Integracja sklepu B2B z Symfonią - co naprawdę przepływa między systemami

Symfonia to jeden z tych systemów, który siedzi w polskich firmach od lat. Jeśli prowadzisz hurtownię i fakturujesz w Symfonii, masz tam stany magazynowe, kartoteki towarów, cenniki i kontrahentów z całymi ich warunkami. I bardzo często jest tak, że ten system działa swoim życiem, a sprzedaż online - jeśli w ogóle istnieje - swoim. Dwa światy, które ktoś co rusz musi ręcznie zszywać.

Pytanie, które zadają nam właściciele hurtowni, brzmi prawie zawsze tak samo: czy sklep B2B da się spiąć z Symfonią tak, żeby nie przepisywać wszystkiego dwa razy. Da się. Zasada jest taka sama jak przy Comarchu czy Subiekcie - różni się konektor i to, co konkretnie Twoja licencja Symfonii udostępnia na zewnątrz. Ten artykuł tłumaczy, co realnie przepływa między sklepem a Symfonią, w którą stronę, i o co warto zapytać, zanim cokolwiek podpiszesz.

Po co w ogóle łączyć sklep z Symfonią

Wyobraź sobie zwykły dzień. Spływają zamówienia - część mailem, część telefonicznie, część z formularza. Ktoś je czyta, przepisuje do Symfonii jako dokument, sprawdza czy towar jest na stanie, podaje cenę dla danego klienta. Przy kilku zamówieniach dziennie to znośne. Przy kilkunastu zaczyna boleć.

Załóżmy, że przepisanie jednego zamówienia z dopytaniem o szczegóły zajmuje 10 minut, a dziennie spływa ich powiedzmy 15. To 150 minut codziennie - ponad 50 godzin w miesiącu, czyli prawie cały etat schowany w kopiowaniu danych z jednego okna do drugiego. Do tego dochodzą pomyłki: zła cena, literówka w indeksie, sprzedany towar, którego już nie ma. Integracja nie jest tu zabawką technologiczną, tylko sposobem na odzyskanie tego czasu.

Co przepływa z Symfonii do sklepu

W kierunku z ERP do sklepu idą zwykle te same rzeczy, które już masz uporządkowane w Symfonii i nie chcesz utrzymywać drugi raz ręcznie.

Kartoteki towarów - nazwy, indeksy, kody EAN, jednostki, opisy. Sklep nie jest osobnym katalogiem, który ktoś uzupełnia od nowa; bierze to, co jest w systemie. Stany magazynowe - klient widzi, czy towar jest dostępny, bo liczba na stronie odświeża się z magazynu, a nie z tego, co ktoś wpisał w zeszłym tygodniu.

Cenniki i warunki kontrahentów to część, która przy B2B znaczy najwięcej. W Symfonii masz przypisane ceny do konkretnych klientów, grupy cenowe, rabaty. Po połączeniu zalogowany klient widzi swoją cenę - tę uzgodnioną, nie katalogową. Selldi obsługuje grupy cenowe, rabaty progowe i indywidualne, więc to, co dogadałeś z klientem, on widzi po zalogowaniu, a Ty nie musisz tłumaczyć przez telefon, dlaczego u niego jest taniej.

Co wraca ze sklepu do Symfonii

W drugą stronę leci przede wszystkim zamówienie. Klient składa je w sklepie, a po stronie ERP pojawia się gotowy dokument do realizacji - z właściwym kontrahentem, pozycjami, ilościami i cenami z jego cennika. Bez ręcznego przepisywania, bez zgadywania, kto to zamówił.

To jest moment, w którym najłatwiej zobaczyć różnicę. Zamiast maila, który ktoś musi odczytać i przeklepać, masz dokument, który magazyn może od razu kompletować. Tu warto wspomnieć, że Selldi potrafi też czytać zamówienia przychodzące mailem przez AI i zamieniać je na pozycje - więc nawet klient przyzwyczajony do wysyłania zamówień w załączniku nie wypada poza obieg.

Jak często to się odświeża

Synchronizacja nie dzieje się w tej samej sekundzie - zwykle pracuje cyklicznie. W Selldi stany, cenniki i zamówienia wymieniają się co 15 do 60 minut. Dla hurtowni to w zupełności wystarcza: klient widzi aktualny stan, a zamówienie trafia do systemu, zanim ktokolwiek zdążyłby je przepisać ręcznie. Częstotliwość dobiera się do tego, jak szybko rotuje Twój towar.

Dlaczego konektor do Symfonii to osobna rozmowa

Symfonia, podobnie jak inne polskie systemy, występuje w różnych wariantach i konfiguracjach. To, co jeden konektor potrafi wyciągnąć, zależy od tego, co konkretnie Twoja instalacja udostępnia. Dlatego nie ma sensu obiecywać z góry, że wszystko zsynchronizuje się automatycznie bez zajrzenia do Twojego środowiska.

I właśnie dlatego dobry dostawca platformy zaczyna od rozmowy o Twojej Symfonii, a nie od pokazywania gotowego cennika integracji. Zanim zdecydujesz, przejdź przez kilka konkretnych pytań.

• Z którymi wariantami i wersjami Symfonii integracja była już robiona i jak wygląda to w mojej konfiguracji?
• Co dokładnie synchronizuje się automatycznie (towary, stany, cenniki, kontrahenci, zamówienia, dokumenty), a co zostaje ręcznie?
• Czy ceny i rabaty per kontrahent z Symfonii będą widoczne po zalogowaniu jako cena tego konkretnego klienta?
• Jak często odświeżają się stany i cenniki i czy te interwały da się dopasować do mojej rotacji towaru?
• W którą stronę lecą dane - co sklep zapisuje z powrotem do Symfonii i w jakiej postaci pojawia się zamówienie?
• Co się dzieje, gdy Symfonia jest chwilowo niedostępna albo aktualizujesz jej wersję - czy sklep dalej działa?
• Ile trwa wdrożenie integracji i jak rozliczany jest model: jednorazowe wdrożenie i abonament czy prowizja od sprzedaży?

Kiedy to nie ma sensu

Nie każda firma potrzebuje pełnej integracji od pierwszego dnia. Jeśli masz kilka zamówień na tydzień i jednego pracownika, który ogarnia je w kwadrans, koszt i czas wdrożenia konektora mogą przewyższyć oszczędność. Wtedy rozsądniej zacząć od samego sklepu z ręcznym przenoszeniem zamówień, a integrację dołożyć, gdy ruch urośnie.

Druga sytuacja: jeśli Twoje dane w Symfonii są nieuporządkowane - duble w kartotekach, brakujące kody EAN, ceny utrzymywane w głowie zamiast w systemie - to integracja tylko przeniesie ten bałagan do sklepu. Lepiej najpierw posprzątać kartoteki, a dopiero potem łączyć. System zsynchronizuje wiernie to, co dostanie, łącznie z błędami.

I trzecia rzecz: jeśli planujesz w najbliższym czasie zmianę systemu ERP, nie ma sensu inwestować w konektor do Symfonii, która za pół roku zniknie. Wtedy warto zaczekać albo od razu rozmawiać o docelowym systemie.

Najczęściej zadawane pytania