Πώς μια πλατφόρμα B2B συνδέεται με κάθε ERP μέσω API

Ήδη χρησιμοποιείτε ένα ERP. Παρακολουθεί κάθε παλέτα στην αποθήκη, εκδίδει τα τιμολόγια και τροφοδοτεί τον λογιστή σας. Το τελευταίο πράγμα που θέλετε, λοιπόν, είναι ένα κατάστημα B2B που μετατρέπεται σε δεύτερη πηγή αλήθειας που κανείς δεν εμπιστεύεται. Τα καλά νέα είναι ότι μια σύγχρονη πλατφόρμα B2B δεν αντικαθιστά το ERP σας: επικοινωνεί μαζί του μέσω API και το αφήνει να παραμείνει η κύρια πηγή δεδομένων. Το δύσκολο κομμάτι είναι να γνωρίζετε ακριβώς ποια δεδομένα μετακινούνται, προς ποια κατεύθυνση, πόσο συχνά και ποιες ερωτήσεις να θέσετε πριν δεσμευτείτε σε οτιδήποτε.

Τι πραγματικά ρέει ανάμεσα στην πλατφόρμα και το ERP σας

Φανταστείτε ένα πρωινό Τρίτης σε έναν διανομέα κοντά στη Στουτγκάρδη. Ένας πελάτης συνδέεται στην πλατφόρμα, βλέπει ένα προϊόν με απόθεμα 240 τεμαχίων, παραγγέλνει 60 και λαμβάνει επιβεβαίωση. Πίσω από αυτό το ένα κλικ, τρεις ροές δεδομένων έκαναν τη δουλειά τους.

Τα αποθέματα και οι τιμές ρέουν από το ERP προς την πλατφόρμα, ώστε το κατάστημα να δείχνει ό,τι γνωρίζει το ERP. Οι παραγγελίες επιστρέφουν από την πλατφόρμα στο ERP, ώστε η αποθήκη και το λογιστήριό σας να τις βλέπουν χωρίς να χρειάζεται να τις πληκτρολογήσει ξανά κανείς. Τα δεδομένα προϊόντων, όπως ονομασίες, μονάδες μέτρησης, κωδικοί EAN ή GTIN και αντιστοιχίσεις πελατών, συνήθως ξεκινούν επίσης από το ERP. Το Selldi συνδέεται με οποιοδήποτε ERP ή λογιστικό σύστημα μέσω του API του, οπότε το ERP παραμένει το μοναδικό σημείο όπου ζει η αλήθεια και το κατάστημα είναι απλώς το παράθυρο μέσα από το οποίο κοιτάζουν οι πελάτες σας.

Η λεπτομέρεια που αποτρέπει διαφωνίες αργότερα είναι η τιμολόγηση. Στο B2B δεν υπάρχει ποτέ μία μόνο τιμή. Έχετε τιμές ανά πελάτη, εκπτώσεις ανά ομάδα και ειδικές συμφωνίες για τον αγοραστή που παίρνει ένα ολόκληρο φορτηγό κάθε μήνα. Αυτές μπορεί να προέρχονται από το ERP ή να διαχειρίζονται μέσα στην πλατφόρμα, αλλά πρέπει να καταλήγουν σωστά στον λογαριασμό κάθε πελάτη, κάθε φορά, χωρίς κάποιος πωλητής να επεξεργάζεται ένα υπολογιστικό φύλλο.

Η κατεύθυνση μετράει περισσότερο απ' όσο νομίζουν οι περισσότεροι

Οι περισσότερες δυσκολίες στην ενοποίηση προκύπτουν από λάθος κατεύθυνση. Ο αμφίδρομος συγχρονισμός ακούγεται καθησυχαστικός, αλλά σπάνια θέλετε τα πάντα να κινούνται και προς τις δύο κατευθύνσεις. Το απόθεμα ανήκει σε μία κατεύθυνση, από το ERP προς την πλατφόρμα, γιατί η αποθήκη είναι το μόνο μέρος που ξέρει πραγματικά τι υπάρχει στο ράφι. Οι παραγγελίες κινούνται αντίστροφα, από την πλατφόρμα προς το ERP. Οι τιμές συνήθως πηγαίνουν από το ERP προς την πλατφόρμα, εκτός αν θέλετε το τμήμα πωλήσεων να διαχειρίζεται τις προσφορές μέσα στο κατάστημα.

Το Selldi συγχρονίζει αποθέματα, τιμές και παραγγελίες και προς τις δύο κατευθύνσεις, ώστε τα συστήματα να παραμένουν εναρμονισμένα. Όμως η ερώτηση που πρέπει να θέσετε σε κάθε προμηθευτή είναι η ίδια: ποιος επιτρέπεται να αλλάξει αυτό το πεδίο και από πού ξεκινά αυτή η αλλαγή; Αν δύο συστήματα μπορούν και τα δύο να επεξεργαστούν τον ίδιο αριθμό, κάποια στιγμή θα προκύψει σύγκρουση, και οι συγκρούσεις στο απόθεμα ή στην τιμή είναι ακριβώς αυτές που παρατηρούν οι πελάτες σας.

Πόσο συχνά είναι αρκετά συχνά

Υπάρχει ένας μύθος ότι το B2B χρειάζεται απόθεμα σε πραγματικό χρόνο, ανά δευτερόλεπτο. Για τους περισσότερους χονδρεμπόρους δεν ισχύει, και το κυνήγι του απλώς προσθέτει κόστος και ευθραυστότητα. Αυτό που πραγματικά χρειάζεστε είναι μια ανανέωση αρκετά συχνή ώστε ένας πελάτης να μην παραγγέλνει σχεδόν ποτέ κάτι που μόλις εξαντλήθηκε.

Το Selldi συγχρονίζεται σε κύκλο περίπου κάθε 15 έως 60 λεπτά. Για έναν διανομέα που διακινεί τσιμέντο, στερεωτικά ή βιομηχανικά είδη, όπου το απόθεμα αλλάζει κατά παρτίδες και όχι σε χιλιοστά του δευτερολέπτου, αυτό είναι υπεραρκετό. Ένας ταχύτερος κύκλος έχει νόημα μόνο αν πουλάτε σπάνια προϊόντα υψηλής ζήτησης, όπου τα τελευταία είκοσι τεμάχια γίνονται αντικείμενο διαμάχης. Ρωτήστε κάθε προμηθευτή ποιο είναι το διάστημα, αν μπορείτε να το ρυθμίσετε ανά τύπο δεδομένων και τι συμβαίνει με μια παραγγελία που καταχωρείται στο κενό ανάμεσα σε δύο συγχρονισμούς. Μια καλή πλατφόρμα τη βάζει σε ουρά και το ERP την παραλαμβάνει στο επόμενο πέρασμα, αντί να τη χάνει.

Οι ερωτήσεις που πρέπει να θέσετε στον προμηθευτή σας

Πριν δεσμευτείτε, ζητήστε συγκεκριμένες απαντήσεις αντί για διαφάνειες παρουσίασης. Μερικές ξεχωρίζουν μια πραγματική ενοποίηση από ένα demo:

• Ποια πεδία συγχρονίζονται, προς ποια κατεύθυνση και με ποιο χρονοδιάγραμμα, καταγεγραμμένα και όχι ξεπερασμένα με ένα αόριστο «πλήρης ενοποίηση».
• Τι συμβαίνει σε περίπτωση διακοπής: αν το ERP πέσει για μία ώρα, το κατάστημα συνεχίζει να δέχεται παραγγελίες και τις αναμεταδίδει αργότερα ή μπλοκάρει;
• Πώς αντιστοιχίζονται οι τιμές ανά πελάτη και ανά ομάδα, ώστε ο σωστός αγοραστής να βλέπει τον σωστό αριθμό;
• Πώς ταιριάζουν οι κωδικοί προϊόντων, SKU ή EAN και GTIN, ώστε η πλατφόρμα και το ERP να συμφωνούν για το τι είναι ένα προϊόν;
• Ποιος αναλαμβάνει την ενοποίηση όταν το ERP σας λάβει μια ενημέρωση, εσείς ή αυτοί;

Ρωτήστε επίσης πώς αντιμετωπίζεται η ακατάστατη πραγματικότητα. Πολλές παραγγελίες B2B εξακολουθούν να φτάνουν ως PDF, ως email ή ως συνημμένο Excel από έναν πελάτη πολλών ετών που αρνείται να χρησιμοποιήσει την πλατφόρμα. Το Selldi χρησιμοποιεί τεχνητή νοημοσύνη για να τις διαβάζει και να προωθεί την παραγγελία στο ERP αυτόματα, ώστε η ενοποίηση να καλύπτει και τις παραγγελίες που δεν ξεκινούν ποτέ ως ένα καθαρό κλικ. Σε συνδυασμό με έναν σαρωτή EAN και GTIN μέσω κινητού που δεν απαιτεί εγκατάσταση εφαρμογής, ένας πωλητής στον χώρο μπορεί να ελέγχει το απόθεμα και να συνθέτει μια παραγγελία με βάση τα ίδια ζωντανά δεδομένα που εξυπηρετεί το API.

Πότε δεν αξίζει τον κόπο

Εδώ βοηθάει η ειλικρίνεια. Αν πουλάτε μια χούφτα προϊόντων σε καμιά δεκαριά λογαριασμούς και επεξεργάζεστε λίγες παραγγελίες την εβδομάδα, μια ενοποίηση μέσω API είναι υπερβολή, και ένα κοινόχρηστο υπολογιστικό φύλλο με ένα τηλεφώνημα θα αντέξει περισσότερο από οποιοδήποτε έργο λογισμικού. Το ίδιο ισχύει αν το ERP σας είναι τόσο βαριά παραμετροποιημένο που κανείς, ούτε καν όσοι το έφτιαξαν, δεν μπορεί να περιγράψει το μοντέλο δεδομένων του. Το κόστος της ενοποίησης θα εκτιναχθεί, και θα πρέπει πρώτα να τακτοποιήσετε το ERP.

Η ενοποίηση απογοητεύει επίσης όταν τα υποκείμενα δεδομένα είναι ακάθαρτα. Αν το ίδιο προϊόν υπάρχει τρεις φορές με τρεις διαφορετικούς κωδικούς SKU, ή αν τα νούμερα του αποθέματός σας είναι ήδη λανθασμένα στο ERP, το να τα συγχρονίσετε ταχύτερα απλώς μεταδίδει το χάος στους πελάτες σας. Πρώτα καθαρίστε τα δεδομένα, μετά συνδέστε τα.

Εκεί που όντως αποδίδει είναι η γνώριμη περίπτωση: ένας αναπτυσσόμενος διανομέας που πουλά σε όλη την ΕΕ, ζογκλάρει με πολλές γλώσσες, νομίσματα και τιμοκαταλόγους ανά αγορά, και πνίγεται σε παραγγελίες που πληκτρολογούνται ξανά και ξανά. Το Selldi διαχειρίζεται εξαγωγική τιμολόγηση σε πολλές γλώσσες και νομίσματα, καθώς και online πληρωμές με κάρτα ή τοπικές μεθόδους, ενώ μια τυπική υλοποίηση διαρκεί περίπου δύο εβδομάδες. Πληρώνετε ένα κόστος υλοποίησης συν μια συνδρομή, χωρίς προμήθεια επί των πωλήσεών σας, αντί να παραδίδετε ένα μερίδιο από κάθε παραγγελία.

Αν θέλετε να δείτε πώς μετακινούνται πραγματικά τα δεδομένα πριν αφιερώσετε τον χρόνο κανενός, το ζωντανό demo βρίσκεται στο demo.selldi.pl/showcase και οι ερωτήσεις πηγαίνουν στο helpdesk@selldi.pl. Το ζητούμενο δεν είναι να αντικαταστήσετε το σύστημα που ήδη διαχειρίζεται την επιχείρησή σας. Είναι να του δώσετε ένα κανάλι πωλήσεων που παραμένει συνεπές με την αλήθεια.