KSeF i e-faktury a sprzedaż hurtowa: co musi wiedzieć hurtownia w 2026

Wokół KSeF narosło sporo nerwów, zwłaszcza w hurtowniach, które wystawiają setki faktur miesięcznie. Krąży jedno pytanie: skoro sprzedajemy przez panel B2B, to czy ta platforma musi się jakoś podłączyć do KSeF, i czy grozi nam kara, jeśli tego nie zrobimy? Odpowiedź jest prostsza, niż się wydaje, ale warto ją zrozumieć, żeby nie kupić rozwiązania, którego się nie potrzebuje, i nie przegapić tego, co naprawdę trzeba załatwić. W skrócie: KSeF to obowiązek po stronie systemu, który wystawia fakturę, a nie po stronie panelu sprzedażowego B2B.

Czym jest KSeF i kogo dotyczy

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to centralna platforma Ministerstwa Finansów, przez którą przedsiębiorcy wystawiają i odbierają faktury ustrukturyzowane. Faktura nie jest już PDF-em wysyłanym mailem ani papierem, tylko plikiem XML w ściśle określonym formacie, przesłanym do rządowego systemu. To system nadaje jej numer i archiwizuje dokument. Obowiązek wchodzi etapami, a data zależy od wielkości firmy. Ramy określiła ustawa z 5 sierpnia 2025 r., a szczegółowy harmonogram publikuje Ministerstwo Finansów.

• 1 lutego 2026 r.: duzi podatnicy, czyli firmy, których sprzedaż wraz z podatkiem przekroczyła 200 mln zł w 2024 r.
• 1 kwietnia 2026 r.: pozostali przedsiębiorcy objęci obowiązkiem, poza najmniejszymi firmami.
• 1 stycznia 2027 r.: najmniejsi podatnicy (przy niskich kwotach faktur i sprzedaży do około 10 tys. zł miesięcznie), a także start kar administracyjnych za brak faktury w KSeF.

Do końca 2026 r. obowiązują udogodnienia przejściowe, między innymi możliwość wystawiania części sprzedaży przez kasę fiskalną oraz brak wymogu podawania numeru KSeF w przelewach, w tym w mechanizmie podzielonej płatności. Harmonogram, progi i szczegóły były w ostatnich latach kilkukrotnie przesuwane, dlatego przed wdrożeniem sprawdź aktualny harmonogram na gov.pl, a najlepiej potwierdź swoją datę i limity z księgowością albo z dostawcą ERP.

FA(3), czyli nowy format faktury

Wraz z obowiązkiem wchodzi nowa wersja struktury logicznej faktury, oznaczona jako FA(3), która zastępuje wcześniejszą FA(2), oraz nowe API systemu, nazywane KSeF 2.0. FA(3) to schemat XML z ponad trzystoma polami, opisującymi między innymi strony transakcji, pozycje, stawki VAT i warunki dostawy. Dla hurtowni oznacza to, że dane na fakturze muszą być kompletne i zgodne ze schematem, inaczej system może dokument odrzucić. To zadanie systemu, który fakturę tworzy, a nie osoby, która ręcznie przepisuje pozycje z zamówienia do programu.

Gdzie w tym wszystkim jest platforma B2B, a gdzie ERP

Tu leży sedno nieporozumienia. Platforma sprzedażowa B2B, taka jak Selldi, jest miejscem, w którym kontrahent się loguje, widzi swój indywidualny cennik, składa zamówienie i sprawdza jego status. Nie jest programem księgowym ani systemem ERP. Faktura, w rozumieniu prawa i KSeF, powstaje w systemie, który prowadzi księgi i rozlicza VAT, czyli w ERP albo programie księgowym, na przykład Comarch, Subiekt czy Symfonia. To ten system wystawia dokument, nadaje mu numer wewnętrzny, wylicza podatek, buduje plik w strukturze FA(3) i to on wysyła fakturę do KSeF. Obowiązek KSeF ciąży więc na systemie fakturującym, nie na katalogu B2B.

Innymi słowy, hurtownia, która przechodzi na KSeF, rozmawia przede wszystkim ze swoim dostawcą ERP lub z biurem rachunkowym. Platforma B2B pełni w tym łańcuchu rolę źródła zamówień, a nie wystawcy faktur. Dobra integracja sprawia, że te dwa światy współpracują bez podwójnej roboty, ale nie zmienia tego, kto formalnie odpowiada za e-fakturę.

Jak wygląda zdrowy przepływ danych

W poprawnie ułożonym procesie dane wędrują w jednym kierunku i wprowadza się je tylko raz. Dla sprzedaży hurtowej wygląda to mniej więcej tak:

• Klient składa zamówienie w panelu B2B, na swoich indywidualnych cenach i warunkach handlowych.
• Zamówienie trafia przez integrację API do ERP, razem z pozycjami, ilościami i danymi kontrahenta, w tym numerem NIP.
• ERP tworzy fakturę na podstawie zamówienia, wylicza VAT i buduje plik w strukturze FA(3).
• ERP wysyła fakturę do KSeF, odbiera numer nadany przez system i archiwizuje dokument.
• Status i numer mogą wrócić do panelu B2B, żeby kupujący widział, że faktura została wystawiona.

Kluczowa korzyść jest prosta: nikt nie przepisuje ręcznie tych samych pozycji dwa razy, raz w panelu B2B i raz w ERP. Mniej przepisywania to mniej pomyłek w cenach, numerach NIP i stawkach VAT, które w świecie KSeF trudniej naprawić po fakcie, bo dokument jest już w rządowym systemie.

Czego platforma B2B nie robi w kontekście KSeF

Żeby uniknąć fałszywych oczekiwań, warto jasno powiedzieć, za co platforma sprzedażowa nie odpowiada:

• Nie wystawia faktury w rozumieniu prawa, a jedynie generuje zamówienie.
• Nie wysyła dokumentów do KSeF i nie odbiera z niego numerów, robi to system fakturujący.
• Nie rozlicza VAT i nie prowadzi ksiąg.
• Nie zwalnia z obowiązku KSeF i nie zastępuje programu księgowego ani ERP.

Jeśli dostawca oprogramowania obiecuje, że sama platforma B2B załatwi wam obowiązek KSeF bez udziału ERP lub księgowości, to sygnał, żeby dopytać, co dokładnie ma na myśli. Zwykle chodzi wtedy o integrację z systemem fakturującym, a nie o to, że katalog B2B samodzielnie wystawia i wysyła e-faktury.

Co hurtownia powinna sprawdzić u dostawcy ERP i platformy

• Czy wasz ERP lub program księgowy obsługuje już KSeF 2.0 i strukturę FA(3), oraz kiedy udostępni aktualizację.
• Czy platforma B2B integruje się z tym konkretnym ERP przez API i przekazuje pełne dane zamówienia potrzebne do faktury: kontrahenta, NIP, pozycje, ceny i jednostki.
• Czy przepływ od zamówienia do faktury obejmuje realne przypadki hurtowe, takie jak zamówienia wielopozycyjne, dostawy częściowe, korekty i zwroty.
• Kto odpowiada za zgodność faktury ze schematem FA(3), co w praktyce zawsze jest po stronie systemu fakturującego.
• Jak wygląda obsługa sytuacji, gdy KSeF odrzuci fakturę, i czy dostaniecie o tym czytelną informację, żeby szybko poprawić dane.

Co to praktycznie zmienia w sprzedaży hurtowej

Dla hurtowni B2B największa zmiana nie dotyczy tego, jak klient kupuje, tylko tego, jak potem powstaje dokument. Panel zamówień działa tak samo, kontrahent nadal loguje się i składa zamówienie po swoich cenach. Różnica jest z tyłu: faktura idzie do KSeF automatycznie, o ile ERP jest na to gotowy, a zamówienia spływają do niego kompletne. Najwięcej zyskują hurtownie, które dziś przepisują zamówienia z maili i telefonów do ERP ręcznie, bo to właśnie ręczne przepisywanie generuje błędy w danych, a te w świecie KSeF kosztują więcej czasu i nerwów niż wcześniej.

Podsumowanie

KSeF to realna zmiana, ale dla hurtowni najważniejsze jest rozdzielenie ról. Obowiązek e-faktury spełnia system, który fakturę wystawia, czyli ERP lub program księgowy, a nie platforma B2B. Zadaniem dobrej platformy sprzedażowej jest dostarczyć do ERP kompletne zamówienie, żeby faktura powstała raz i bez przepisywania. Zacznij od rozmowy z dostawcą ERP o gotowości na KSeF 2.0 i FA(3), a od dostawcy platformy wymagaj solidnej integracji przez API. Aktualne terminy i progi zawsze potwierdzaj na gov.pl, bo przepisy są doprecyzowywane.

Najczęściej zadawane pytania