Migracja ze starego sklepu B2B na nową platformę: jak zrobić to bez przestoju

Wymiana platformy B2B budzi jeden konkretny lęk: że w dniu przełączenia klienci zobaczą pustą stronę, zamówienia przestaną spływać, a pozycje w Google spadną z dnia na dzień. To ryzyko jest realne tylko wtedy, gdy migrację prowadzi się po omacku. Dobrze zaplanowana przenosi hurtownię ze starego, wolnego sklepu na nowy niemal niezauważalnie, bo stary system pracuje do ostatniej chwili, a nowy jest przetestowany, zanim wejdzie na niego pierwszy klient. Poniżej pokazujemy, jak taka migracja wygląda w praktyce i czego pilnować, żeby obyło się bez przestoju.

Sygnały, że stary sklep B2B trzeba wymienić

Nie każdy przestarzały sklep trzeba wymieniać od ręki, ale są sygnały, których nie warto ignorować. Strona ładuje się kilka sekund, koszyk gubi pozycje przy większym zamówieniu, nie ma sensownej wersji mobilnej, a stany magazynowe ktoś przepisuje ręcznie, bo brakuje integracji z ERP. Handlowcy odbierają przy tym telefony z pytaniem, czy dany towar jest jeszcze dostępny, bo klient nie ufa temu, co widzi na ekranie.

Do tego dochodzi rachunek ekonomiczny. Każda drobna zmiana wymaga kosztownej interwencji, dostawca oprogramowania zniknął albo przestał je rozwijać, a systemu nie da się rozbudować o nową grupę cenową czy kanał sprzedaży. Gdy koszt utrzymania rośnie, a platforma zaczyna blokować sprzedaż zamiast ją napędzać, to już nie kwestia estetyki, tylko pieniędzy.

Co trzeba przenieść (i o czym się zapomina)

Na nową platformę przenosi się znacznie więcej niż listę produktów. Katalog to kategorie, zdjęcia, opisy, atrybuty, jednostki miary i warianty. Do tego dochodzą konta klientów wraz z przypisaniem do grup, indywidualne cenniki, rabaty, limity kredytowe i bieżące salda oraz pełna historia zamówień, dzięki której klient ponawia zakup jednym kliknięciem.

Najczęściej zapomina się o rzeczach, które nie rzucają się w oczy: powiązaniach klienta z cennikiem, adresach dostaw, danych do faktur i terminach płatności. To właśnie one decydują, czy klient po zalogowaniu zobaczy swoje ceny i historię, czy pustą kartę. W Selldi import produktów i danych jest częścią wdrożenia, a cenniki odwzorowuje się per grupa klientów, tak jak działały w starym systemie.

SEO i przekierowania: jak nie stracić pozycji

Sklep B2B jest mniej zależny od ruchu z wyszukiwarki niż detaliczny, ale karty produktów i kategorie potrafią latami przyciągać zapytania ofertowe, a ich utrata to utrata leadów. Klucz to mapa starych adresów zestawiona z nowymi i przekierowania 301 z każdego dawnego URL na jego odpowiednik.

Gdzie się da, warto zachować strukturę adresów jeden do jednego, zaktualizować mapę witryny i dane meta oraz zgłosić zmiany w narzędziach dla webmasterów. Starych adresów nie kasuje się bez przekierowania, bo prowadzą do nich linki, zakładki klientów i pozycje w Google budowane przez lata.

Jak uniknąć przestoju sklepu

Sekret braku przestoju to praca równoległa. Nową platformę stawia się obok starej, która przez cały czas normalnie sprzedaje. Dane importuje się próbnie, a zespół przeklikuje realne ścieżki: logowanie klienta, złożenie zamówienia, wystawienie oferty przez handlowca. Dopiero gdy wszystko działa na prawdziwych danych, planuje się właściwe przełączenie.

Salda, stany i najświeższe zamówienia importuje się na końcu, tuż przed startem, żeby nic się nie rozjechało. Samo przełączenie robi się w oknie o najmniejszym ruchu, wieczorem lub w weekend, z gotowym planem wycofania na wypadek niespodzianki. Klient następnego dnia po prostu loguje się na szybszy sklep.

Ponowna integracja z ERP

Migracja sklepu nie oznacza wymiany ERP. System handlowo-magazynowy zostaje, a do nowej platformy podłącza się go od nowa. Selldi integruje się natywnie z Comarch XL, Comarch Optima, Subiekt GT i Symfonią, a z pozostałymi systemami przez API, z synchronizacją stanów co kilkanaście do kilkudziesięciu minut.

Najważniejsze jest poprawne mapowanie indeksów towarowych i kartotek klientów, żeby zamówienia z nowego sklepu trafiały do ERP tak samo jak dotąd. Integrację testuje się na kopii danych, zanim zacznie działać na produkcji, więc księgowość i magazyn nie odczuwają zmiany.

Przeszkolenie zespołu i klientów

Nowy panel obsługuje dwie grupy: Twój zespół i klientów. Handlowcy dostają panel do wystawiania ofert i prowadzenia zamówień, więc wystarczy krótkie szkolenie z tego, co i tak robili wcześniej. Klientów onboarduje się mailem z linkiem do nowego panelu, a tam, gdzie to możliwe, zachowuje się dotychczasowe loginy, żeby nie budować wszystkiego od zera.

Osobna sprawa to klienci, którzy zamawiają mailem albo telefonicznie i nie chcą tego zmieniać. Nie trzeba ich do niczego zmuszać. AI Email Reader w Selldi czyta zamówienia z wiadomości i wprowadza je do systemu, więc taki klient pisze jak dawniej, a zamówienie i tak ląduje w panelu oraz w ERP.

Kiedy migracja nie jest priorytetem

Uczciwie: migracja nie zawsze jest pilna. Jeśli stary sklep, choć niepozorny, spełnia swoją rolę, jest zintegrowany z ERP i nie generuje reklamacji, spokojnie może popracować jeszcze sezon. Nie zaczyna się też migracji w szczycie sprzedaży, bo każde ryzyko jest wtedy droższe.

Wstrzymaj się również, gdy po Twojej stronie nie ma nikogo, kto zweryfikuje dane i podejmie decyzje, albo gdy prawdziwym problemem są procesy, a nie technologia. Nowa platforma nie naprawi bałaganu w cennikach czy magazynie, tylko go wiernie odwzoruje. Lepiej odłożyć migrację o kwartał niż zrobić ją w pośpiechu i pod presją.

Migracja krok po kroku

• Audyt: spis produktów, klientów, grup cenowych i integracji oraz ustalenie, co jest realnie używane, a co można zostawić.
• Mapowanie danych i adresów URL, przygotowanie importu oraz listy przekierowań 301.
• Budowa i konfiguracja nowej platformy, podłączenie ERP na kopii danych i uruchomienie pracy równoległej ze starym sklepem.
• Testy na realnych danych: pełne ścieżki klienta i handlowca, ceny per grupa, składanie zamówień, obieg dokumentów do ERP.
• Ostateczny import sald i stanów, przełączenie w oknie o najmniejszym ruchu i włączenie przekierowań.
• Onboarding klientów i zespołu oraz obserwacja pierwszych dni pod kątem drobnych poprawek.

Jak zacząć

Najprościej zacząć od zobaczenia, dokąd się zmierza. Na żywo można to sprawdzić pod adresem demo.selldi.pl/showcase, gdzie klika się te same panele, które dostaje klient i handlowiec. Kolejny krok to audyt obecnego sklepu i danych, a na jego podstawie powstaje plan przeniesienia i wycena, zawsze ustalana indywidualnie do skali katalogu i liczby integracji. Samo wdrożenie zamyka się zwykle w około dwóch tygodniach, a stary sklep pracuje do chwili, aż nowy jest w pełni gotowy.

Najczęściej zadawane pytania