellung ins ERP. Ihr Team prüft und bestätigt, statt abzuschreiben.

Barcode scannen statt Referenznummern tippen

Im Lager und beim Kunden ist das Smartphone oft schneller als die Tastatur. Über den Barcode-Scan werden EAN und GTIN erfasst, der richtige Artikel in der richtigen Ausführung landet in der Bestellung, und die Verwechslungsgefahr zwischen ähnlichen Referenznummern sinkt deutlich. Gerade bei Größenvarianten und bei der Unterscheidung steril oder unsteril ist das der Unterschied zwischen einer glatten Nachbestellung und einer Reklamation.

Ein Katalog, mehrere Länder und Währungen

Viele Distributoren beliefern längst über die Landesgrenze hinaus. Selldi ist mehrsprachig in acht Sprachen und multi-currency aufgebaut, sodass eine Einrichtung im Nachbarland denselben Katalog in ihrer Sprache und Währung sieht, mit ihren eigenen Konditionen. Der grenzüberschreitende Verkauf innerhalb der EU ist damit kein Sonderfall, sondern Teil des normalen Betriebs. Wo es rechtlich zulässig ist, lässt sich zusätzlich ein B2C-Kanal betreiben, etwa für frei verkäufliche Produkte, ohne dass Sie dafür ein zweites System aufsetzen müssen.

Das ERP bleibt die Quelle der Wahrheit

Selldi ersetzt Ihr Warenwirtschafts- oder ERP-System nicht, sondern legt sich als Verkaufs- und Bestellschicht darüber. Bestände, Stammdaten, Preise und Aufträge werden per API mit dem ERP abgeglichen, ganz gleich, ob Sie SAP, Microsoft Dynamics, NetSuite oder ein anderes System über eine Schnittstelle anbinden. Der Vorteil: Der Shop zeigt keine erfundenen Verfügbarkeiten, und ein angenommenes Angebot wird zum Auftrag im führenden System, ohne dass jemand die Daten zweimal pflegt.

Wann Selldi nicht passt - ehrlich gesagt

Selldi ist die Verkaufs- und Bestellschicht, kein Regulierungssystem. Der Vertrieb regulierter Medizinprodukte unterliegt Anforderungen nach MDR und weiteren Vorgaben, die in Ihrem ERP und Ihrem Qualitätsmanagementsystem abgebildet werden; Selldi ersetzt weder das QMS noch Ihre Compliance-Prozesse. Wenn Ihr Sortiment sehr klein ist und sich mit ein paar Telefonaten pro Woche abwickeln lässt, rechtfertigt der Aufwand einer Plattform den Nutzen kaum. Und wenn Ihr ERP keine Schnittstelle zulässt oder in absehbarer Zeit ohnehin ausgetauscht wird, sollten Sie zuerst diese Grundlage klären, bevor Sie eine Vertriebsschicht darüber aufsetzen. In allen anderen Fällen, in denen wiederkehrende Bestellungen, viele Varianten und einrichtungsindividuelle Preise den Alltag bestimmen, spielt genau dieser Aufbau seine Stärke aus.

Vom Meldebestand zur Lieferung

Zurück zur Praxis vom Dienstagmorgen: Der Einkauf öffnet die Schnell-Bestellliste, sieht die eigenen Preise, scannt bei Bedarf zwei zusätzliche Artikel per Barcode, prüft Charge und Ausführung und schickt die Bestellung ab. Die Angebotsanfrage für einen Sonderposten läuft parallel, die eingegangene PDF-Bestellung einer anderen Klinik ist längst automatisch erfasst, und alles landet im selben ERP. Kein Nachtelefonieren, kein Abtippen, keine Kanüle im falschen Durchmesser. Das ist der Unterschied, den eine durchdachte Vertriebsplattform im medizinischen Großhandel macht.