Πιστωτικά όρια, όροι πληρωμής και τιμολόγια στο B2B checkout

Πέμπτη απόγευμα, σε μια εταιρεία διανομής κοντά στο Ρότερνταμ. Ένας πελάτης πολλών ετών, ένας τοπικός εργολάβος, θέλει να περάσει μια παραγγελία μεγαλύτερη από τη συνηθισμένη: προέκυψε ένα ακόμη εργοτάξιο και χρειάζεται τα υλικά πριν το σαββατοκύριακο. Σε ένα κατάστημα λιανικής αυτό είναι ασήμαντο. Προσθέτεις στο καλάθι, πληρώνεις με κάρτα, τελείωσες. Όμως αυτός ο πελάτης δεν πληρώνει με κάρτα. Αγοράζει επί πιστώσει, εξοφλεί τα τιμολόγιά του στο τέλος του μήνα, και το τμήμα παραγγελιών ξέρει περίπου πόσα ήδη οφείλει. Το ερώτημα που κρίνει αν αυτή η παραγγελία θα περάσει με δύο κλικ ή θα καταλήξει σε τρία τηλεφωνήματα είναι απλό: πόσο κοντά βρίσκεται αυτός ο πελάτης στο πιστωτικό του όριο και υπάρχει κάποιο ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο;

Αυτό ακριβώς το ερώτημα είναι που πραγματικά ξεχωρίζει ένα checkout χονδρικής από ένα checkout λιανικής. Όλα τα υπόλοιπα, ο κατάλογος, το καλάθι, η αναζήτηση, μοιάζουν σε γενικές γραμμές ίδια. Από τη στιγμή όμως που ένας πελάτης αγοράζει επί πιστώσει αντί να πληρώνει προκαταβολικά, το ηλεκτρονικό σας κατάστημα πρέπει να κατανοεί εμπορική χρηματοδότηση, όχι απλώς αγορές. Αν το κάνετε σωστά, οι αγοραστές σας εξυπηρετούνται μόνοι τους χωρίς κανείς να παρακολουθεί το υπόλοιπό τους για λογαριασμό τους. Αν το κάνετε λάθος, η πλατφόρμα γίνεται ένας τρόπος να στέλνετε εμπόρευμα σε πελάτες που θα έπρεπε να έχουν μπει σε αναστολή.

Γιατί το checkout χονδρικής δεν είναι checkout λιανικής

Η λιανική πληρώνεται προκαταβολικά. Τα χρήματα εκκαθαρίζονται, το δέμα αποστέλλεται, και η σχέση κλείνει τη στιγμή της αγοράς. Η χονδρική λειτουργεί ανάποδα για τους περισσότερους σταθερούς πελάτες: αποστέλλετε πρώτα και τιμολογείτε αργότερα, εμπιστευόμενοι ότι ο αγοραστής θα πληρώσει εντός των συμφωνημένων όρων. Αυτή η εμπιστοσύνη δεν είναι απεριόριστη καλή θέληση, είναι ένα νούμερο, το πιστωτικό όριο, και μια προθεσμία, ο όρος πληρωμής. Μια πλατφόρμα B2B που αγνοεί αυτά τα δύο μεγέθη είναι στην πραγματικότητα ένα κατάστημα λιανικής που απλώς φοράει το σήμα της χονδρικής.

Έτσι, ένα σωστό B2B checkout πρέπει να απαντά σε διαφορετικό ερώτημα από ένα καταναλωτικό καλάθι. Όχι μόνο αν το προϊόν υπάρχει σε απόθεμα και η κάρτα εγκρίθηκε, αλλά αν αυτός ο πελάτης επιτρέπεται να πάρει αυτή την παραγγελία επί πιστώσει αυτή τη στιγμή. Αυτό εξαρτάται από το τι ήδη οφείλει, το τι δικαιούται να οφείλει, και από το αν κάτι από όσα οφείλει είναι ήδη εκπρόθεσμο. Τίποτα από αυτά δεν βρίσκεται εκ φύσεως μέσα στο κατάστημα. Βρίσκεται στο λογιστικό σας σύστημα ή στο ERP, και ακριβώς γι' αυτό η διασύνδεση μετράει το ίδιο με την ίδια τη βιτρίνα.

Πιστωτικά όρια, και τι συμβαίνει στο όριο

Το πιστωτικό όριο είναι το ανώτατο ποσό που μπορεί να σας οφείλει ένας πελάτης σε δεδομένη στιγμή. Το ενδιαφέρον σημείο δεν είναι όταν βρίσκεται άνετα κάτω από αυτό, αλλά όταν μια παραγγελία θα τον έσπρωχνε πάνω από αυτό. Μια πλατφόρμα που το χειρίζεται καλά δεν αφήνει σιωπηλά την παραγγελία να περάσει, ούτε πετάει απλώς ένα ξερό μήνυμα σφάλματος. Δείχνει στον αγοραστή πού βρίσκεται και δίνει λόγο στο τμήμα παραγγελιών.

Στην πράξη αυτό σημαίνει μερικές διαφορετικές συμπεριφορές στο όριο, ανάλογα με το πώς επιλέγετε να διαχειρίζεστε την επιχείρησή σας:

• Η παραγγελία περνά επί πιστώσει επειδή υπάρχει ακόμη περιθώριο κάτω από το όριο, και το εναπομείναν περιθώριο μειώνεται διακριτικά.
• Η παραγγελία θα ξεπερνούσε το όριο, οπότε κρατείται για έλεγχο αντί να επιβεβαιωθεί, και κάποιος από την πλευρά σας αποφασίζει αν θα την απελευθερώσει ή θα ζητήσει πρώτα μερική πληρωμή.
• Ο πελάτης έχει ληξιπρόθεσμο τιμολόγιο, οπότε οι νέες παραγγελίες επί πιστώσει μπλοκάρονται μέχρι να εξοφληθεί, ακόμη κι αν είναι κάθε άλλο παρά κοντά στο πιστωτικό του όριο.
• Στον αγοραστή προσφέρεται τρόπος να ολοκληρώσει ούτως ή άλλως την παραγγελία πληρώνοντας το επιπλέον ποσό προκαταβολικά, αντί να φεύγει με άδεια χέρια.

Το ζητούμενο είναι ο κανόνας να είναι συνεπής και ορατός. Η ομάδα σας δεν είναι η τελευταία γραμμή άμυνας, που κοιτάζει μισόκλειστα ένα υπόλοιπο σε άλλο παράθυρο ενώ ο πελάτης περιμένει στο τηλέφωνο. Με το Selldi, το πιστωτικό όριο και η τρέχουσα έκθεση του πελάτη προέρχονται από το ERP σας μέσω του API, οπότε το checkout εφαρμόζει το ίδιο νούμερο με το οποίο εργάζεται ο λογιστής σας. Αν το οικονομικό τμήμα μειώσει το όριο ενός πελάτη τη Δευτέρα, το κατάστημα το σέβεται τη Δευτέρα, όχι όποτε θυμηθεί κάποιος να ενημερώσει ένα υπολογιστικό φύλλο.

Όροι πληρωμής: net 14, net 30 και τα ψιλά γράμματα

Δίπλα στο όριο βρίσκεται ο όρος: net 14, net 30, ενίοτε μεγαλύτερος για έναν στρατηγικό λογαριασμό, ενίοτε αυστηρότερος για έναν νεότερο. Ο όρος αποτελεί μέρος της ταυτότητας του πελάτη σε μια σχέση B2B, και θα έπρεπε να εφαρμόζεται αυτόματα αντί να πληκτρολογείται ξανά σε κάθε παραγγελία. Ένας αγοραστής με net 30 περιμένει να βλέπει ότι το τιμολόγιό του λήγει σε τριάντα ημέρες, όχι να το διαπραγματεύεται εκ νέου στο checkout. Ένας αγοραστής που δεν έχει ακόμη κερδίσει όρους θα πρέπει να βλέπει ότι είναι σε προκαταβολική πληρωμή, χωρίς να χρειάζεται κανείς να του το εξηγήσει.

Εδώ ακριβώς το να κρατάτε τον όρο συνδεδεμένο με την καρτέλα του πελάτη, και όχι με την παραγγελία, γλιτώνει πολλές τριβές. Ο όρος ζει στον λογαριασμό μέσα στο ERP σας, η πλατφόρμα τον διαβάζει, και κάθε παραγγελία που κάνει αυτός ο πελάτης τον κληρονομεί. Όταν οι όροι αλλάζουν, αλλάζουν σε ένα μόνο σημείο. Το ηλεκτρονικό κατάστημα δεν είναι ένας δεύτερος κανονισμός που αποκλίνει από τον πρώτο.

Εμφάνιση υπολοίπου και ανοιχτών τιμολογίων μετά τη σύνδεση

Ένα από τα διακριτικά αλλά μεταμορφωτικά πράγματα που κάνει μια πλατφόρμα B2B είναι ότι αφήνει τον πελάτη να βλέπει τη δική του οικονομική εικόνα. Μετά τη σύνδεση, μια καλή περιοχή λογαριασμού δείχνει το τρέχον υπόλοιπο, πόση πίστωση απομένει διαθέσιμη, και μια λίστα ανοιχτών τιμολογίων με τις ημερομηνίες λήξης τους. Αυτό ακούγεται σαν μικρή λειτουργία. Στην καθημερινότητα όμως εξαλείφει μια ολόκληρη κατηγορία τηλεφωνημάτων, τις κουβέντες τύπου «μπορείτε να μου πείτε πόσα ακόμη οφείλω» και «ποιο τιμολόγιο ήταν εκείνο» που τρώνε το απόγευμα ενός τμήματος παραγγελιών.

Αλλάζει επίσης τη συμπεριφορά του πελάτη προς το καλύτερο. Ένας αγοραστής που βλέπει δύο τιμολόγια να πλησιάζουν τη λήξη τους είναι πιο πιθανό να τα εξοφλήσει πριν κάνει την επόμενη παραγγελία, γιατί η συνέπεια βρίσκεται εκεί, μπροστά στην οθόνη, αντί να μένει κρυμμένη μέχρι να τον πάρετε τηλέφωνο. Το Selldi δείχνει αυτό το υπόλοιπο και τα εκκρεμή τιμολόγια πίσω από τη σύνδεση, αντλώντας τα από τα ίδια δεδομένα του ERP που τροφοδοτούν τον έλεγχο πίστωσης, ώστε αυτό που βλέπει ο πελάτης και αυτό που δείχνει η λογιστική σας να είναι τα ίδια νούμερα, όχι δύο εκδοχές που πρέπει να συμφωνηθούν.

Συνδυασμός πληρωμής επί πιστώσει με κάρτα και τοπικές μεθόδους

Η πληρωμή επί πιστώσει δεν είναι ο μόνος τρόπος με τον οποίο θέλουν να εξοφλούν οι πελάτες, και το να τους αναγκάζετε όλους σε αυτήν είναι εξίσου λάθος με το να τους αναγκάζετε όλους να πληρώνουν προκαταβολικά. Ένας νέος πελάτης χωρίς όρους, ένας περιστασιακός αγοραστής ή κάποιος που ξεπερνά το όριό του μπορεί να θέλει να πληρώσει αμέσως με κάρτα ή με μια τοπική μέθοδο πληρωμής. Ένας τακτικός πελάτης με net 30 θέλει το τιμολόγιο. Ένα υγιές B2B checkout υποστηρίζει και τα δύο, το ένα δίπλα στο άλλο, και επιλέγει τη λογική προεπιλογή για όποιον είναι συνδεδεμένος.

Έτσι, το ίδιο κατάστημα προσφέρει στον έμπιστο πελάτη επί πιστώσει ένα «επιβεβαίωση παραγγελίας, τιμολόγιο θα ακολουθήσει» με ένα κλικ, ενώ προσφέρει στον προκαταβολικό πελάτη κάρτα ή τοπική διαδικτυακή πληρωμή, και αφήνει τον αγοραστή που πλησιάζει το όριό του να καλύψει τη διαφορά προκαταβολικά για να απελευθερωθεί μια κρατημένη παραγγελία. Το Selldi εκτελεί διαδικτυακές πληρωμές με κάρτα και τοπικές μεθόδους παράλληλα με την πληρωμή επί πιστώσει, κάτι που μετράει ακόμη περισσότερο διασυνοριακά, όπου οι συνήθειες πληρωμών διαφέρουν από αγορά σε αγορά και ένα checkout φτιαγμένο για τις προσδοκίες μιας μόνο χώρας τείνει να εγκαταλείπεται σε μια άλλη.

Να είμαστε ειλικρινείς: τα νούμερα ανήκουν στο ERP

Όλα τα παραπάνω μοιράζονται μία εξάρτηση: τα οικονομικά μεγέθη πρέπει να είναι επίκαιρα. Ένας έλεγχος πίστωσης έναντι ενός ξεπερασμένου υπολοίπου είναι χειρότερος από καθόλου έλεγχο, γιατί δείχνει έγκυρος ενώ είναι λανθασμένος. Αυτό είναι το ισχυρότερο επιχείρημα για να αφήσετε το ERP ή το λογιστικό σας σύστημα να παραμείνει η μοναδική πηγή αλήθειας και να διαβάζει η πλατφόρμα από εκεί, αντί να προσπαθεί η πλατφόρμα να κρατά το δικό της καθολικό.

Το Selldi συνδέεται με οποιοδήποτε ERP ή λογιστικό σύστημα μέσω του API του και συγχρονίζεται και προς τις δύο κατευθύνσεις σε τακτικό πρόγραμμα, ώστε τα υπόλοιπα, τα όρια και η κατάσταση των τιμολογίων να ακολουθούν αυτό που πραγματικά βλέπει το οικονομικό σας τμήμα. Μια πληρωμή που καταχωρείται το πρωί απελευθερώνει την πίστωση εκείνου του πελάτη στον επόμενο συγχρονισμό, και μια παραγγελία που γίνεται στο κατάστημα επιστρέφει στο ERP ως πραγματικό παραστατικό χωρίς να την ξαναπληκτρολογεί κανείς. Οι παραγγελίες που εξακολουθούν να φτάνουν με τον παλιό τρόπο, μέσω email, PDF ή ενός υπολογιστικού φύλλου από πελάτη που αρνείται να συνδεθεί, μπορούν να διαβαστούν από τη λειτουργία καταχώρησης παραγγελιών με AI και να προωθηθούν κι αυτές στο ERP, ώστε ακόμη και αυτές να περνούν από την ίδια λογική πίστωσης και όρων αντί να την παρακάμπτουν.

Πότε δεν αξίζει τον κόπο

Να είστε πρώτα ειλικρινείς για τη δική σας κατάσταση. Αν κάθε πελάτης πληρώνει προκαταβολικά, με κάρτα ή έμβασμα, πριν αποστείλετε, τότε τα πιστωτικά όρια και οι όροι πληρωμής είναι μηχανισμός για ένα πρόβλημα που δεν έχετε, και ένα απλούστερο checkout σάς εξυπηρετεί καλύτερα. Το ίδιο ισχύει αν έχετε μια χούφτα εμπορικούς λογαριασμούς που γνωρίζετε προσωπικά και διαχειρίζεστε την πίστωσή τους στο μυαλό σας χωρίς κόπο. Το λογισμικό που επιβάλλει όρια κερδίζει τη θέση του όταν υπάρχουν αρκετοί λογαριασμοί, και αρκετές παραγγελίες, ώστε κανένας μεμονωμένος άνθρωπος να μην μπορεί να κρατά ολόκληρη την εικόνα στη μνήμη του.

Υπάρχει επίσης μια επιφύλαξη σχετικά με τα δεδομένα. Ο αυτοματοποιημένος έλεγχος πίστωσης είναι τόσο αξιόπιστος όσο και τα νούμερα που κρύβονται πίσω του. Αν τα υπόλοιπα στο ERP σας δεν είναι αξιόπιστα, αν οι πληρωμές αργούν μέρες να καταχωρηθούν, ή αν η κατάσταση των τιμολογίων είναι συστηματικά ξεπερασμένη, τότε ένα κατάστημα που διαβάζει αυτά τα νούμερα θα μπλοκάρει καλούς πελάτες και θα αφήνει να περνούν οι επισφαλείς. Διορθώστε πρώτα την πειθαρχία στη λογιστική, γιατί το να συνδέσετε ένα checkout με κακά δεδομένα απλώς κάνει τα κακά δεδομένα να δρουν ταχύτερα.

Εκεί που ξεκάθαρα αποδίδει είναι η γνώριμη περίπτωση: μια εταιρεία διανομής με αυξανόμενο χαρτοφυλάκιο εμπορικών λογαριασμών, ένα μείγμα προκαταβολικών και επί πιστώσει αγοραστών, και ένα τμήμα παραγγελιών που ξοδεύει υπερβολικά μεγάλο μέρος της ημέρας του λειτουργώντας ως χειροκίνητος ελεγκτής πίστωσης. Το Selldi το χειρίζεται με όρια και όρους που αντλούνται από το ERP σας, υπόλοιπα και ανοιχτά τιμολόγια ορατά μετά τη σύνδεση, και πληρωμή με κάρτα ή τοπική διαδικτυακή μέθοδο παράλληλα με την πληρωμή επί πιστώσει, με χρέωση υλοποίησης συν συνδρομή και χωρίς προμήθεια επί των πωλήσεών σας. Αν θέλετε να δείτε πώς φαίνεται η πλευρά του λογαριασμού πριν δεσμεύσετε τον χρόνο κανενός, το ζωντανό demo βρίσκεται στο demo.selldi.pl/showcase, και μπορείτε να περιγράψετε τη δική σας ρύθμιση πίστωσης και όρων στην ομάδα στο helpdesk@selldi.pl.