B2B-Plattform an Ihr ERP anbinden: Welche Daten per API fließen und was Sie den Anbieter fragen sollten

Ihr ERP läuft seit Jahren, die Buchhaltung kennt jeden Klick, und die Lagerwirtschaft ist sauber gepflegt. Jetzt soll ein B2B-Shop dazukommen, über den Ihre Stammkunden selbst bestellen. Die berechtigte Sorge der meisten Großhändler: Muss ich dafür mein gewachsenes System anfassen oder gar ersetzen? Die kurze Antwort lautet nein. Eine moderne B2B-Plattform setzt sich per Schnittstelle vor Ihr ERP, nicht an dessen Stelle. Was dabei technisch passiert, ist weniger geheimnisvoll, als es klingt - und die richtigen Fragen an den Anbieter ersparen Ihnen später viel Ärger.

Was eine API-Anbindung überhaupt bedeutet

Eine API ist nichts anderes als ein vereinbarter Übergabepunkt zwischen zwei Systemen. Ihr ERP bleibt die führende Stelle für Artikel, Preise, Bestände und Buchungen. Die Plattform fragt diese Daten ab, zeigt sie Ihren Kunden im Shop an und gibt die eingehenden Bestellungen zurück ins ERP - so, als hätte Ihr Innendienst sie selbst getippt. Niemand pflegt Artikel doppelt, niemand exportiert nachts Excel-Listen. Selldi spricht diese Schnittstelle mit beliebigen ERP- oder Warenwirtschaftssystemen, die eine API bereitstellen. Entscheidend ist nicht der Name des Systems, sondern dass es sich ansprechen lässt.

Welche Daten fließen - und in welche Richtung

Es lohnt sich, das als zwei getrennte Wege zu sehen. Vom ERP zur Plattform laufen die Stammdaten: Artikel mit Bezeichnungen, Lagerbestände und Preise. Und zwar nicht nur ein Standardpreis, sondern die individuell hinterlegten Konditionen - Kundengruppen-Rabatte, Staffelpreise, kundenspezifische Preise. Wenn Ihr Kunde Müller GmbH seine ausgehandelten Sonderpreise sieht und nicht die Listenpreise, dann liegt das daran, dass die Plattform genau diese Differenzierung aus dem ERP übernimmt. In die andere Richtung, von der Plattform zurück ins ERP, fließen die Bestellungen samt Kundenzuordnung, Mengen und Lieferadresse. Das ist die eigentliche Arbeitsersparnis: Eine Bestellung, die nachts um halb elf im Shop eingeht, steht morgens als Auftrag im ERP, ohne dass jemand sie abgetippt hat.

Wie oft synchronisiert wird

Die häufigste Frage in Großhandelsbetrieben lautet: Sieht mein Kunde den Bestand in Echtzeit? Ehrlicherweise selten auf die Sekunde, aber nah genug. Bei Selldi gleichen sich Bestände, Preise und Bestellungen alle 15 bis 60 Minuten ab - in beide Richtungen. Für das Tagesgeschäft eines Distributors reicht das völlig: Ein Kunde, der morgens 200 Stück bestellt, blockiert die Ware, und wer eine Stunde später kommt, sieht den reduzierten Bestand. Wo es wirklich auf die Minute ankommt - etwa bei knappen Aktionsartikeln, die gleichzeitig auch im Ladengeschäft verkauft werden - sollten Sie das Intervall im Gespräch konkret ansprechen.

Was Sie den Anbieter konkret fragen sollten

Bevor Sie unterschreiben, klären Sie ein paar Punkte, die im Datenblatt selten stehen. In welchem Intervall wird tatsächlich synchronisiert, und lässt sich das für einzelne Datenarten anpassen? Was passiert, wenn die Verbindung zum ERP abreißt - friert der Shop ein, oder verkauft er auf Basis veralteter Bestände weiter? Werden meine kundenspezifischen Preise und Staffeln korrekt übernommen, oder nur der Standardpreis? Und wer betreut die Schnittstelle nach dem Go-live, wenn mein ERP ein Update bekommt? Am besten haken Sie diese Fragen der Reihe nach ab:

• In welchem Takt läuft der Abgleich, und ist er pro Datenart getrennt einstellbar?
• Wie verhält sich der Shop, wenn das ERP kurzzeitig nicht erreichbar ist?
• Werden Kundengruppen-Rabatte, Staffel- und Sonderpreise vollständig gespiegelt?
• Wer ist Ansprechpartner für die Schnittstelle nach einem ERP-Update?
• Fallen Provisionen pro Bestellung an oder gibt es eine feste Gebühr?

Der letzte Punkt ist wirtschaftlich entscheidend. Selldi nimmt keine Provision vom Umsatz - es gibt eine einmalige Einrichtungsgebühr und ein monatliches Abonnement, individuell kalkuliert. Bei wachsendem Bestellvolumen bleibt Ihre Kostenbasis damit planbar, statt mit jedem verkauften Artikel zu steigen.

Wann sich das nicht lohnt

So nüchtern muss man sein: Nicht jeder Betrieb braucht eine API-Anbindung. Wenn Sie eine Handvoll Stammkunden haben, die zweimal im Monat per Telefon bestellen, und Ihr Sortiment sich kaum ändert, amortisiert sich der Aufwand kaum. Auch wenn Ihr ERP gar keine offene Schnittstelle anbietet oder eine ältere Eigenentwicklung ist, die sich nicht ansprechen lässt, wird die Anbindung aufwendiger und sollte vorab geprüft werden. Sinnvoll wird es dort, wo viele Kunden regelmäßig bestellen, das Sortiment groß ist und Ihr Innendienst spürbar Zeit mit dem Abtippen von E-Mail- und PDF-Bestellungen verbringt. Genau diese letzte Hürde nimmt Selldi übrigens auch ohne tiefe Integration: Eingehende Bestellungen aus E-Mails, PDFs oder Excel-Dateien lassen sich per KI automatisch erfassen und ins ERP übergeben.

Ein realistischer Fahrplan

In der Praxis dauert eine solche Einrichtung bei Selldi rund zwei Wochen - von der ersten Verbindung zur Schnittstelle bis zu dem Punkt, an dem die ersten echten Bestellungen im ERP landen. Diese Zeit fließt vor allem in das Abbilden Ihrer Preislogik und das Testen der Rückwege, nicht in monatelange IT-Projekte. Wer für den Export verkauft, bindet im selben Schritt mehrere Sprachen, Währungen und marktspezifische Preislisten ein. Am ehrlichsten beurteilen lässt sich das alles, wenn Sie es einmal selbst angeklickt haben - die Demoumgebung unter demo.selldi.pl/showcase zeigt Shop, Kundenkonto und Verwaltung im Zusammenspiel. Für konkrete Fragen zur Anbindung Ihres Systems erreichen Sie das Team unter helpdesk@selldi.pl.