Platforma B2B dla hurtowni florystycznej i kwiaciarskiej

Hurtownia kwiatów żyje w innym rytmie niż większość dystrybucji. Towar jest świeży i psuje się szybko, stany zmieniają się z godziny na godzinę, a przez kilka dni w roku telefon się nie zatrzymuje. Kiedy do Walentynek zostają trzy dni, a pod drzwiami czekają dostawy z importu, ostatnią rzeczą, na jaką ma czas biuro, jest przepisywanie zamówień z maili i SMS do arkusza. Ten artykuł pokazuje, gdzie w takiej pracy pomaga platforma B2B, a gdzie uczciwie nie pomoże.

Dlaczego zwykły cennik w Excelu przestaje wystarczać

Wiele hurtowni florystycznych zaczyna od prostego schematu: cennik w arkuszu wysyłany mailem, zamówienia spływające telefonicznie i przez wiadomości, ktoś w biurze przenosi je do systemu magazynowego. Dopóki klientów jest kilkunastu, to działa. Problem zaczyna się przy dwóch rzeczach naraz: zmienności towaru i sezonowości.

Kwiaty cięte i doniczkowe to towar nietrwały. Partia róż, która rano była dostępna w setkach pęczków, po południu może być na wyczerpaniu. Statyczny cennik nie nadąża, więc kwiaciarnia zamawia coś, czego już nie ma, a handlowiec dzwoni z korektą. Do tego dochodzi silna sezonowość: Walentynki, Dzień Kobiet, Wszystkich Świętych, szczyt ślubny wiosną i latem. W te dni liczba zamówień rośnie kilkukrotnie, a każde ręczne przepisanie to minuty, których nie ma.

Panel B2B: kwiaciarnia zamawia sama, o każdej porze

Podstawą jest panel B2B, do którego loguje się każdy odbiorca hurtowy. Kwiaciarnia widzi katalog ze swoimi cenami, aktualną dostępność i składa zamówienie bez czekania na godziny pracy biura. Właścicielka kwiaciarni, która zamyka lokal o osiemnastej i dopiero wieczorem siada do planowania następnego dnia, może złożyć zamówienie o dwudziestej drugiej. Rano jest ono gotowe do kompletacji.

Dla hurtowni florystycznej istotne są detale, które w innych branżach są drugorzędne:

• Jednostki zgodne z handlem kwiatami: sztuka, pęczek, wiązka, opakowanie zbiorcze, z możliwością zamawiania w naturalnej dla klienta miarze.
• Dostępność pokazywana na bieżąco, tak aby klient nie zamawiał towaru, którego już nie ma na stanie.
• Szybkie listy zakupowe i powtórzenie ostatniego zamówienia, bo kwiaciarnia często kupuje ten sam zestaw asortymentu co tydzień.
• Zdjęcia i opisy odmian, ważne przy kwiatach ciętych, gdzie różnica między odmianami róży czy tulipana ma znaczenie dla klienta końcowego.
• Widoczny status zamówienia, żeby klient wiedział, co zostało potwierdzone i co jedzie.

Dostępność na bieżąco z ERP, a nie z pamięci

Sercem całości jest połączenie z systemem magazynowym. Selldi integruje się z ERP używanymi w polskich hurtowniach, takimi jak Comarch, Subiekt czy Symfonia. Stany, które widzi kwiaciarnia w panelu, pochodzą z tego samego źródła, z którego korzysta magazyn. Kiedy towar schodzi, dostępność w panelu spada. Kiedy przychodzi dostawa z importu, pojawia się w katalogu.

To rozwiązuje najbardziej kosztowny problem branży: zamówienia na towar, którego nie ma. Zamiast telefonów z korektami i tłumaczenia klientowi, że róż jednak zabrakło, hurtownia pokazuje realny obraz magazynu. Przy towarze z krótką datą to nie kosmetyka, tylko różnica między sprzedanym a zmarnowanym kwiatem.

Ceny per kwiaciarnia i kredyt kupiecki

W hurtowni kwiatów rzadko obowiązuje jeden cennik dla wszystkich. Stały odbiorca z dużym wolumenem, sieć kwiaciarni i mała pracownia florystyczna kupują na różnych warunkach. Selldi obsługuje ceny indywidualne per kontrahent oraz grupy cenowe, więc każdy klient po zalogowaniu widzi dokładnie swoje stawki, bez ręcznego wysyłania osobnych ofert.

Do tego dochodzi kredyt kupiecki. Wielu odbiorców hurtowych kupuje z odroczonym terminem płatności, a system pilnuje limitu i salda. Handlowiec nie musi w głowie trzymać, kto ile zalega. Warunki są przypisane do konta klienta i widoczne przy składaniu zamówienia.

Zamówienia cykliczne i sezonowe

Kwiaciarnie kupują w powtarzalnym rytmie. Cotygodniowe uzupełnienie asortymentu, stałe zamówienie na zieleń ciętą, dekoracje na konkretny dzień. Selldi pozwala zapisać zamówienie cykliczne i szablon, z którego klient odtwarza koszyk jednym kliknięciem, korygując tylko to, co się zmieniło.

Osobna sprawa to zamówienia pod wydarzenia. Dekorator przygotowujący oprawę wesela składa większe, jednorazowe zamówienie z wyprzedzeniem. Hurtownia widzi je zawczasu i może pod nie zaplanować import oraz kompletację. Przy szczytach sezonu, gdy w jednym tygodniu przypada kilka ślubów i święto, taka widoczność zamówień z wyprzedzeniem odciąża magazyn.

AI Email Reader: zamówienia z maili wprost do systemu

Nie każda kwiaciarnia przejdzie od razu na panel. Część odbiorców przez lata pracuje mailem i telefonem, i tak zostanie. Dlatego Selldi ma AI Email Reader, moduł, który czyta przychodzące maile z zamówieniami i przenosi ich treść do systemu jako gotowy do sprawdzenia dokument. Zamiast przepisywać ręcznie pozycję po pozycji, biuro weryfikuje i zatwierdza.

W szczycie sezonu to realna oszczędność czasu. Kiedy przed Wszystkich Świętych skrzynka puchnie od zamówień na chryzantemy i wiązanki, przepisywanie ich ręcznie jest wąskim gardłem. Model wstępnie porządkuje treść, a człowiek podejmuje decyzję. Warto pamiętać, że to wsparcie, a nie automat bez nadzoru, zamówienie na towar świeży zawsze przechodzi przez kontrolę.

B2C na tym samym magazynie

Coraz więcej hurtowni florystycznych sprzedaje też bezpośrednio: pracowniom, firmom, a czasem klientom detalicznym na większe okazje. Selldi udostępnia sprzedaż B2C opartą na tym samym magazynie i tej samej bazie produktów co część hurtowa. Nie trzeba prowadzić dwóch osobnych stanów i ich ręcznie uzgadniać. Ten sam kwiat, jeśli jest dostępny, można sprzedać hurtowo i detalicznie, a system pilnuje, żeby nie sprzedać go dwa razy.

CRM dla handlowców i moduł CENTER domykają obraz. Handlowiec widzi swoich kontrahentów, historię zakupów i aktywności, a CENTER zbiera ofertę, ceny i kanały sprzedaży w jednym miejscu. Dla hurtowni, która chce świadomie prowadzić stałych klientów przez sezon, to różnica między reagowaniem a planowaniem.

Kiedy to nie ma sensu

Uczciwie: platforma B2B nie rozwiąże problemów, które leżą poza systemem. Kwiaty to towar świeży i cała sprzedaż stoi na sprawnej logistyce chłodniczej, terminowym imporcie i kompletacji. Jeśli chłodnia nie wyrabia, a dostawy się sypią, żaden panel tego nie naprawi. System pokaże wtedy jedynie wierniej, że towaru brakuje.

Nie warto też wdrażać rozbudowanej platformy, jeśli hurtownia obsługuje kilku stałych odbiorców, których zna z imienia i nazwiska, a wolumen jest mały i stabilny. Wtedy telefon i mail nadal wygrywają z logowaniem do panelu. Selldi ma sens tam, gdzie liczba klientów, zmienność towaru i szczyty sezonowe zaczynają przerastać ręczną obsługę, i gdzie ktoś w biurze spędza godziny na przepisywaniu zamówień, które mogłyby wpaść do systemu same.

Najrozsądniejsza droga to zacząć od dema na własnych danych: kilka odmian, realne ceny wybranego odbiorcy, przykładowa integracja z ERP. Widać wtedy szybko, czy panel B2B, ceny per kontrahent i AI do maili zdejmą z zespołu tyle roboty, ile obiecują, zanim padnie decyzja o wdrożeniu.

Najczęściej zadawane pytania