Platforma B2B dla hurtowni spożywczej - jak ogarnąć daty, chłód i zamówienia cykliczne

Jeśli prowadzisz hurtownię spożywczą, znasz ten rytm. Telefon zaczyna dzwonić koło siódmej, czasem wcześniej. Sklepy osiedlowe, mała gastronomia, piekarnie - każdy chce domówić to samo co zwykle, plus dorzucić dwie rzeczy. Handlowiec spisuje na kartce, potem przepisuje do systemu, a między jednym telefonem a drugim coś się gubi.

A towar nie czeka. Połowa asortymentu ma krótką datę i musi wyjść z magazynu w określonej kolejności. Daty przydatności do spożycia, numery partii (LOT), produkty chłodzone i mrożone trzymające łańcuch chłodniczy, szybka rotacja i zasada FIFO - pierwsze weszło, pierwsze wychodzi. Do tego jednostki, w których łatwo się pomylić: sztuka, zgrzewka, karton, opakowanie zbiorcze, paleta.

Platforma B2B nie zastąpi Twojego magazynu ani osoby, która pilnuje dat na regale. Ale zdejmuje z handlowca całą warstwę przyjmowania i przepisywania zamówień - i właśnie tu, w hurtowni spożywczej, robi największą różnicę. Zobaczmy konkretnie gdzie.

Poranne telefony kontra zamówienia 24/7

Najwięcej czasu zjada nie sama sprzedaż, tylko jej obsługa. Klient dzwoni, dyktuje, handlowiec spisuje, dopytuje, przepisuje do ERP. Powiedzmy, że jedno takie zamówienie z telefonu to 10 minut, a dziennie spływa ich 15. To już ponad 50 godzin miesięcznie - praktycznie etat - spędzony na przepisywaniu rzeczy, które klient mógłby wpisać sam.

Na platformie B2B sklep czy restauracja składa zamówienie wtedy, kiedy mu wygodnie - wieczorem po zamknięciu, w nocy, w weekend. Zamówienie trafia do Twojego systemu jako gotowy dokument do realizacji, bez ręcznego przepisywania. Selldi integruje się z Comarch XL i Optima, Subiekt GT oraz Symfonią (a poza tym przez API), a stany, cenniki i zamówienia synchronizują się co 15-60 minut. Handlowiec nie odbiera dyktanda - obsługuje to, co już jest w systemie.

Szybkie powtarzanie zamówień - bo to ten sam koszyk co tydzień temu

Sklep spożywczy rzadko zamawia coś zupełnie nowego. Zwykle to ten sam zestaw: nabiał, napoje, pieczywo, chemia, kilka pozycji sezonowych. Przez telefon oznacza to wyliczankę 40 pozycji za każdym razem. Na platformie wystarczy szablon zamówienia albo powtórzenie poprzedniego z jedną poprawką ilości.

To realnie zmienia zachowanie klienta. Zamiast odkładać domówienie, bo "szkoda czasu na dzwonienie", robi je w dwie minuty z telefonu. Selldi ma do tego wiele koszyków, szablony zamówień, szybkie zamawianie po kodach EAN albo z pliku CSV, a do tego AI, które odczytuje zamówienia przychodzące mailem. Część klientów i tak będzie wysyłać maila - i dobrze, bo ten mail też ląduje w systemie bez przepisywania.

Łańcuch chłodniczy i krótka data - co robi platforma, a czego nie

Tu trzeba być uczciwym. Platforma B2B to kanał sprzedaży, a nie system magazynowy. Nie pilnuje za Ciebie temperatury w chłodni, nie rotuje partii według FIFO i nie zarządza datami ważności na regale - to robi Twój magazyn, ERP i ludzie, którzy tam pracują. Selldi nie przejmuje odpowiedzialności za daty przydatności ani za łańcuch chłodniczy.

Co platforma realnie daje przy szybkiej rotacji: klient widzi aktualne stany synchronizowane z ERP, więc nie zamawia czegoś, czego już nie masz, i widzi swoje ceny po zalogowaniu - nie katalogowe. Zamówienie ląduje od razu w systemie, więc magazyn może je skompletować szybciej, zanim towar zejdzie z daty. Mniej opóźnień na linii telefon - kartka - ERP to po prostu szybsze wyjście towaru, a przy krótkiej dacie szybkość ma znaczenie. Wymogi HACCP i sanitarne to osobny, operacyjny temat magazynu - platforma sprzedaży go nie zastępuje.

Duży asortyment i jednostki, w których łatwo się pomylić

Hurtownia spożywcza to często tysiące indeksów, w dodatku z wariantami: ta sama woda w zgrzewce po 6 i po 12, karton zbiorczy, paleta. Klient przez telefon mówi "daj mi 10 wody" i zaczyna się ustalanie, czy chodzi o butelki, zgrzewki czy kartony. Na platformie jednostka i wielokrotność opakowania są wprost przy produkcie - klient wybiera świadomie.

Przy dużym asortymencie kluczowe stają się kategorie i porządna wyszukiwarka. Klient sam znajduje produkt po nazwie albo kodzie, zamiast prosić handlowca o sprawdzenie. Pomaga też mobilny skaner EAN, który działa w przeglądarce telefonu bez instalowania aplikacji - przydatny i u Ciebie w magazynie, i u klienta skanującego pustą zgrzewkę z półki, żeby ją domówić.

O co zapytać dostawcę platformy przed wdrożeniem

• Czy zamówienie wpada do mojego ERP jako gotowy dokument, czy trzeba je ręcznie przepisywać - i jak często synchronizują się stany i cenniki?
• Czy obsłużycie jednostki i wielokrotności opakowań: sztuka, zgrzewka, karton, opakowanie zbiorcze, paleta - i czy klient nie zamówi niepełnego kartonu, gdy sprzedaję tylko zbiorczo?
• Czy każdy klient widzi po zalogowaniu swoje ceny i warunki z ERP (grupy cenowe, rabaty progowe, indywidualne), a nie cennik katalogowy?
• Jak wygląda powtarzanie stałego zamówienia - są szablony, wiele koszyków, zamawianie po EAN albo z CSV dla klientów z dużymi listami?
• Ile trwa wdrożenie i jaki jest model rozliczenia - czy jest prowizja od sprzedaży, czy jednorazowe wdrożenie plus abonament?

Kiedy to nie ma sensu

Jeśli masz kilkunastu stałych klientów, których znasz po głosie, a całe zamawianie to trzy telefony dziennie - platforma B2B niczego nie przyspieszy, a dołoży koszt i konieczność utrzymania porządku w danych. To samo, jeśli Twój ERP jest niespójny: złe stany, ceny pilnowane w głowie handlowca, brak czystych kodów EAN. Platforma pokaże te dane klientowi takie, jakie są - a zły stan online jest gorszy niż jego brak.

Ma sens wtedy, gdy zamówień jest dużo, są powtarzalne, asortyment szeroki, a handlowcy toną w przepisywaniu zamiast sprzedawać. Wtedy przeniesienie składania zamówień na klienta zwraca się czasem zespołu - a Ty zyskujesz porządek tam, gdzie do tej pory rządziła kartka i pamięć.

Najczęściej zadawane pytania