Platforma B2B dla hurtowni gastronomicznej i zaopatrzenia HoReCa

Hurtownia gastronomiczna zaopatruje restauracje, hotele, bary, kawiarnie i firmy cateringowe w to wszystko, bez czego kuchnia i sala nie ruszą: sprzęt gastronomiczny, naczynia i zastawę, jednorazówki, opakowania na wynos, chemię do mycia i dezynfekcji oraz drobne akcesoria. To zupełnie inny rytm sprzedaży niż handel spożywką. Tu liczy się nie tyle świeżość dostawy, co powtarzalność: ci sami odbiorcy, co tydzień te same pozycje, znane opakowania zbiorcze i indywidualnie dogadane ceny. Platforma B2B i B2C na wspólnym magazynie porządkuje ten ruch i zdejmuje z zespołu godziny ręcznej pracy przy telefonie i mailu.

Co odróżnia zaopatrzenie HoReCa od zwykłej hurtowni

Klient gastronomiczny rzadko robi jednorazowy zakup. Pizzeria domawia pudełka, serwetki i rękawiczki w kółko. Hotel co miesiąc uzupełnia chemię i kosmetyki do łazienek. Catering przed każdym eventem bierze tacki, sztućce jednorazowe i pojemniki na wynos w hurtowych ilościach. Do tego dochodzą rzadsze, ale duże zakupy sprzętu: piece, zmywarki, chłodnie, meble ze stali. Taka sprzedaż ma kilka cech, które musi ogarnąć platforma:

• stali odbiorcy z powtarzalnym koszykiem, którzy zamawiają regularnie, a nie okazjonalnie,
• jednostki i opakowania zbiorcze: karton, zgrzewka, worek, paleta, gdzie liczy się przelicznik, a nie pojedyncza sztuka,
• ceny ustalane indywidualnie na lokal albo na całą sieć, często z rabatem progowym,
• kredyt kupiecki i płatność z odroczeniem, bo restauracja płaci po obrocie,
• szybka realizacja, bo brak serwetek czy pudełek zatrzymuje wydawanie zamówień,
• obok stałych kontraktów mniejsi odbiorcy, którym wygodniej kupić bez zakładania konta hurtowego.

Stałe listy i zamówienia cykliczne

Sercem zaopatrzenia HoReCa jest powtarzalność, więc panel B2B Selldi opiera się na stałych listach zakupowych. Klient raz układa swój zestaw, na przykład pudełka na pizzę w trzech rozmiarach, papier do pieczenia, rękawiczki, płyn do naczyń i serwetki, a przy kolejnym zamówieniu wchodzi na gotową listę i zatwierdza całość w kilka kliknięć. Nie szuka za każdym razem tych samych indeksów w katalogu.

Wyobraźmy sobie właściciela pizzerii, który w każdy poniedziałek rano składa to samo zamówienie na tydzień. Zamiast dzwonić i dyktować listę, otwiera swój panel z telefonu między jednym a drugim wypiekiem, sprawdza stany, koryguje ilość pudełek pod większy ruch weekendowy i wysyła. Jeśli lokal chce, zamówienie może być cykliczne: powtarza się automatycznie w ustalonym rytmie, a klient tylko potwierdza lub zmienia ilości. Hurtownia dostaje przewidywalny strumień zamówień, łatwiejszy do zaplanowania na magazynie.

Ceny per kontrahent i per sieć

W gastronomii prawie nikt nie kupuje po cenie z półki. Duża sieć restauracji negocjuje inne warunki niż pojedynczy bar, a stały odbiorca opakowań ma swój rabat na całą grupę produktów. W Selldi każdy kontrahent po zalogowaniu widzi wyłącznie swoje ceny, swoje rabaty progowe i przypisane warunki. Można ustawić ceny indywidualnie na firmę albo wspólnie na całą sieć z wieloma lokalami.

Przykład z życia: sieć hoteli z pięcioma obiektami ma jeden negocjowany cennik na chemię i kosmetyki, ale każdy hotel zamawia osobno na swój adres dostawy. Kierownik obiektu loguje się, widzi ceny sieci, składa zamówienie na swoją lokalizację, a centrala ma podgląd całości. Nikt nie przelicza rabatów ręcznie w arkuszu, bo warunki są zaszyte w platformie.

Kredyt kupiecki i limity płatności

Restauracje i catering zwykle płacą z odroczeniem, po obrocie albo po evencie. Panel B2B obsługuje kredyt kupiecki: kontrahent ma przyznany limit i termin płatności, a przy składaniu zamówienia widzi, ile ma jeszcze dostępne. Handlowiec nie musi za każdym razem sprawdzać w ERP, czy dany lokal może kupić na fakturę z odroczonym terminem, bo reguła działa automatycznie. To skraca obsługę i ogranicza ryzyko, że ktoś przekroczy uzgodniony limit.

Zamówienia mailem i AI Email Reader

Część klientów gastronomicznych i tak będzie wysyłać zamówienia mailem, bo tak się przyzwyczaili. Kucharz albo menedżer pisze wieczorem: „poproszę 5 kartonów pudełek 30x30, 2 zgrzewki serwetek, karton rękawiczek L i 3 opakowania płynu do zmywarki”. Ktoś w hurtowni musi to rano przepisać do systemu, dopasować indeksy i wprowadzić ilości. Przy kilkudziesięciu takich mailach dziennie to realne godziny pracy i źródło pomyłek.

Moduł AI Email Reader czyta takie wiadomości, rozpoznaje pozycje i ilości, dopasowuje je do produktów w katalogu i przygotowuje gotowy szkic zamówienia do zatwierdzenia. Pracownik nie przepisuje treści z maila, tylko sprawdza i akceptuje. Firma, która nie chce zmuszać wszystkich odbiorców do korzystania z panelu, zyskuje to, co najlepsze z obu światów: wygodę maila po stronie klienta i porządek systemu po stronie hurtowni.

B2C dla mniejszych odbiorców

Nie każdy klient gastronomiczny to sieć z kontraktem. Food truck, mała kawiarnia, firma organizująca jednorazowo przyjęcie czy prywatna osoba szukająca opakowań na wynos wolą kupić od razu, bez zakładania konta hurtowego i negocjacji. Selldi pozwala prowadzić sklep B2C na tym samym magazynie co panel B2B. Ten sam produkt, na przykład karton tacek aluminiowych, jest widoczny w hurcie z ceną kontraktową i w detalu z ceną brutto. Stany magazynowe są wspólne, więc nie sprzedasz dwa razy tego samego towaru w dwóch kanałach. Dla hurtowni to dodatkowy strumień sprzedaży bez prowadzenia drugiego, osobnego systemu.

Integracja z ERP i wspólny magazyn

Platforma nie zastępuje księgowości ani magazynu, tylko wpina się w to, co hurtownia już ma. Selldi integruje się z systemami ERP, takimi jak Comarch, Subiekt czy Symfonia: stany magazynowe, ceny, kartoteki kontrahentów i dokumenty krążą między sklepem a ERP, zamiast być przepisywane ręcznie. Zamówienie złożone w panelu B2B, w sklepie B2C albo rozpoznane z maila trafia do jednego obiegu. Dzięki temu handlowiec, magazynier i księgowość pracują na tych samych danych, a klient widzi realną dostępność, a nie stan sprzed tygodnia.

Kiedy to nie ma sensu

Platforma B2B to nie jest lekarstwo na wszystko i uczciwie warto powiedzieć, kiedy inwestycja się nie zwróci. Zdarza się, że lepiej poczekać albo zacząć od czegoś mniejszego:

• gdy masz kilku klientów obsługiwanych osobiście, a każdy kontakt jest niestandardowy, telefon i mail wystarczą i nie ma czego automatyzować,
• gdy sprzedajesz głównie ciężki sprzęt gastronomiczny na zamówienie, z długą wyceną i indywidualnym montażem, bo tu liczy się doradztwo, a nie samoobsługowy koszyk,
• gdy nie masz uporządkowanej kartoteki produktów ani spójnych stanów w ERP, bo platforma pokaże ten sam bałagan, tylko szybciej,
• gdy asortyment zmienia się codziennie i nie da się utrzymać stałych list ani powtarzalnych zamówień.

W większości hurtowni zaopatrujących HoReCa jest jednak odwrotnie: powtarzalni odbiorcy, znane koszyki i dużo ręcznej roboty przy zamówieniach. To dokładnie ten przypadek, w którym stałe listy, cykliczne zamówienia, ceny per kontrahent i odczyt maili przez AI przynoszą najwięcej.

Od czego zacząć

Najlepiej zobaczyć platformę na własnych produktach i realnym scenariuszu zamawiania, zanim cokolwiek wdrożysz na stałe. Selldi udostępniamy w modelu abonamentowym albo jako licencję, z dedykowanym demo przygotowanym pod konkretną hurtownię. Zamiast decydować na podstawie opisu, wchodzisz do panelu, składasz próbne zamówienie ze stałej listy, sprawdzasz ceny kontrahenta i podgląd kredytu kupieckiego, i dopiero wtedy oceniasz, czy to pasuje do Twojego sposobu pracy.

Najczęściej zadawane pytania