IA : automatiser les commandes par e-mail, PDF et Excel

Il est 7 h 40 du matin chez un grossiste en matériaux de construction près de Stuttgart. Le service commandes n'a pas encore ouvert, mais la boîte de réception contient déjà dix-neuf messages. L'un est un PDF sur papier à en-tête d'un couvreur. Deux sont des feuilles Excel transférées, où figurent encore les références du trimestre dernier. Plusieurs sont de simples e-mails rédigés comme des SMS : « Bonjour, envoyez-moi 40 sacs du ciment habituel et 6 rouleaux de la membrane, même chantier que mardi. » D'ici neuf heures, quelqu'un les aura tous ressaisis dans l'ERP, ligne par ligne, et aura appelé deux clients pour savoir ce que « l'habituel » signifie. Voilà la face du B2B qu'aucune démo léchée ne montre jamais, et c'est précisément là que la saisie de commandes assistée par IA prouve sa valeur.

Pourquoi les commandes arrivent encore à l'ancienne

Vous pouvez concevoir le portail en libre-service le plus soigné de toute la région DACH : une part obstinée de vos clients continuera d'envoyer des e-mails. Le chef de chantier qui commande depuis son téléphone ne se connectera pas. L'acheteur d'une entreprise à l'ancienne utilise depuis onze ans un modèle Excel qu'il ne lâchera pas. Aucun d'eux n'a tort, ils commandent simplement de la manière qui s'accorde à leur journée. C'est vous qui en payez le prix : un service commandes qui passe ses matinées à jouer les OCR humains, à recopier des chiffres d'un écran à l'autre en priant pour que personne ne se trompe de quantité. La réponse honnête n'est pas de forcer tout le monde à passer par un portail. C'est de laisser les e-mails arriver et d'en confier la lecture à un logiciel. C'est exactement ce que fait la saisie de commandes par IA de Selldi : elle prend le message, le PDF ou le tableur, détermine ce qui a réellement été commandé et le prépare pour votre ERP, sans que le collaborateur ait à le taper deux fois.

Ce que l'IA fait concrètement d'un e-mail

Lorsqu'une commande arrive, l'IA la décortique comme le ferait un collaborateur expérimenté. Elle identifie le client à partir de l'expéditeur et du papier à en-tête, sépare les véritables lignes de commande de la formule de politesse et de la signature, et rapproche chaque ligne d'un produit de votre catalogue, par référence, par code EAN ou GTIN, ou par la description en texte libre lorsque c'est tout ce que le client a fourni. Elle lit les quantités et les unités, si bien que « 6 rouleaux » et « 40 sacs » se rattachent aux bons articles. Le résultat est un brouillon de commande, sur le bon compte, avec les bons prix déjà appliqués, car Selldi connaît la grille tarifaire propre à ce client ainsi que ses remises de groupe, et ne facture pas le prix catalogue par inadvertance.

Là où l'humain garde la main

Soyons clairs sur ce point : l'IA propose, une personne confirme. Ce n'est pas une boîte noire qui enregistre des commandes dans votre ERP à votre insu. Une ligne propre, référence claire, correspondance exacte, quantité en stock, passe sans encombre. Tout ce qui est incertain est signalé plutôt que deviné : un client a écrit « membrane » alors que vous en référencez quatre, ou une quantité ressemble à une faute de frappe parce que personne ne commande 400 unités de cet article. Le collaborateur revoit les lignes signalées, les corrige en un instant et valide. Le travail ne consiste plus à taper chaque commande, mais à vérifier la poignée de cas dont l'IA n'était pas sûre, un bien meilleur usage d'une personne expérimentée que de recopier des chiffres. Une fois validée, la commande part dans votre ERP via l'API, quel que soit le système que vous utilisez déjà, avec les stocks, les prix et les commandes qui se synchronisent dans les deux sens toutes les 15 à 60 minutes. Pas d'étape de saisie distincte, pas de seconde source de vérité.

Ce qu'elle détecte, et ce qu'elle ne peut pas faire

Elle excelle dans le travail répétitif et ingrat : extraire les lignes d'un PDF bien structuré, faire correspondre les codes, normaliser les unités, appliquer le bon prix propre à chaque client, transformer un tableur de cinquante lignes en brouillon en quelques secondes. Ce qu'elle ne sait pas faire, c'est lire dans les pensées. Si un client écrit « envoyez les petits » sans autre indice, l'IA le signale plutôt que d'inventer une réponse, et c'est le bon comportement. Elle ne déchiffrera pas de façon fiable la photo floue d'une note manuscrite, et elle ne tranchera pas une demande si ambiguë que vos propres équipes devraient décrocher le téléphone. L'objectif n'est pas de supprimer tous les appels. C'est de ramener les vingt saisies manuelles du matin aux deux ou trois qui exigent réellement une intervention humaine.

Quand cela n'en vaut pas la peine

Soyez honnête avant tout achat. Si vous traitez une poignée de commandes par jour et que le service n'est jamais sous pression, c'est une solution en quête de problème. Si la quasi-totalité de vos clients commandent déjà via un portail ou par EDI, il reste peu d'e-mails à lire. Et si vos données produits sont en désordre, codes en double, EAN manquants, descriptions qui ne correspondent pas au produit en rayon, l'IA héritera de ce désordre, car la correspondance ne vaut jamais mieux que le catalogue qui la sous-tend. Nettoyez les données d'abord, ou dans le cadre du projet, mais n'attendez pas d'un logiciel qu'il masque le problème.

Là où l'investissement porte ses fruits, c'est chez le grossiste submergé d'e-mails, de PDF et de tableurs entrants, dont les équipes ressaisissent au lieu de vendre. Selldi fait tourner le B2B et le B2C sur un même socle, vend dans plusieurs langues et devises pour l'export, et se met généralement en service en deux semaines environ, avec des frais de mise en œuvre et un abonnement, sans commission sur vos ventes. Découvrez-le en action sur demo.selldi.pl/showcase, ou écrivez à helpdesk@selldi.pl en décrivant le type de commandes que reçoit réellement votre boîte de réception.