Platforma B2B dla hurtowni ogrodniczej: sezon, warianty i zamówienia cykliczne

Właścicielka hurtowni ogrodniczej pod Poznaniem mówi, że marzec potrafi ją przytłoczyć. W ciągu dwóch tygodni telefon dzwoni bez przerwy, centra ogrodnicze zamawiają nasiona, podłoża i sadzonki na cały sezon, a handlowcy przepisują pozycje z maili do arkusza, potem do programu magazynowego. Jesienią historia powtarza się przy cebulach kwiatowych i nawozach jesiennych. Reszta roku bywa spokojniejsza, ale to te dwa szczyty decydują o wyniku całego roku. Platforma B2B, która rozumie sezon, zdejmuje z zespołu większość tej ręcznej pracy.

Dlaczego hurtownia ogrodnicza to nie zwykła hurtownia

Branża ogrodnicza łączy kilka trudności naraz. Asortyment jest ogromny i różnorodny, od nasion w saszetkach, przez nawozy w workach i kanistrach, po doniczki, narzędzia, chemię ogrodową i żywe rośliny. Popyt jest mocno sezonowy i zależny od pogody. Klienci są bardzo różni: inne warunki dostaje sieć centrów ogrodniczych, inne mały sklep na osiedlu, a jeszcze inne klient detaliczny, który trafia do sklepu B2C. Do tego dochodzą jednostki miary i opakowania zbiorcze, które łatwo pomylić przy ręcznym wprowadzaniu zamówienia.

• Sezonowe szczyty wiosną i jesienią, gdy liczba zamówień rośnie kilkukrotnie
• Szeroki katalog z wariantami: średnica doniczki, gramatura nawozu, odmiana nasion
• Różne jednostki: sztuka, opakowanie, worek, paleta, kilogram, litr
• Ceny uzależnione od typu kontrahenta i wolumenu zamówień
• Krótki termin przydatności części towaru, na przykład sadzonek i nasion

Sezon: planowanie zamówień na wiosnę i jesień

Największa wartość platformy B2B w ogrodnictwie ujawnia się przed sezonem. Zamiast czekać, aż klienci zaczną dzwonić w marcu, hurtownia może wcześniej otworzyć w panelu B2B listę towarów sezonowych i pozwolić kontrahentom składać zamówienia z wyprzedzeniem. Centrum ogrodnicze wchodzi na swój panel wieczorem, po zamknięciu sklepu, i spokojnie układa zamówienie na cały kwiecień. Handlowiec widzi je od razu, bez przepisywania. Dzięki temu hurtownia wie z wyprzedzeniem, ile nasion pomidora i ile ziemi uniwersalnej trzeba zamówić u producenta, i nie zostaje z pustym magazynem w szczycie sezonu ani z nadwyżką po jego końcu.

Warianty, jednostki i opakowania zbiorcze

W hurtowni ogrodniczej jeden produkt to często kilkanaście wariantów. Nawóz do trawnika występuje w opakowaniu domowym i w worku wielkogabarytowym. Doniczka ma kilka średnic i kolorów. Nasiona mają odmiany. Panel B2B pokazuje te warianty czytelnie, a klient wybiera dokładnie to, czego potrzebuje, w odpowiedniej jednostce. System pilnuje przeliczeń, więc zamówienie na dziesięć palet ziemi nie zamienia się przez pomyłkę w dziesięć worków.

• Warianty produktu zebrane w jednym miejscu, bez mnożenia osobnych kart
• Sprzedaż w opakowaniach zbiorczych i na palety
• Przeliczenia jednostek pilnowane przez system, nie przez pamięć handlowca
• Stany magazynowe widoczne dla kontrahenta w czasie rzeczywistym

Ceny per kontrahent: centrum ogrodnicze, sklep, działkowiec

Każdy kontrahent po zalogowaniu widzi swoje ceny, a nie cennik ogólny. Duża sieć centrów ogrodniczych ma warunki wynegocjowane na wolumen, mały sklep detaliczny inne, a klient z segmentu detalicznego trafia do osobnego sklepu B2C z cenami dla konsumenta. Handlowiec nie musi wysyłać spersonalizowanych ofert do każdego z osobna, bo cennik jest przypisany do kontrahenta w systemie. Dla stałych klientów można też włączyć kredyt kupiecki, żeby w gorącym okresie zamawiali bez blokady na przedpłacie.

Zamówienia cykliczne i szybkie listy

Wiele centrów ogrodniczych zamawia w kółko ten sam zestaw: ziemia, nawozy, podłoża, folia, sznurek, etykiety. Zamiast szukać każdej pozycji od nowa, klient odtwarza poprzednie zamówienie jednym kliknięciem albo korzysta z zapisanej szybkiej listy. W sezonie, gdy liczy się każda minuta, to realna oszczędność czasu po obu stronach. Zamówienia cykliczne można ustawić tak, by przypominały o uzupełnieniu zapasów w rytmie tygodniowym lub przed każdym weekendem, gdy ruch w centrach jest największy.

Sklep B2C na wspólnym magazynie

Wiele hurtowni ogrodniczych sprzedaje też bezpośrednio klientowi końcowemu, działkowcowi, który szuka dziesięciu worków kory albo zestawu narzędzi. W Selldi sklep B2C i panel B2B stoją na tym samym magazynie i tym samym katalogu produktów. Nie trzeba prowadzić dwóch osobnych systemów i ręcznie synchronizować stanów. Gdy handlowiec sprzeda paletę nawozu kontrahentowi B2B, stan od razu spada także dla klienta detalicznego w B2C. Jeden towar, jedna prawda o stanie magazynowym, dwa kanały sprzedaży.

AI Email Reader: zamówienia z maili trafiają do systemu

Część klientów i tak przyśle zamówienie mailem, bo tak są przyzwyczajeni. Zamiast przepisywać takie wiadomości ręcznie, AI Email Reader czyta treść maila, rozpoznaje pozycje i przygotowuje z nich zamówienie do zatwierdzenia. Handlowiec sprawdza i akceptuje, zamiast wpisywać wszystko od zera. W sezonie, gdy skrzynka puchnie od zamówień, to różnica między spokojnym dniem a gonieniem do późnego wieczora.

Integracja z ERP

Hurtownia zwykle prowadzi już magazyn i fakturowanie w programie ERP, na przykład Comarch, Subiekt lub Symfonia. Platforma B2B nie zastępuje tych narzędzi, tylko się z nimi łączy. Zamówienia złożone w panelu trafiają do ERP, a stany magazynowe i ceny wracają z ERP do sklepu. Dzięki temu magazynier pracuje jak dotąd, a klient widzi aktualny stan bez telefonu z pytaniem, czy towar jest na miejscu.

Kiedy platforma B2B nie ma sensu

Uczciwie: nie każda hurtownia potrzebuje tego od razu. Jeśli obsługujesz kilkunastu stałych odbiorców, których zamówienia znasz na pamięć, a sezon przechodzisz spokojnie na telefonie i mailu, wdrożenie może wyprzedzać realną potrzebę. Podobnie, jeśli asortyment jest wąski i mało zmienny przez cały rok, korzyść z wariantów i cenników per kontrahent będzie mniejsza.

• Masz kilku odbiorców i pełną kontrolę nad zamówieniami z pamięci
• Asortyment jest wąski i stabilny przez cały rok, bez sezonowych skoków
• Nie planujesz sprzedaży detalicznej ani wzrostu liczby kontrahentów
• Nie masz jeszcze uporządkowanych danych o produktach, wariantach i cenach

W takich sytuacjach warto najpierw uporządkować dane i wrócić do tematu, gdy liczba zamówień zacznie przerastać ręczną obsługę, zwykle właśnie przy kolejnym szczycie sezonu.

Od czego zacząć

Najlepiej zobaczyć system na własnych danych. Selldi udostępnia demo przed zakupem, więc można przejść ścieżkę klienta B2B i B2C, sprawdzić warianty, jednostki, cenniki i zamówienia cykliczne na przykładzie własnego asortymentu, zanim cokolwiek zostanie wdrożone. Dopiero po demie decydujesz, czy wygodniejszy jest model abonamentowy, czy licencja.

Najczęściej zadawane pytania