Automatyzacja cenników i rabatów w B2B - jak skończyć z chaosem w Excelu i rabatami "na telefon"

Zacznijmy od pytania, które rozkłada większość hurtowni: ile dokładnie wersji cennika krąży teraz po Twojej firmie? Jest ten "oficjalny" w Excelu. Jest jego kopia, którą jeden handlowiec zapisał trzy miesiące temu i dalej z niej korzysta. Są ceny, które ktoś trzyma w głowie, bo "z panem Kowalskim umawialiśmy się inaczej". I jest cennik dostawcy, który właśnie przyszedł z podwyżką, a Ty jeszcze nie wiesz, których pozycji to dotyczy.

To nie jest niechlujstwo. Tak po prostu wygląda zarządzanie cenami, kiedy firma urośnie ponad kilku kontrahentów, a narzędziem jest arkusz i pamięć ludzi. Problem w tym, że każda z tych wersji może sprzedać towar po złej cenie - czasem poniżej marży, a Ty dowiadujesz się o tym dopiero przy zamknięciu miesiąca.

Ten artykuł jest o tym, jak przenieść logikę cen i rabatów z głów handlowców i z Excela do systemu, który liczy ją sam - tak, żeby klient po zalogowaniu widział swoją cenę, a nie katalogową. Nie o panelu klienta jako takim (o tym jest osobny tekst), tylko o samym silniku cenowym pod spodem.

Skąd się bierze ten chaos

Wyobraź sobie typowy poniedziałek. Stały klient dzwoni i pyta o cenę palety towaru. Handlowiec otwiera Excel, szuka kontrahenta, przypomina sobie, że "temu dajemy minus pięć", liczy w głowie, podaje kwotę. Po południu ten sam klient dzwoni jeszcze raz, trafia na innego handlowca - i dostaje inną cenę, bo tamten pamiętał rabat inaczej.

Załóżmy, że masz powiedzmy 80 stałych kontrahentów i każdy ma własne warunki. Żaden Excel tego uczciwie nie utrzyma, bo warunki zmieniają się w czasie, a aktualizacja jednej komórki w jednym pliku nie aktualizuje pięciu kopii rozsianych po dyskach. Im więcej klientów i pozycji, tym większa szansa, że ktoś gdzieś sprzeda taniej, niż powinien.

Najgorzej robi się przy podwyżce u dostawcy. Wchodzi nowy zakup, marża na kilkudziesięciu indeksach nagle topnieje, a Ty masz ręcznie przejść przez wszystkie cenniki i wszystkie indywidualne warunki, zanim handlowiec sprzeda coś po starej, już nieopłacalnej cenie. W praktyce zawsze coś się prześlizgnie.

Na czym polega automatyzacja cen - po ludzku

Zamiast trzymać ceny w plikach i głowach, definiujesz reguły raz, a system stosuje je przy każdym zamówieniu. Reguły są kilku rodzajów i zwykle się nakładają.

Grupy cenowe

Klientów dzielisz na grupy - na przykład "hurt PL", "detal", "eksport", "wykonawcy". Każda grupa widzi swój poziom cen. Nowy klient wpada do odpowiedniej grupy i od razu ma właściwe ceny, bez ręcznego ustawiania mu czegokolwiek. Zmieniasz warunki dla całej grupy w jednym miejscu i zmiana obejmuje wszystkich jej członków.

Rabaty progowe i ilościowe

To klasyka hurtu: im więcej bierzesz, tym taniej. Powiedzmy, że do 100 sztuk obowiązuje jedna cena, a powyżej - niższa. Klient sam widzi w koszyku, że dorzucenie jeszcze kilkunastu sztuk przeskoczy go do lepszego progu, i często to robi. Handlowiec nie liczy tego ręcznie przy każdej ofercie, a Ty masz pewność, że próg zadziałał wszędzie tak samo.

Ceny indywidualne per klient i per grupa

Jeśli z konkretnym kontrahentem masz wynegocjowane szczególne warunki, te ceny są przypisane do niego, a nie zapamiętane przez jednego handlowca. To kluczowy punkt: w Selldi cenniki i warunki kontrahentów pobierane są z Twojego systemu ERP. To znaczy, że umowy, które już masz w Comarchu, Subiekcie czy Symfonii, stają się tym samym źródłem prawdy dla sklepu online - bez przepisywania ich drugi raz do osobnego narzędzia.

Jak to wygląda od strony klienta

Najważniejsza zmiana jest prosta: klient po zalogowaniu widzi swoją cenę, nie katalogową. System sprawdza, do jakiej grupy należy, jakie ma indywidualne warunki, jaką ilość wrzucił do koszyka - i pokazuje wynik. Ten sam produkt dla dwóch różnych klientów wyświetli się z dwiema różnymi cenami, każda zgodna z tym, co faktycznie z nimi ustaliłeś.

Dla Ciebie oznacza to mniej telefonów "ile to kosztuje dla mnie", bo klient widzi to sam. Dla handlowca - koniec liczenia rabatów w głowie i ryzyka, że pomyli się o jeden poziom. A ponieważ ceny przychodzą z ERP, podwyżka wprowadzona raz w systemie aktualizuje to, co widzi klient w sklepie - synchronizacja działa co 15-60 minut, więc okno, w którym ktoś sprzedaje po starej, nieaktualnej stawce, jest krótkie.

Zamówienie złożone w takim sklepie trafia do ERP jako gotowy dokument, z cenami, które system policzył według reguł - nikt nie przepisuje go ręcznie i nikt po drodze nie zmienia stawki "na oko".

O co zapytać dostawcę platformy przed wdrożeniem

• Czy ceny indywidualne i warunki kontrahentów pobierane są wprost z mojego ERP, czy trzeba je wpisywać drugi raz w panelu?
• Jak często synchronizują się cenniki - co kilkanaście minut, co godzinę, czy raz dziennie? (To decyduje, jak szybko podwyżka dotrze do klienta.)
• Czy rabaty progowe można łączyć z ceną indywidualną klienta, i która reguła wygrywa, gdy się nakładają?
• Czy obsłużycie różne waluty i osobne cenniki per rynek, jeśli sprzedaję też na eksport?
• Co widzi klient niezalogowany - czy ceny są ukryte do momentu logowania?

Kiedy to nie ma sensu

Bądźmy uczciwi - nie każdej firmie to się opłaca. Jeśli masz kilkunastu klientów i wszyscy płacą tę samą cenę z katalogu, to budowanie rozbudowanego systemu grup i progów jest strzelaniem z armaty do wróbla. Zwykły cennik w zupełności wystarczy.

Podobnie, jeśli Twój model opiera się na cenach negocjowanych od zera przy każdej transakcji - nic się nie powtarza, każda oferta to osobna rozmowa - to automat ma niewiele do zautomatyzowania. Reguły mają sens tam, gdzie warunki się powtarzają. Automatyzacja cen zwraca się dopiero przy wielu klientach o stałych, różnych między sobą warunkach i przy asortymencie, który czuje podwyżki u dostawców. Jeśli to Twój przypadek - prawdopodobnie tracisz teraz na marży więcej, niż myślisz.

I jeszcze jedno: warunkiem jest porządek w samym ERP. Jeśli ceny kontrahentów w Comarchu czy Subiekcie są niespójne, platforma wiernie pokaże ten bałagan online. Automatyzacja przenosi logikę z Excela do systemu - nie naprawia za Ciebie danych, które już są błędne.

Najczęściej zadawane pytania