Akceptacja zamówień B2B przez przełożonego w WooCommerce

W firmie instalacyjnej pod Katowicami zamówienia w sklepie B2B na WooCommerce składa trzech techników z ekipy montażowej – każdy loguje się na to samo konto klienta, bo tak najprościej skonfigurował sklep dostawca aparatury elektrycznej. Problem zaczyna się, gdy jeden z techników zamawia komplet rozdzielnic za kilka tysięcy złotych bez pytania kierownika projektu, a właściciel firmy dowiaduje się o tym dopiero z faktury na koniec miesiąca. Nikt nie chce zabraniać zamawiania – chodzi tylko o to, żeby większe zamówienia zatrzymały się na chwilę u kierownika, zanim pojedzie z nich zlecenie do magazynu. WooCommerce to darmowy rdzeń WordPressa, więc naturalne pytanie brzmi: czy taki przepływ da się złożyć z gotowych klocków, czy trzeba szukać czegoś zupełnie innego.

Co WooCommerce potrafi w tym zakresie – i którą wtyczką

Sam rdzeń WooCommerce takiego mechanizmu nie ma – to wtyczka do WordPressa nastawiona na sprzedaż detaliczną, a wielopoziomowe zatwierdzanie zamówień dokłada się przez rozszerzenia z rodziny B2B. Wtyczka B2BKing ma funkcję Company Order Approval: konto główne firmy zakłada subkonta dla pracowników i włącza im wymóg zatwierdzania zamówień. Subkonto dodaje produkty do koszyka normalnie, ale na checkoucie zamiast przycisku „Place Order” widzi „Send for Approval”, zamówienie trafia w status oczekiwania, konto główne dostaje powiadomienie mailem i w panelu klienta zatwierdza albo odrzuca – dopiero po akceptacji zamówienie przechodzi do płatności.

Podobny mechanizm, ale rozbudowany o dodatkowy poziom, oferuje wtyczka Subaccounts for WooCommerce: płatny dodatek Order Approval pozwala kontu głównemu przejrzeć, edytować i zatwierdzić albo odrzucić zamówienie subkonta, zanim zostanie ono ukończone, a osobny dodatek Supervisor pozwala zbudować trzy poziomy zagnieżdżonych kont – przełożony nadrzędny nad kilkoma kierownikami, każdy z własnymi pracownikami. To już naprawdę zbliżone do scenariusza „pracownik – kierownik – właściciel”, choć w praktyce oznacza złożenie dwóch dodatków od tego samego dostawcy, nie jednego przełącznika w ustawieniach WooCommerce.

Gdzie jest granica

Granica leży w tym, co trzeba dołożyć i utrzymać, żeby ten scenariusz w ogóle zadziałał. Rdzeń WooCommerce i role WordPressa dotyczą osób zarządzających sklepem – administratora, menedżera sklepu – nie pracowników firmy kupującej. Żeby uzyskać hierarchię po stronie klienta, potrzebna jest osobna wtyczka do subkont, często osobny płatny dodatek do samego zatwierdzania i – jeśli zależy Ci na trzech poziomach zamiast dwóch – jeszcze jeden dodatek do tego samego pluginu. Każdy z nich trzeba aktualizować, każdy może przestać działać po aktualizacji WordPressa albo motywu, a dokładny zakres uprawnień i limitów warto zawsze zweryfikować w aktualnej dokumentacji dostawcy, bo wersje i nazwy funkcji zmieniają się między wydaniami.

Jest tu też pytanie o skalę: te wtyczki dobrze radzą sobie z pojedynczym większym kontrahentem, który poprosi o taki przepływ. Kiedy chcesz mieć hierarchię zatwierdzeń u dziesiątek firm naraz, z różnymi progami kwotowymi i różnymi kategoriami produktów wymagającymi akceptacji, konfiguracja zaczyna się rozrastać, a odpowiedzialność za to, że nic się nie posypie po kolejnej aktualizacji WordPressa, zostaje po stronie Twojej albo agencji, która to wdrażała.

Jak to działa w Selldi

W Selldi nie udajemy, że to gotowy przełącznik w ustawieniach – dziś też nie ma domyślnie wbudowanych subkont pracowniczych z wewnętrznymi limitami kwotowymi wewnątrz jednej firmy klienta. Kontrolę nad większym kontrahentem realizuje się inaczej, ale realnie: limit kredytowy przypisany do konkretnego kontrahenta blokuje złożenie zamówienia powyżej ustalonego progu, zanim jeszcze trafi ono do realizacji. Do tego dochodzi status zamówienia „Potwierdzone”, który wymaga akcji opiekuna handlowego po stronie Selldi – zamówienie nie jedzie do magazynu automatycznie, tylko czeka na potwierdzenie.

Panel handlowca i CRM dają opiekunowi pełny wgląd w historię i wartość zakupów danego kontrahenta, więc w praktyce to on staje się punktem kontrolnym przy nietypowo dużym zamówieniu, zamiast kierownika po stronie klienta. Dla firmy, która naprawdę potrzebuje wewnętrznej hierarchii – pracownik składa, kierownik zatwierdza, bez udziału Twojego zespołu – to temat do rozmowy o zakresie wdrożenia, a nie ściana nie do przejścia: wspólny magazyn, wspólna baza kontrahentów i istniejący moduł CRM dają architekturę, na której taką kolejkę akceptacji da się zbudować, zamiast doklejać ją do frontendu sklepu wtyczka po wtyczce.

Kiedy WooCommerce w zupełności wystarczy

Jeśli po stronie klienta zamówienia składa jedna albo dwie osoby, a właściciel i tak przegląda faktury raz w tygodniu, cała ta funkcja jest zbędnym skomplikowaniem – zwykła wtyczka cen hurtowych i ról klienckich w WooCommerce w zupełności wystarczy, a instalowanie kolejnych dodatków tylko zwiększa ryzyko, że coś się rozjedzie po aktualizacji. Podobnie gdy Twój sklep sam trzyma zamówienie w statusie „nowe” do telefonicznego potwierdzenia – ręczna kontrola po stronie sprzedawcy w zupełności wystarcza dla mniejszych i średnich kontrahentów. Wielopoziomowe zatwierdzanie ma sens dopiero tam, gdzie firma klienta ma realną strukturę – dział zakupów, kierownika, osobny budżet na poszczególne kategorie – a nie tam, gdzie wystarczy jeden telefon do szefa.

Jak to sprawdzić i co dalej

Zanim obiecasz klientowi wielopoziomowe zatwierdzanie zamówień na WooCommerce, sprawdź w aktualnej dokumentacji wybranej wtyczki, czy dana wersja i plan faktycznie obejmują tę funkcję – nazwy dodatków i ich zakres zmieniają się między wydaniami, a rozwiązanie budowane z dwóch osobnych dodatków łatwiej pokazać w teorii niż utrzymać w praktyce. Jeśli wolisz zobaczyć, jak wygląda kontrola zakupów po stronie sprzedawcy bez składania stosu wtyczek – limity kredytowe, potwierdzanie zamówień, panel handlowca i CRM na jednym koncie – zajrzyj na demo.selldi.pl/showcase. Dla większych, zhierarchizowanych klientów to dobry punkt wyjścia do rozmowy o tym, co da się zbudować konkretnie pod ich strukturę.

Najczęściej zadawane pytania