Platforma B2B dla hurtowni zoologicznej: karma, warianty, daty ważności i sprzedaż wielokanałowa

Poniedziałek rano w hurtowni karmy. Na skrzynce leżą trzy maile z zamówieniami od stałych sklepów zoologicznych, jedno zapytanie od nowej hodowli kotów o cenę na paletę suchej karmy i telefon od gabinetu weterynaryjnego, który chce dołożyć do stałej dostawy dwie palety karmy dietetycznej. Magazynier właśnie zauważył, że partia mokrej karmy dla kotów ma krótszą datę ważności niż ta przyjęta tydzień temu, więc trzeba ją wydać jako pierwszą. To zwykły dzień w dystrybucji artykułów dla zwierząt i dokładnie te sytuacje decydują o tym, czy platforma B2B pomaga, czy tylko dokłada klikania.

Dlaczego hurtownia karmy to nie zwykły magazyn

Asortyment zoologiczny jest kapryśny. Jedna karma potrafi mieć kilkanaście wariantów: inny gatunek zwierzęcia, inny rozmiar rasy, inny smak, inna gramatura opakowania. Do tego dochodzą akcesoria, legowiska, transportery, żwirki, suplementy i produkty weterynaryjne. Każda pozycja ma swój kod EAN, a znaczna część, zwłaszcza karma mokra i sucha, ma datę ważności, której nie da się zignorować. Sklep zoologiczny nie kupi kartonu, któremu zostały dwa tygodnie przydatności, a gabinet weterynaryjny tym bardziej.

W praktyce oznacza to, że hurtownia zoologiczna musi jednocześnie panować nad drzewem wariantów, pilnować rotacji według daty ważności, prowadzić różne ceny dla różnych odbiorców i obsługiwać kilka kanałów sprzedaży naraz. Arkusz kalkulacyjny i skrzynka mailowa wytrzymują to przez jakiś czas, ale przy kilkuset pozycjach i kilkudziesięciu stałych klientach zaczynają się pomyłki: wysłana zła gramatura, cena z zeszłego cennika, zamówienie przepisane z błędem.

Warianty, EAN i daty ważności w panelu B2B

W panelu B2B Selldi jeden produkt to jedna karta z wieloma wariantami, a nie kilkanaście osobnych pozycji, które trzeba osobno pilnować. Klient sklepu zoologicznego wchodzi na kartę „Karma sucha dla kotów”, wybiera smak i gramaturę, a system od razu pokazuje właściwy kod EAN, dostępny stan i cenę przypisaną do jego konta. Skanowanie kodów EAN działa też po stronie magazynu i przy przyjęciach, więc numer z opakowania jest jednym źródłem prawdy zamiast ręcznego dopisywania.

Daty ważności prowadzone są w logice FEFO, czyli „pierwsze traci ważność, pierwsze wychodzi”. Partia z krótszą datą jest kompletowana wcześniej, a operator widzi, które serie są bliskie granicy i wymagają szybszej sprzedaży. Dzięki temu karma z krótkim terminem nie zostaje na regale, a klient nie dostaje towaru, którego nie zdąży sprzedać dalej.

• Jeden produkt z wariantami: gatunek, rozmiar rasy, smak i gramatura opakowania na jednej karcie zamiast kilkunastu luźnych indeksów.
• Kody EAN spięte z kartą wariantu, wykorzystywane przy przyjęciach, kompletacji i na marketplace.
• Daty ważności prowadzone seriami w logice FEFO, z podpowiedzią, którą partię wydać najpierw.
• Widoczny stan magazynowy w czasie rzeczywistym, ten sam dla B2B, B2C i kanałów zewnętrznych.

Ceny per kontrahent i kredyt kupiecki

W dystrybucji zoologicznej nie ma jednej ceny. Duża sieć sklepów kupuje taniej niż pojedynczy punkt osiedlowy, hodowla ma własne warunki na worki dwudziestokilogramowe, a gabinet weterynaryjny negocjuje osobno karmy dietetyczne. Selldi trzyma te ustalenia jako ceny per kontrahent: każdy zalogowany odbiorca widzi swój cennik, swoje rabaty i swoje warunki, bez pokazywania ich reszcie rynku.

Do tego dochodzi kredyt kupiecki, czyli sprzedaż z odroczonym terminem płatności. Stały sklep zoologiczny składa zamówienie na fakturę z terminem, a system pilnuje limitu i salda, więc handlowiec nie musi liczyć w głowie, czy dany klient nie przekroczył progu. Nowy odbiorca może dostać warunki przedpłaty, a po kilku miesiącach współpracy jego limit da się podnieść w jednym miejscu.

Zamówienia cykliczne i szybkie listy zakupowe

Sklep zoologiczny zwykle zamawia to samo co dwa tygodnie: te same worki karmy, ten sam żwirek, te same przysmaki. Zamówienia cykliczne pozwalają ustawić powtarzalną dostawę, a szybkie listy zakupowe dają klientowi wpisać kody EAN lub swoje symbole i wrzucić cały koszyk w kilkanaście sekund, bez przeklikiwania katalogu. Dla hurtowni to mniej telefonów i mniej przepisywania, a dla odbiorcy pewność, że karma dojedzie zanim skończy się na półce.

Allegro i Amazon obok sprzedaży B2B

Wiele hurtowni zoologicznych sprzedaje nie tylko do sklepów, ale też bezpośrednio na platformach handlowych. Moduł CENTER pozwala wystawiać ten sam asortyment na Allegro i Amazon z tego samego magazynu i tej samej bazy produktów. Gdy schodzi zapas suchej karmy dla psów, stan spada jednocześnie w B2B, w kanałach zewnętrznych i w sprzedaży detalicznej, więc nie zdarza się sytuacja, w której towar sprzedany hurtowo jest wciąż wystawiony na aukcji. Ceny i oferty na marketplace prowadzi się osobno od cenników hurtowych, bo to inny rynek i inne marże.

AI Email Reader: zamówienia z maila do systemu

Część stałych odbiorców i tak przyśle zamówienie mailem, bo tak są przyzwyczajeni. AI Email Reader czyta takie wiadomości, rozpoznaje pozycje i ilości, dopasowuje je po kodach EAN lub nazwach do kartoteki i przygotowuje gotowe zamówienie do zatwierdzenia. Handlowiec nie przepisuje ręcznie „3 kartony mokrej karmy dla kotów, smak drób, 85 gramów”, tylko sprawdza i akceptuje. To zdejmuje najbardziej żmudną i najbardziej błędogenną część pracy przy skrzynce.

B2C na wspólnym magazynie

Jeśli hurtownia chce sprzedawać też klientowi detalicznemu, na przykład właścicielowi jednego psa szukającemu konkretnej karmy dietetycznej, sprzedaż B2C działa na tym samym magazynie i tej samej bazie produktów co część hurtowa. Detaliczny kupujący widzi ceny z podatkiem i dostępność, a hurtownia nie prowadzi drugiego, osobnego magazynu ani drugiej kartoteki. Jeden stan, jedne dane produktowe, dwa różne sposoby sprzedaży.

Integracja z systemem ERP

Zamówienie to dopiero początek. Fakturę, dokument magazynowy i rozliczenie prowadzi zwykle system księgowo-magazynowy. Selldi łączy się z popularnymi systemami ERP, w tym Comarch, Subiektem i Symfonią, przez API. Stany magazynowe, kartoteki i dokumenty krążą między platformą a ERP, dzięki czemu handlowiec i księgowość pracują na tych samych liczbach. Zamiast eksportować pliki i wklejać je ręcznie, dane przepływają automatycznie, a data ważności i seria trafiają tam, gdzie mają być.

Kiedy to nie ma sensu

Uczciwie: nie każdej firmie taka platforma się opłaci. Warto odpuścić albo poczekać, jeśli:

• Sprzedajesz kilkanaście pozycji jednej grupie stałych odbiorców i wszyscy dzwonią, bo tak im wygodnie. Wtedy panel B2B rozwiązuje problem, którego nie masz.
• Nie prowadzisz dat ważności ani wariantów, na przykład handlujesz wyłącznie akcesoriami trwałymi. Część przewag opisanych wyżej po prostu nie zadziała.
• Nie masz uporządkowanej kartoteki produktów ani kodów EAN. Najpierw trzeba zrobić porządek w danych, inaczej każdy system tylko powieli bałagan.
• Twój zespół nie ma czasu na wdrożenie w sezonie. Lepiej ruszyć w spokojniejszym okresie niż w szczycie sprzedaży.

Platforma B2B ma sens tam, gdzie liczba pozycji, wariantów i klientów przerasta arkusz kalkulacyjny, a błędy w cenach, gramaturach i datach ważności zaczynają kosztować prawdziwe pieniądze i nerwy.

Od czego zacząć

Najlepszy pierwszy krok to zobaczyć, jak wygląda panel z wariantami karmy, cenami per kontrahent i datami ważności na przykładach zbliżonych do własnego asortymentu. Selldi udostępnia demo i pracuje w modelu abonamentu lub licencji, więc można sprawdzić działanie na realnych scenariuszach hurtowni zoologicznej, zanim zapadnie decyzja o wdrożeniu. Warto przygotować próbkę własnych danych: kilka produktów z wariantami, listę stałych odbiorców i typowe zamówienie, żeby zobaczyć system na własnym przykładzie, a nie na abstrakcyjnej makiecie.

Najczęściej zadawane pytania