Integracja sklepu B2B z Subiekt GT - jak to działa w praktyce

Jeśli Twoja hurtownia pracuje na Subiekcie GT, to cała prawda o firmie siedzi właśnie tam. Kartoteki towarów, stany magazynowe, kontrahenci z ich warunkami, faktury, WZ, zamówienia od klientów. Subiekt GT z linii InsERT GT, programu wrocławskiej firmy InsERT, to jeden z najpopularniejszych systemów sprzedażowo-magazynowych w polskich małych i średnich firmach. To dobry program i nie ma powodu go zmieniać.

Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy chcesz dać klientom sklep B2B, w którym sami składają zamówienia. Sklep postawiony obok Subiekta, ale z nim niepołączony, to druga baza danych obok pierwszej. Ktoś musi ręcznie przepisywać do niej towary, poprawiać ceny, pilnować stanów i przeklepywać zamówienia z powrotem do programu. Ta sama praca dwa razy, plus okazja do pomyłek. Po dwóch tygodniach takiej zabawy stany w sklepie się rozjeżdżają, a klient zamawia coś, czego nie ma na magazynie.

Sens integracji jest jeden: Subiekt GT zostaje sercem firmy, a sklep B2B jest tylko jego internetową witryną do tych samych danych. Poniżej rozkładam na części, co dokładnie przepływa w którą stronę.

Co przepływa z Subiekta do sklepu

Towary i stany magazynowe

Kartoteki, które prowadzisz w Subiekcie GT - indeksy, nazwy, jednostki miary, kody kreskowe - są źródłem dla katalogu w sklepie. Nie tworzysz produktu drugi raz; on po prostu pojawia się tam na podstawie tego, co masz w programie.

Najważniejsze są jednak stany. W Selldi odświeżają się co 15-60 minut, zależnie od konfiguracji. Klient, który ogląda produkt o 21:00, widzi dostępność zbliżoną do realnej, a nie liczbę sprzed tygodnia. W praktyce to koniec rozmów w stylu "zamówiłem wczoraj 40 worków, a dziś dzwonicie, że jest tylko 12". Stan w sklepie jest tym samym stanem, który widzi Twój magazynier w Subiekcie.

Cenniki i warunki kontrahentów

To jest punkt, w którym sklep B2B różni się od zwykłego sklepu internetowego. W Subiekcie GT każdy kontrahent ma swoje warunki: grupę cenową, rabaty, czasem indywidualne ceny na wybrane towary. W normalnym sklepie wszyscy widzą ten sam cennik. W B2B tak być nie może.

Po integracji klient po zalogowaniu widzi swoje ceny, te z systemu, a nie katalogowe. Stała hurtownia z wynegocjowanym rabatem zobaczy swoje stawki, nowy kontrahent - swoje. Nie ustawiasz tego osobno w sklepie, bo warunki są już w Subiekcie i to one decydują. Bez tego sklep B2B jest tylko katalogiem z cenami katalogowymi, a klienci i tak dzwonią zapytać "a ile dla mnie?". Cały zysk na czasie wtedy znika, bo telefony zostają.

Co wraca ze sklepu do Subiekta

W drugą stronę płyną zamówienia. Klient składa koszyk o dowolnej porze, a w systemie pojawia się dokument gotowy do realizacji - z właściwym kontrahentem, indeksami i cenami - bez ręcznego przepisywania. Rano handlowiec przegląda zamówienia, sprawdza je i puszcza dalej standardową ścieżką w Subiekcie.

Tutaj najłatwiej policzyć, co to daje. Jeśli dziś przepisanie jednego zamówienia z maila czy z kartki po telefonie zajmuje 10 minut, a dziennie spływa ich 15 - to dwie i pół godziny dziennie, ponad 50 godzin miesięcznie. Tyle czasu jednej osoby odzyskujesz na samym wyeliminowaniu przeklepywania, które może wrócić do obsługi klienta.

Dochodzi do tego druga oszczędność, trudniejsza do zmierzenia: błędy. Przepisana z ręki ilość, pomylony indeks, zły rabat - każda taka literówka to potem reklamacja albo korekta. Zamówienie, które powstaje z danych systemu, tych pomyłek po prostu nie ma skąd wziąć.

Jak technicznie wygląda połączenie

Żeby zewnętrzna aplikacja mogła bezpiecznie czytać i zapisywać dane Subiekta, InsERT udostępnia mechanizm integracji o nazwie Sfera (Sfera dla Subiekta GT). To znany, oficjalny sposób, w jaki platformy łączą się z Subiektem - nie żadne obchodzenie programu z boku.

W skrócie: integracja korzysta z mechanizmów InsERT, takich jak Sfera, żeby pobierać z Subiekta towary, stany i warunki kontrahentów oraz odsyłać do niego zamówienia. Dla Ciebie najważniejsze jest to, że nie trzeba przebudowywać Subiekta ani migrować danych - dalej wystawiasz dokumenty i prowadzisz magazyn tak jak dotąd, a sklep dokleja się jako kolejny kanał sprzedaży. Konkretny zakres i częstotliwość ustala się przy wdrożeniu, pod to, jak pracuje dana firma.

Warto za to dopytać dostawcę o jeden szczegół: co dzieje się, gdy połączenie z Subiektem chwilowo padnie. W dobrym rozwiązaniu zamówienia czekają w kolejce i trafiają do systemu, gdy łączność wróci - nie giną i nie wymagają ręcznego ratowania.

Subiekt GT a Subiekt nexo - krótki kontekst

InsERT ma nowszą linię - nexo (Subiekt nexo i nexo PRO), na którą część firm się przenosi. Jeśli pracujesz na nexo, to inny produkt niż GT i integracje robi się pod niego osobno. Warto to ustalić na początku rozmowy z dostawcą sklepu, żeby nie było niespodzianek.

Sam fakt, że GT to starsza linia, nie jest powodem do paniki. Subiekt GT wciąż jest masowo używany w polskich hurtowniach i nikt nie każe Ci się z niego przesiadać tylko po to, żeby mieć sklep B2B. Sama logika sklepu - stany, ceny per klient, zamówienia bez przepisywania - jest taka sama niezależnie od tego, na którym Subiekcie stoisz.

Kiedy integracja z Subiektem NIE ma sensu

Szczerze: nie każda firma jej potrzebuje. Jeśli masz kilkunastu klientów, którzy zamawiają raz na jakiś czas to samo, a Ty przepisujesz dwa zamówienia dziennie przy porannej kawie, to integracja i abonament mogą się po prostu nie zwrócić. Liczy się skala powtarzalnej, ręcznej roboty, a nie sama chęć bycia online.

Drugi przypadek to bałagan w samym Subiekcie. Jeśli kartoteki są niespójne, ten sam towar występuje pod trzema indeksami, a ceny kontrahentów są poprawiane na czuja przy fakturze, to integracja przeniesie ten bałagan do sklepu jeden do jednego. Najpierw warto uporządkować dane w programie, a dopiero potem podpinać sklep - inaczej klient zobaczy ten sam chaos, tylko ładniej opakowany.

I trzeci: jeśli sprzedajesz głównie produkty konfigurowane pod klienta, gdzie każda wycena to osobna rozmowa, sklep samoobsługowy daje mniej. Wtedy integracja przyda się raczej do stanów i historii niż do składania zamówień jednym kliknięciem.

O co zapytać dostawcę przed wdrożeniem

• Czy integrujecie się z moją wersją - Subiekt GT, czy może pracuję na nexo, bo to dwie różne sprawy?
• Które dokładnie dane się synchronizują i w którą stronę - towary, stany, ceny, kontrahenci, zamówienia?
• Jak często odświeżają się stany i cenniki i czy tę częstotliwość da się zmienić?
• Czy klient po zalogowaniu zobaczy swoje warunki z systemu (grupy cenowe i rabaty), czy tylko ceny katalogowe?
• Co dokładnie dzieje się z zamówieniem ze sklepu, a co gdy połączenie z Subiektem chwilowo padnie - czeka w kolejce czy przepada?
• Ile trwa wdrożenie i jak wygląda rozliczenie - jednorazowa opłata i abonament, czy prowizja od każdej sprzedaży?

Dla porządku: u nas wdrożenie trwa standardowo około dwóch tygodni i nie pobieramy prowizji od sprzedaży - jest jednorazowe wdrożenie plus abonament. Synchronizacja stanów, cenników i zamówień idzie co 15-60 minut, zależnie od tego, jak ustawimy ją pod Twoją firmę. Jeśli korzystasz z innego systemu niż Subiekt, Selldi łączy się też z Comarch ERP XL, Optima i Symfonia - o tym piszemy w osobnych artykułach.

Najczęściej zadawane pytania