Kredyt kupiecki i limity płatności w sklepie B2B - jak to ogarnąć bez pilnowania ręką

W hurcie prawie nikt nie płaci z góry. Stały klient bierze towar, dostaje fakturę z terminem 14 albo 30 dni i płaci później. To kredyt kupiecki - i jest paliwem całego hurtu, bo dystrybutor finansuje zakupy swojego odbiorcy. Problem w tym, że ktoś musi pilnować, kto ile już zalega i czy danego klienta wolno jeszcze obsłużyć.

Zwykle pilnuje tego handlowiec. Ręką, z głowy, czasem z Excela. Dzwoni klient z zamówieniem, handlowiec myśli: "on chyba ma jeszcze dwie faktury po terminie, sprawdzę w systemie". Sprawdza albo nie sprawdza. Czasem przepuszcza, bo zna gościa od lat. A potem okazuje się, że ten sam klient ma na karku spory plik niezapłaconych faktur i nagle przestaje odbierać telefon.

Kiedy zamówienia zaczynają spływać przez sklep B2B, a nie tylko telefonicznie, to pilnowanie ręką przestaje wystarczać. Dobrze postawiona platforma może pokazać klientowi jego sytuację zaraz po zalogowaniu, a przy przekroczeniu reagować, zanim zamówienie trafi do realizacji. Zobaczmy jak to wygląda w praktyce.

Co to w ogóle jest limit kupiecki i saldo należności

Limit kupiecki to górny pułap niezapłaconego towaru, jaki dajesz danemu klientowi. Powiedzmy, że przyznałeś hurtowni X limit na jakąś kwotę. Dopóki suma jej niezapłaconych faktur mieści się poniżej tego pułapu, może brać towar z odroczonym terminem. Saldo należności to z kolei to, ile aktualnie wisi - suma wystawionych, jeszcze nieopłaconych faktur.

Te dwie liczby żyją w Twoim systemie księgowo-magazynowym, nie w sklepie. To ERP wie, ile klient zapłacił, kiedy i ile zostało. Dlatego sensowna platforma B2B nie wymyśla limitu po swojej stronie - powinna brać te dane z ERP i na nich się opierać. Selldi integruje się z Comarch XL i Optima, Subiekt GT oraz Symfonia (a poza tym przez API), więc warunki kontrahenta mogą iść prosto z systemu, w którym i tak je prowadzisz.

Klient widzi swoją sytuację po zalogowaniu

Największa zmiana jest banalna: klient po zalogowaniu widzi to, co dotąd widział tylko Twój handlowiec. W Selldi po zalogowaniu klient widzi swoje ceny - nie katalogowe, tylko te wynegocjowane, z jego grupy cenowej i z jego rabatami. To samo logowanie może być miejscem, w którym pokazujesz mu również stan rozliczeń.

Brzmi drobnie, ale ucina masę telefonów. Jeśli klient sam widzi, że ma dwie faktury po terminie, zanim złoży kolejne zamówienie, często po prostu płaci - zamiast wdawać się w niezręczną rozmowę z handlowcem. A handlowiec nie jest już windykatorem w roli sprzedawcy.

Co się dzieje przy przekroczeniu limitu albo zaległości

Tu jest sedno. Załóżmy, że klient ma przeterminowane faktury albo jego nowy koszyk wypchnąłby saldo ponad przyznany limit. Platforma może go wtedy ostrzec - "masz zaległe płatności" - albo wstrzymać zamówienie na odroczony termin, dopóki sprawa się nie wyjaśni.

To zdejmuje z handlowca decyzję, której i tak nie lubi podejmować. Nie musi tłumaczyć znajomemu klientowi, że "tym razem niestety nie". Reguła jest jasna, ta sama dla wszystkich, oparta o twarde dane z systemu, a nie o to, kto akurat odebrał telefon i jak był tego dnia nastawiony.

Warto pamiętać, że wstrzymanie kredytu nie musi oznaczać "nie sprzedajemy". Często oznacza "sprzedajemy, ale nie na odroczony termin". I tu wchodzą różne formy płatności.

Różne formy płatności dla różnych sytuacji

Stały, wiarygodny klient kupuje na przelew z terminem - klasyczny kredyt kupiecki. Ale w hurcie zdarzają się sytuacje, gdy odroczonego terminu dać nie chcesz: nowy klient bez historii, ktoś po przekroczeniu limitu, jednorazowe zamówienie. Wtedy naturalnym wyjściem jest płatność z góry.

Dzięki temu klient, któremu nie dajesz kredytu, nie odbija się od ściany - może dokończyć zakup, tyle że płacąc z góry. Ty nie ryzykujesz kolejnej niezapłaconej faktury, a on dostaje towar. Selldi obsługuje płatności online (Przelewy24, BLIK, karta), więc techniczna możliwość inkasa należności od razu jest na miejscu.

Dlaczego to musi siedzieć na ERP, a nie w samym sklepie

Gdyby sklep prowadził własną listę "kto ile zalega", miałbyś dwie prawdy, które zaraz się rozjadą. Klient zapłaci fakturę w banku, księgowa zaksięgowuje to w ERP, a sklep dalej pokazuje starą zaległość i blokuje zamówienie bez powodu. Albo odwrotnie - sklep przepuści kogoś, kto właśnie przekroczył limit.

Dlatego dane o saldzie i limicie powinny iść z jednego źródła - z Twojego ERP - i regularnie się odświeżać. Selldi synchronizuje dane (stany, cenniki, zamówienia) cyklicznie, co kilkanaście do kilkudziesięciu minut, a samo zamówienie ze sklepu trafia do systemu jako gotowy dokument, bez ręcznego przepisywania. To ten sam mechanizm, który utrzymuje aktualne stany magazynowe - tylko zastosowany do rozliczeń.

O co zapytać dostawcę platformy przed wdrożeniem

• Czy limit i saldo są pobierane z mojego ERP, czy liczone po stronie sklepu - i jak często się odświeżają?
• Co dokładnie dzieje się przy przekroczeniu limitu lub przeterminowanej płatności: samo ostrzeżenie czy wstrzymanie zamówienia na odroczony termin?
• Czy klient po wstrzymaniu kredytu może dokończyć zakup, płacąc z góry?
• Czy klient widzi swoje saldo i limit po zalogowaniu, czy tylko ja w panelu administracyjnym?
• Jak system zachowa się, gdy synchronizacja z ERP chwilowo nie zadziała - czy zamówienia staną, czy przejdą mimo nieaktualnych danych?

Kiedy to nie ma sensu

Jeśli sprzedajesz wyłącznie z płatnością z góry i w ogóle nie dajesz odroczonych terminów, cała ta mechanika jest Ci zbędna. Nie ma czego limitować ani blokować - każde zamówienie i tak jest opłacone. Włączanie limitów kupieckich tylko po to, żeby były, doda komplikacji bez korzyści.

Podobnie, jeśli masz dosłownie kilku klientów i każdego znasz osobiście, a saldo trzymasz w głowie - automatyczna kontrola może być przerostem formy nad treścią. To rozwiązanie zaczyna się opłacać, gdy klientów z odroczonym terminem jest na tyle wielu, że pilnowanie ręką zaczyna przeciekać: ktoś przepuszcza zaległego, ktoś blokuje rzetelnego, a windykacja robi się nerwowa.

I jedno zastrzeżenie: platforma egzekwuje reguły, które Ty ustalasz - komu jaki limit, jaki termin, kiedy stop. Sama nie zdecyduje za Ciebie, kto jest wiarygodny. Daje narzędzie, żeby Twoja polityka kredytowa działała konsekwentnie, a nie zależała od tego, kto akurat odebrał telefon.

Najczęściej zadawane pytania