Jak automatycznie wprowadzać zamówienia z e-maili do ERP? Sposób na oszczędność czasu w firmach B2B

W wielu firmach obsługa zamówień wygląda bardzo podobnie. Klient wysyła e-mail z listą produktów, a pracownik działu sprzedaży lub obsługi klienta musi ręcznie przepisać wszystkie pozycje do systemu ERP. Na pierwszy rzut oka wydaje się to prostym zadaniem, jednak przy większej liczbie zamówień szybko okazuje się, że jest to proces bardzo czasochłonny.

W hurtowniach i firmach dystrybucyjnych każdego dnia pojawiają się dziesiątki wiadomości z zamówieniami. Każda z nich wymaga sprawdzenia, odnalezienia kodów produktów i wprowadzenia danych do systemu. W praktyce oznacza to wiele godzin pracy, które można byłoby przeznaczyć na obsługę klientów lub rozwój sprzedaży.

Dlatego coraz więcej firm zaczyna szukać sposobu na automatyzację tego procesu. Rozwiązaniem jest wykorzystanie sztucznej inteligencji, która potrafi analizować wiadomości e-mail i automatycznie tworzyć zamówienia w systemie sprzedażowym.

Dlaczego ręczne wprowadzanie zamówień jest problemem?

Ręczne przepisywanie zamówień jest jednym z tych procesów, które przez lata były traktowane jako coś naturalnego. Dopiero przy większej skali działalności widać, jak bardzo obciąża ono pracę zespołu.

Typowy proces wygląda następująco:

1. Klient wysyła zamówienie e-mailem.
2. Pracownik otwiera wiadomość i sprawdza jej treść lub załącznik.
3. Następnie wyszukuje produkty w systemie.
4. Wprowadza kody produktów oraz ilości.
5. Na końcu zapisuje zamówienie w ERP.

Każdy z tych kroków jest prosty, ale powtarzany wiele razy dziennie zaczyna zajmować znaczną część dnia pracy.

Dodatkowo pojawiają się inne trudności:

• Łatwo o pomyłkę przy przepisywaniu kodów lub ilości
• Obsługa zamówień trwa dłużej niż powinna
• Pracownicy wykonują zadania, które nie wnoszą realnej wartości do sprzedaży

W wielu firmach jedna osoba potrafi spędzić nawet kilka godzin dziennie na samym wprowadzaniu danych z wiadomości e-mail.

Automatyzacja jako naturalny krok w rozwoju firmy

W ostatnich latach firmy coraz częściej automatyzują procesy, które wcześniej wykonywano ręcznie. Dotyczy to przede wszystkim działań powtarzalnych, takich jak wprowadzanie danych czy analiza dokumentów.

Obsługa zamówień jest jednym z najlepszych przykładów takiego procesu. Dane w zamówieniach zazwyczaj mają prostą strukturę – pojawiają się kody produktów, numery EAN oraz ilości. Dzięki temu można je rozpoznawać automatycznie.

Nowoczesne systemy oparte na sztucznej inteligencji potrafią analizować treść wiadomości i wyciągać z niej najważniejsze informacje. W praktyce oznacza to, że komputer może wykonać pracę, która wcześniej wymagała ręcznego przepisywania danych.

Jak działa automatyczne odczytywanie zamówień?

Rozwiązania takie jak Selldi zostały stworzone właśnie po to, aby uprościć obsługę zamówień przychodzących e-mailem.

Proces jest bardzo prosty i nie zmienia sposobu pracy klientów.

1. Klient wysyła zamówienie e-mailem

Zamówienie może znajdować się w treści wiadomości albo w załączniku.

2. System analizuje wiadomość

Sztuczna inteligencja odczytuje dane z różnych formatów dokumentów, między innymi:

• treści e-maila
• plików PDF
• arkuszy Excel

3. Rozpoznanie danych zamówienia

System identyfikuje najważniejsze informacje, takie jak:

• kod produktu
• numer EAN
• ilość zamawianych sztuk

4. Utworzenie zamówienia w systemie

Po rozpoznaniu danych zamówienie może zostać automatycznie przekazane do systemu ERP używanego w firmie.

Dzięki temu cały proces odbywa się praktycznie bez udziału pracownika.

Ile czasu można w ten sposób zaoszczędzić?

Największą zaletą automatyzacji jest oszczędność czasu.

W przypadku ręcznego wprowadzania danych jedno zamówienie może zająć od kilku do nawet kilku minut. Przy większej liczbie zamówień oznacza to wiele godzin pracy dziennie.

Automatyczne przetwarzanie zamówień pozwala skrócić ten proces do kilku sekund.

W praktyce oznacza to, że firma może zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt godzin pracy miesięcznie. Co ważne, czas ten można przeznaczyć na działania, które realnie rozwijają sprzedaż – kontakt z klientami, przygotowywanie ofert czy rozwój nowych rynków.

Dodatkowe korzyści automatyzacji zamówień

Oszczędność czasu to tylko jedna z zalet automatyzacji.

Firmy, które wdrażają tego typu rozwiązania, zauważają również inne korzyści.

Mniej błędów

Automatyczne rozpoznawanie danych zmniejsza ryzyko pomyłek przy przepisywaniu kodów produktów.

Szybsza obsługa klientów

Zamówienia mogą trafiać do systemu praktycznie natychmiast po otrzymaniu wiadomości.

Lepsza organizacja pracy

Pracownicy działu sprzedaży mogą skupić się na rozmowach z klientami i rozwijaniu relacji biznesowych, zamiast na pracy administracyjnej.

Integracja z systemami firmy

Nowoczesne rozwiązania mogą współpracować z systemami ERP wykorzystywanymi w firmach.

W jakich firmach takie rozwiązanie sprawdza się najlepiej?

Automatyczne odczytywanie zamówień jest szczególnie przydatne w firmach, które obsługują dużą liczbę klientów B2B.

Najczęściej są to:

• hurtownie
• dystrybutorzy
• producenci sprzedający do partnerów handlowych
• firmy z branży medycznej i technicznej
• przedsiębiorstwa, w których większość zamówień przychodzi e-mailem

Podsumowanie

Ręczne przepisywanie zamówień z wiadomości e-mail przez wiele lat było standardem w firmach B2B. Dziś jednak coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na automatyzację tego procesu.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji pozwala automatycznie odczytywać dane z wiadomości, plików PDF czy arkuszy Excel i przekazywać je bezpośrednio do systemu ERP. Dzięki temu obsługa zamówień staje się szybsza, dokładniejsza i znacznie mniej czasochłonna.

Automatyzacja nie zmienia sposobu składania zamówień przez klientów. Zmienia natomiast sposób, w jaki firma je przetwarza – z procesu ręcznego na w pełni zautomatyzowany.

Dla wielu firm jest to jeden z najprostszych sposobów na poprawę efektywności pracy działu sprzedaży.

FAQ