ШІ вводить замовлення з email, PDF та Excel в ERP

07:40 ранку на оптовій базі будівельних матеріалів під Штутгартом. Відділ замовлень ще не відкрився, а в поштовій скриньці вже дев'ятнадцять повідомлень. Одне з них PDF на фірмовому бланку покрівельної фірми. Два переслані таблиці Excel, у яких досі лишилися артикули з минулого кварталу. Кілька звичайних листів, написаних як SMS: «Доброго ранку, надішліть 40 мішків того самого цементу і 6 рулонів мембрани, на той самий об'єкт, що у вівторок». До дев'ятої хтось перепише кожне з них до ERP, рядок за рядком, і зателефонує двом клієнтам, щоб уточнити, що означає «той самий». Це та частина B2B, якої не показує жодне глянцеве демо, і саме тут введення замовлень за допомогою ШІ виправдовує себе.

Чому замовлення досі надходять по-старому

Можна побудувати найзручніший портал самообслуговування в усьому регіоні DACH, і все одно вперта частина клієнтів писатиме на пошту. Бригадир, що замовляє зі смартфона прямо на будові, не буде логінитися. Закупник у фірмі старого гарту має шаблон Excel, яким користується вже одинадцять років, і не збирається від нього відмовлятися. Ніхто з них не помиляється, вони просто замовляють так, як зручно в їхньому робочому ритмі. А витрати лягають на вас: відділ замовлень, що проводить ранки в ролі живого OCR, переносячи цифри між двома екранами й молячись, аби ніхто не схибив у кількості. Чесна відповідь не в тому, щоб силою загнати всіх на портал. Вона в тому, щоб дозволити листам надходити далі, а розпізнавати їх доручити програмі. Саме це робить введення замовлень за допомогою ШІ в Selldi: воно бере лист, PDF чи таблицю, з'ясовує, що насправді замовили, і готує це для вашого ERP, без того щоб працівник вбивав дані вдруге.

Що ШІ насправді робить із листом

Коли замовлення надходить, ШІ розбирає його так, як це зробив би досвідчений працівник. Він визначає клієнта за відправником і бланком, відділяє справжні рядки замовлення від привітання та підпису й зіставляє кожен рядок із товаром у вашому каталозі, орієнтуючись на артикул, EAN чи GTIN або на текстовий опис, якщо це все, що дав клієнт. Він читає кількості й одиниці виміру, тож «6 рулонів» і «40 мішків» потрапляють до потрібних позицій. Результат це чернетка замовлення на правильному рахунку з уже застосованими правильними цінами, бо Selldi знає індивідуальний прайс цього клієнта та групові знижки й не виставить випадково ціну з базового прайсу.

Де в процесі залишається людина

Про це варто сказати прямо: ШІ пропонує, а підтверджує людина. Це не чорна скринька, яка проводить замовлення до вашого ERP за вашою спиною. Чистий рядок з чітким артикулом, точним збігом і кількістю в наявності проходить сам. Усе сумнівне радше позначається, ніж вгадується: клієнт написав «мембрана», а у вас їх чотири види, або кількість схожа на помилку, бо ніхто не замовляє 400 таких. Працівник переглядає позначені рядки, за мить їх виправляє й затверджує. Робота зміщується з набивання кожного замовлення на перевірку тих кількох, у яких ШІ був не впевнений, і це набагато краще застосування досвідченої людини, ніж переписування цифр. Після затвердження замовлення потрапляє до вашого ERP через API, хоч би яку систему ви вже використовували, а залишки, ціни й замовлення синхронізуються в обидва боки кожні 15–60 хвилин. Жодного окремого кроку введення даних, жодного другого джерела правди.

Що він розпізнає, а чого не може

Він сильний у рутинній праці: витягнути позиції з охайного PDF, зіставити коди, привести до спільних одиниць виміру, застосувати правильну ціну для конкретного клієнта, за секунди перетворити таблицю на п'ятдесят рядків на чернетку. Чого він не вміє, то це читати думки. Якщо клієнт пише «надішліть маленькі» без жодного уточнення, ШІ радше позначить це, ніж вигадає відповідь, і це правильна поведінка. Він не розбере надійно розмите фото рукописної записки й не розв'яже настільки неоднозначний запит, що з ним довелося б телефонувати навіть вашим працівникам. Мета не в тому, щоб прибрати геть усі дзвінки. Вона в тому, щоб скоротити ранкові двадцять ручних введень до тих двох чи трьох, які справді потребують людини.

Коли це не має сенсу

Будьте чесні із собою, перш ніж щось купувати. Якщо ви приймаєте кілька замовлень на день і відділ ніколи не перевантажений, це рішення в пошуках проблеми. Якщо майже всі ваші клієнти вже замовляють через портал або EDI, то й читати на пошті майже нічого. А якщо ваші дані про товари в безладі, дублі кодів, відсутні EAN, описи, що не збігаються з тим, що на полиці, ШІ успадкує цей безлад, бо зіставлення настільки ж якісне, як каталог за ним. Наведіть лад у даних спочатку або в межах проєкту, але не сподівайтеся, що програма прикриє цей безлад.

Окупається це там, де оптовик тоне у вхідних листах, PDF і таблицях, а працівники переписують замовлення замість того, щоб продавати. Selldi веде B2B і B2C на одному бекенді, продає різними мовами та у різних валютах для експорту й зазвичай запускається приблизно за два тижні, плата за впровадження плюс підписка, без комісії з ваших продажів. Подивіться, як це працює, на demo.selldi.pl/showcase або напишіть на helpdesk@selldi.pl і опишіть, які саме замовлення насправді надходять до вашої скриньки.