Platforma B2B dla hurtowni medycznej (z obsługą B2C)

Hurtownia wyrobów medycznych sprzedaje inaczej niż większość branż. Ten sam produkt trafia do dużego szpitala, do jednoosobowego gabinetu stomatologicznego i do przychodni rodzinnej, a każdy z tych odbiorców ma inne warunki cenowe, inne limity kredytowe i inny rytm zamawiania. Do tego dochodzą wymagania dotyczące danych: numer katalogowy, kod EAN, coraz częściej UDI, informacja czy produkt jest sterylny, w jakim rozmiarze i w jakim opakowaniu. Zwykły katalog z jedną ceną i jednym zdjęciem tego nie udźwignie. Platforma B2B dla takiej hurtowni musi rozumieć specyfikę dystrybucji medycznej, a nie tylko wyświetlać listę pozycji.

Co odróżnia sprzedaż wyrobów medycznych

Wyobraź sobie typowy dzień. Rano dzwoni pielęgniarka z przychodni i pyta, czy są rękawiczki nitrylowe w rozmiarze M, bo skończyły się w środku tygodnia. Zaraz potem mailem przychodzi zamówienie ze szpitala: załącznik Excel z trzydziestoma pozycjami opisanymi ich własnymi numerami magazynowymi. Po południu gabinet zabiegowy chce dołożyć do stałej dostawy kilka opakowań kompresów jałowych, ale tylko w wersji sterylnej, nie w luzem pakowanej. W każdym z tych przypadków chodzi o to samo: klient musi trafić dokładnie w ten wariant produktu, którego potrzebuje, i zobaczyć swoją cenę, a nie cenę katalogową.

W dystrybucji medycznej precyzja doboru pozycji nie jest wygodą, tylko warunkiem bezpieczeństwa i rozliczeń. Pomyłka między wersją sterylną a niesterylną, między rozmiarem cewnika czy między opakowaniem zbiorczym a jednostkowym potrafi zablokować zabieg albo skończyć się zwrotem. Dlatego platforma dla hurtowni medycznej musi traktować warianty i jednostki poważnie.

Numery katalogowe, EAN i UDI, po których naprawdę się szuka

Personel medyczny rzadko szuka po ładnej nazwie marketingowej. Szuka po numerze katalogowym, który ma zapisany w swoim systemie, albo skanuje kod z opakowania. Selldi pozwala wyszukiwać produkty po numerze katalogowym i po kodzie EAN, więc zamawiający wpisuje to, co ma pod ręką, i od razu trafia na właściwą pozycję. Do tego dochodzi skaner EAN w telefonie: pracownik zaopatrzenia idzie po magazynku podręcznym placówki, skanuje puste opakowania i buduje zamówienie w kilka minut, bez przepisywania numerów.

Kody UDI, które w wyrobach medycznych identyfikują konkretny produkt i jego wersję, można prowadzić jako dane katalogowe przy pozycji, tak samo jak numer katalogowy i EAN. Dzięki temu wyszukiwarka i skaner działają na tych identyfikatorach, którymi realnie posługuje się rynek, a nie na przybliżeniach.

Warianty: rozmiary, sterylność, opakowania

Jeden produkt w hurtowni medycznej to zwykle rodzina wariantów. Rękawiczki mają rozmiary od XS do XL. Opatrunki bywają sterylne i niesterylne. Strzykawki różnią się pojemnością, a wiele pozycji sprzedaje się i pojedynczo, i w opakowaniu zbiorczym. W Selldi warianty i jednostki opisuje się przy produkcie, więc klient wybiera dokładnie rozmiar M, wersję sterylną i opakowanie po sto sztuk, a system pilnuje, że zamawia realnie istniejącą kombinację. Ceny i stany mogą różnić się per wariant, więc opakowanie zbiorcze ma inną cenę jednostkową niż sztuka, i tak też się pokazuje.

Karty produktu i certyfikaty w jednym miejscu

Zamawiający w placówce medycznej często potrzebuje dokumentu, zanim złoży zamówienie, albo tuż po. Deklaracja zgodności, karta produktu, instrukcja użycia. Kiedy te pliki wiszą przy pozycji w panelu, dział zaopatrzenia nie musi dzwonić do handlowca po każdy dokument, a hurtownia nie odpowiada dziesiąty raz na to samo pytanie. Karta i certyfikaty przy produkcie skracają drogę od pytania do decyzji, a przy okazji odciążają telefon i skrzynkę handlowca.

Ceny indywidualne per placówka

To serce sprzedaży B2B w tej branży. Duży klient ma wynegocjowane warunki, mała przychodnia płaci inaczej, a niektóre pozycje objęte są odrębnym kontraktem. W Selldi ceny ustala się indywidualnie dla każdego kontrahenta, więc po zalogowaniu placówka widzi swoje ceny, swoje rabaty i swój dostępny asortyment, a nie cennik ogólny. Do tego dochodzi kredyt kupiecki: klient zamawia w ramach ustalonego limitu i terminu płatności, tak jak przywykł w kontakcie telefonicznym, tylko że teraz robi to sam w panelu, również poza godzinami pracy biura.

Zamówienia cykliczne i szybkie listy zaopatrzenia

Zaopatrzenie medyczne w dużej części jest powtarzalne. Ta sama przychodnia co miesiąc zamawia zbliżony zestaw materiałów zużywalnych. Zamiast składać wszystko od zera, klient korzysta z zamówień cyklicznych i szybkich list: odtwarza poprzednie zamówienie, koryguje ilości i wysyła. Dla hurtowni oznacza to przewidywalny, regularny obrót i mniej pracy przy każdorazowym przyjmowaniu tych samych pozycji. Placówka, która potrzebuje niestandardowej wyceny większej partii, może z kolei wysłać zapytanie ofertowe (RFQ) prosto z panelu, a handlowiec odpowiada ofertą w tym samym miejscu.

B2B i B2C na wspólnym magazynie

Część hurtowni medycznych sprzedaje nie tylko placówkom, ale też klientom detalicznym: opiekunom osób starszych, osobom kupującym sprzęt rehabilitacyjny czy materiały opatrunkowe na własne potrzeby. Selldi obsługuje sprzedaż detaliczną B2C na tym samym magazynie, z którego korzysta B2B. Jeden stan magazynowy, jedna kartoteka produktów, jedne dane, a dwa różne doświadczenia zakupowe: panel z cenami kontraktowymi dla placówek i prosta sprzedaż detaliczna dla klienta indywidualnego. Nie trzeba prowadzić dwóch odrębnych systemów ani ręcznie synchronizować stanów.

Integracja z ERP i AI Email Reader

Hurtownia rzadko zaczyna od zera. Zwykle ma już system magazynowo księgowy, w którym prowadzi stany, ceny i faktury. Selldi integruje się z ERP takim jak Comarch, Subiekt czy Symfonia, więc stany i dane produktowe pozostają spójne, a zamówienia z platformy trafiają do systemu, w którym hurtownia i tak pracuje. Osobno działa AI Email Reader: część placówek nigdy nie przejdzie na panel i dalej będzie przysyłać zamówienia mailem, w PDF albo w Excelu. Zamiast przepisywać je ręcznie, AI odczytuje treść i przygotowuje zamówienie do ERP. Zamawianie z panelu i zamawianie mailem spływają więc do tego samego miejsca.

Kiedy to nie ma sensu

Uczciwie: nie każda hurtownia potrzebuje pełnej platformy. Jeśli obsługujesz kilkunastu stałych odbiorców, którzy dzwonią i wszystko idzie gładko, panel może być na wyrost. Jeśli sprzedajesz kilka indeksów bez wariantów, bogata obsługa rozmiarów i sterylności jest zbędna. Jeśli nie masz uporządkowanych numerów katalogowych, EAN i danych o wariantach, najpierw warto zrobić porządek w kartotece, bo platforma pokaże dokładnie taki katalog, jaki jej damy. Wdrożenie zwraca się tam, gdzie zamówień jest dużo, są powtarzalne, klientów wielu i każdy ma inne ceny. Właśnie dlatego rozsądnie jest zobaczyć demo na własnych danych, zanim podejmiesz decyzję, i sprawdzić, czy branżowa specyfika naprawdę siada.

Selldi to all-in-one system sprzedażowy dla hurtowni i dystrybucji: panel B2B z cenami per kontrahent, sklep B2C na wspólnym magazynie, CRM dla handlowców, kanały sprzedaży, AI Email Reader i integracja z ERP. Dla hurtowni medycznej najważniejsze jest jednak to, że warianty, kody i ceny indywidualne są tu traktowane jako fundament, a nie dodatek. Demo można zobaczyć przed zakupem, a korzystać z platformy w abonamencie albo na licencji.

Najczęściej zadawane pytania