Platforma B2B dla hurtowni papierniczej i biurowej (z modułem B2C)

Hurtownia papiernicza i biurowa żyje z powtarzalności. Ten sam ryzowy papier, te same segregatory, długopisy, tonery, teczki i zeszyty wracają na zamówieniach co tydzień, a katalog liczy tysiące pozycji, które różnią się gramaturą, formatem, kolorem czy opakowaniem zbiorczym. Odbiorcy to najczęściej instytucje: biura, szkoły, przedszkola, urzędy, przychodnie i firmy, które zamawiają regularnie i chcą kupować szybko, bez telefonów i przepisywania koszyka za każdym razem od nowa. Do tego dochodzi sezonowość, bo końcówka wakacji i wrzesień potrafią spiętrzyć zamówienia szkolne w kilka tygodni.

W takiej hurtowni tradycyjny model, w którym handlowiec spisuje zamówienie z maila albo z telefonu i wklepuje je ręcznie do systemu, przestaje się skalować. Każda pozycja to okazja do pomyłki w indeksie, formacie albo ilości, a przy setkach linii dziennie zespół zamiast doradzać po prostu przepisuje. Platforma B2B odwraca ten układ: klient sam składa zamówienie w panelu, na swoich cenach i ze swojej stałej listy, a handlowiec pilnuje wyjątków, nowych klientów i większych negocjacji.

Szeroki, powtarzalny asortyment i stałe listy zakupowe

Artykuły biurowe to klasyczny przykład katalogu, w którym klient dokładnie wie, czego chce, i nie potrzebuje przeglądać całej oferty przy każdym zakupie. Sekretariat co miesiąc zamawia to samo: papier do drukarki w konkretnej gramaturze, tusze do swoich urządzeń, artykuły do kuchni socjalnej, materiały biurowe na bieżąco. W Selldi taki odbiorca dostaje stałe listy zakupowe, czyli zapisane zestawy produktów, które odtwarza jednym kliknięciem i tylko koryguje ilości. Zamiast wyszukiwać dwadzieścia pozycji od zera, otwiera swoją listę „Zaopatrzenie biura” i zatwierdza.

Do tego dochodzą szybkie listy, przydatne dla zaopatrzeniowców, którzy operują kodami i indeksami. Wpisują lub wklejają symbole razem z ilościami, a system dokłada je do koszyka hurtem. Dla hurtowni papierniczej, gdzie asortyment jest szeroki i mocno powtarzalny, to różnica między zamówieniem złożonym w dwie minuty a rozmową telefoniczną na kwadrans.

Zamówienia cykliczne dla stałych odbiorców instytucjonalnych

Biuro rachunkowe potrzebuje papieru i tonerów mniej więcej w tym samym rytmie każdego miesiąca. Szkoła składa większe zamówienie przed rozpoczęciem semestru i mniejsze uzupełnienia w trakcie roku. Urząd zamawia materiały biurowe według harmonogramu budżetowego. Zamiast czekać, aż ktoś sobie przypomni, można ustawić zamówienia cykliczne: powtarzalny koszyk, który system przypomina albo przygotowuje w zadanym interwale. Klient dostaje projekt zamówienia do zatwierdzenia, a hurtownia stabilny, przewidywalny strumień sprzedaży zamiast nierównych zrywów.

Dla asortymentu biurowego to naturalne dopasowanie, bo zużycie jest regularne i policzalne. Cykliczność zmniejsza też liczbę zapomnianych zamówień i pilnych telefonów w stylu „skończył nam się papier na dzisiaj”, które i tak lądowały na barkach handlowca.

Ceny per firma i per instytucja, bez chaosu w cennikach

W hurtowni papierniczej rzadko istnieje jedna cena. Duże biuro korporacyjne, mała firma rodzinna, szkoła z przetargu i stały odbiorca z wieloletnią historią zakupów kupują na różnych warunkach. Platforma B2B pozwala przypisać ceny do konkretnego kontrahenta albo grupy kontrahentów, więc każdy po zalogowaniu widzi swoje warunki, a nie widełki cenowe konkurencji. Rabaty ilościowe, indywidualne stawki na wybrane grupy towarów i osobne warunki dla instytucji można ułożyć raz i utrzymywać w jednym miejscu.

Kluczowe jest to, że cennik nie mnoży się w arkuszach i nie wymaga ręcznej korekty przy każdej ofercie. Handlowiec ustala warunki, a panel po prostu je egzekwuje przy każdym logowaniu i każdym koszyku.

Kredyt kupiecki i płatność z odroczonym terminem

Sprzedaż instytucjom niemal zawsze oznacza płatność przelewem z odroczonym terminem, a nie przedpłatę. Selldi obsługuje kredyt kupiecki: kontrahent ma przypisany limit i termin płatności, składa zamówienie na fakturę i nie musi płacić z góry. Panel pilnuje wykorzystania limitu, a informacja o dostępnym kredycie jest widoczna od razu, więc handlowiec nie musi weryfikować salda ręcznie przy każdej transakcji. Dla odbiorców budżetowych, którzy rozliczają się w cyklach, to warunek konieczny, żeby w ogóle kupowali online zamiast dzwonić.

Integracja z ERP: jeden magazyn, jeden cennik, jedna prawda

Hurtownia papiernicza zwykle prowadzi gospodarkę magazynową i fakturowanie w systemie ERP. Selldi integruje się z Comarch, Subiektem i Symfonią, więc stany magazynowe, indeksy, ceny i dokumenty nie żyją w dwóch osobnych światach. Zamówienie złożone w panelu B2B trafia do ERP, faktura wystawia się tam, gdzie księgowość jej szuka, a klient online widzi realną dostępność, a nie sprzed tygodnia. Przy szerokim, powtarzalnym asortymencie to zabezpieczenie przed sprzedażą towaru, którego już nie ma, i przed rozjazdem cen między sklepem a systemem magazynowym.

Wspólny magazyn ma jeszcze jedną zaletę w kontekście sezonu szkolnego: kiedy zamówienia rosną, jedna prawda o stanach pozwala świadomie sterować dostępnością i priorytetami, zamiast gasić pożary w dwóch niezgodnych bazach.

AI Email Reader: koniec ręcznego przepisywania zamówień

Część odbiorców, zwłaszcza starszych stażem, zostanie przy mailu z listą pozycji w treści albo w załączniku. Zamiast kazać im zmieniać przyzwyczajenia, AI Email Reader czyta takie wiadomości, rozpoznaje produkty i ilości i przygotowuje z nich projekt zamówienia. Handlowiec sprawdza i zatwierdza zamiast przepisywać linia po linii. W hurtowni papierniczej, gdzie wiele zamówień to długie listy powtarzalnych indeksów, to realnie odzyskany czas w godzinach szczytu.

Moduł B2C na wspólnym magazynie

Ten sam papier, te same przybory i akcesoria często sprzedaje się też klientowi detalicznemu, na przykład rodzicowi kompletującemu wyprawkę we wrześniu albo drobnej firmie bez konta hurtowego. Selldi pozwala uruchomić sprzedaż detaliczną B2C na tym samym magazynie i tych samych produktach co hurt, z cenami brutto dla konsumenta i osobną prezentacją. Hurtownia nie prowadzi dwóch niezależnych sklepów z osobnymi stanami, tylko jeden system, który obsługuje oba kanały. W sezonie szkolnym detaliczny popyt na wyprawki potrafi być realnym uzupełnieniem hurtu, a wspólny stan magazynowy oznacza, że nic nie trzeba synchronizować ręcznie.

Scena z życia hurtowni

Poniedziałek rano, początek września. Zaopatrzeniowiec sieci przedszkoli wchodzi do panelu, otwiera stałą listę „Materiały plastyczne”, koryguje ilości pod nowy rok i zatwierdza zamówienie na swoich cenach, z płatnością na odroczony termin. W tym samym czasie do skrzynki hurtowni wpada mail od szkoły z listą trzydziestu pozycji w treści, którą AI Email Reader zamienia w gotowy do sprawdzenia projekt zamówienia. Handlowiec, zamiast przepisywać, dzwoni do nowego klienta, który dopiero zakłada konto, i ustala mu warunki. Sklep detaliczny B2C w tle sprzedaje wyprawki rodzicom z tego samego magazynu. Nikt niczego nie synchronizuje ręcznie, bo wszystko dzieje się w jednym systemie połączonym z ERP.

Kiedy to nie ma sensu

Platforma B2B nie jest dla każdego i warto to powiedzieć wprost. Jeśli hurtownia ma kilku odbiorców, każdego obsługuje indywidualnie i negocjuje niemal każde zamówienie osobno, samoobsługowy panel niewiele zmieni, bo wartość bierze się z powtarzalności i skali. Jeśli asortyment jest wąski, nietypowy i za każdym razem wyceniany na zapytanie, model stałych list i zamówień cyklicznych też się nie rozwinie. Podobnie, jeśli firma nie prowadzi żadnego ERP i nie planuje uporządkować magazynu ani cenników, wdrożenie platformy najpierw obnaży ten bałagan, zanim zacznie pomagać.

Selldi ma sens tam, gdzie jest wielu stałych odbiorców instytucjonalnych, szeroki i powtarzalny katalog oraz regularne, przewidywalne zamówienia, czyli dokładnie w profilu hurtowni papierniczej i biurowej. Dlatego przed decyzją warto zobaczyć dedykowane demo na własnych danych i sprawdzić, jak stałe listy, ceny per kontrahent i integracja z ERP zadziałają na realnym asortymencie, zanim cokolwiek trafi do klientów.

Najczęściej zadawane pytania