Platforma B2B dla hurtowni kosmetycznej i chemicznej: warianty, daty ważności i karty SDS

Jest wtorek, ósma rano. W hurtowni kosmetycznej pod Łodzią telefon dzwoni już trzeci raz, a magazyn dopiero się rozkręca. Salon fryzjerski z centrum chce domówić tę samą farbę co zwykle, ale w innym odcieniu i w pojemności litrowej zamiast dwustu pięćdziesięciu mililitrów. Firma sprzątająca pyta, czy płyn do podłóg sprzed miesiąca jest jeszcze dostępny w wariancie bezzapachowym. A handlowiec przegląda Excela, żeby sprawdzić, czy partia kremu, którą obiecał klientce, nie ma przypadkiem krótkiej daty. To nie jest wyjątkowy poranek. To codzienność hurtowni, która sprzedaje kosmetyki i chemię.

Asortyment kosmetyczno-chemiczny ma kilka cech, które potrafią rozłożyć zwykły sklep internetowy na łopatki. Produktów jest dużo, różnią się drobiazgami, mają terminy ważności, a część z nich to towar niebezpieczny z całą papierologią, jaka się z tym wiąże. Platforma B2B zbudowana pod tę branżę musi to wszystko udźwignąć, zamiast udawać, że sprzedaje śrubki. Poniżej przechodzę przez te punkty po kolei i pokazuję, gdzie dobrze poprowadzony sklep B2B realnie zdejmuje robotę z głowy.

Dlaczego kosmetyki i chemia to osobna liga

Hurtownia kosmetyczna rzadko sprzedaje jeden produkt. Sprzedaje markę, w ramach marki serię, w ramach serii kilka odcieni, a do tego każdy w paru pojemnościach. Ten sam szampon potrafi mieć wersję dwustu-, pięciuset- i tysiącmililitrową, a do tego refill w worku. Lakier hybrydowy to nie jeden indeks, tylko cała paleta kolorów z osobnymi kodami. Klient salonowy myśli kategoriami marki i odcienia, a nie symbolem magazynowym, więc katalog musi mówić jego językiem.

Chemia dokłada do tego warstwę, której kosmetyki kolorowe nie mają: bezpieczeństwo i regulacje. Środki profesjonalne, koncentraty, preparaty do dezynfekcji czy płyny żrące bywają sklasyfikowane jako towar niebezpieczny. Wiążą się z nimi karty charakterystyki, piktogramy ostrzegawcze, a przy transporcie część pozycji podlega przepisom ADR. To nie są ozdobniki, tylko obowiązki, które klient B2B oczekuje zobaczyć przy produkcie, zanim kliknie zamów. Sklep, który tego nie pokazuje, zrzuca pracę z powrotem na biuro obsługi.

Dziesiątki wariantów w jednej karcie produktu

Najczęstszy błąd przy wdrażaniu sklepu w tej branży to potraktowanie każdej pojemności i każdego zapachu jako osobnego, niepowiązanego produktu. Wtedy klient wpisuje nazwę kremu i dostaje czterdzieści niemal identycznych kafelków, między którymi musi się domyślać, czym się różnią. Zniechęca się, dzwoni do handlowca i cały sens samoobsługi bierze w łeb.

Lepsze podejście to jedna karta produktu z wyborem wariantu w środku. Klient wchodzi na stronę farby, wybiera odcień z listy, potem pojemność, widzi stan i swoją cenę dla tej konkretnej kombinacji i dodaje do koszyka. W praktyce wariant może chodzić po kilku osiach naraz, na przykład:

• pojemność lub gramatura (250 ml, 1 l, 5 l, refill)
• zapach lub wersja bezzapachowa
• odcień lub kolor (przy farbach, lakierach, kosmetyce kolorowej)
• seria produktowa i marka w obrębie jednej rodziny
• opakowanie zbiorcze kontra sztuka detaliczna

W Selldi warianty żyją wewnątrz jednej karty, a każdy z nich ma własny stan, własny kod EAN i własną cenę. Dzięki temu katalog wygląda na uporządkowany nawet przy kilku tysiącach indeksów, a klient nie błądzi między duplikatami. Dla magazynu to też wygoda, bo każdy wariant ma jednoznaczny indeks po stronie ERP i nie ma rozjazdu między tym, co widać w sklepie, a tym, co realnie leży na półce.

Wyszukiwanie po marce, symbolu i kodzie EAN

Kupujący w hurtowni kosmetycznej zwykle dokładnie wie, czego chce. Ma przed sobą fakturę sprzed kwartału albo opakowanie z poprzedniej dostawy i chce trafić w ten sam produkt, a nie w coś podobnego. Dlatego wyszukiwarka, która rozumie tylko nazwy opisowe, jest za słaba. Klient wpisuje symbol producenta, indeks z etykiety albo skanuje kod kreskowy z kartonu i oczekuje, że od razu znajdzie właściwą pozycję. Selldi pozwala szukać po nazwie, marce, symbolu producenta i kodzie EAN, więc droga od potrzeby do koszyka jest krótka. Do tego dochodzi mobilny skaner kodów EAN, który działa wprost z przeglądarki w telefonie, bez instalowania żadnej aplikacji. Magazynier albo klient łapie kod aparatem i pozycja ląduje w zamówieniu.

Daty ważności i rotacja FEFO

Kosmetyki i chemia żyją z terminem. Krem, serum, farba czy preparat pielęgnacyjny mają datę przydatności, a oznaczenie PAO mówi, ile produkt jest dobry po otwarciu. Towar leżący zbyt długo to nie tylko zamrożone pieniądze, ale ryzyko, że trzeba go będzie przecenić albo zutylizować. Dlatego magazyny w tej branży pracują w logice FEFO, czyli najpierw wydaje się to, co najszybciej traci ważność, zamiast prostego pierwsze weszło, pierwsze wyszło.

Sercem tej rotacji jest zwykle ERP, bo to tam siedzą partie z datami. Sensowna platforma B2B nie próbuje tego zastępować, tylko trzyma się jednego źródła prawdy. Selldi pobiera stany z Comarch ERP XL i Optima, Subiekta GT czy Symfonii, więc sklep pokazuje to, co naprawdę jest dostępne, a zamówienie wraca do systemu, gdzie magazyn realizuje je zgodnie z przyjętą rotacją partii. Klient zamawia w sklepie, a o wydaniu właściwej partii decyduje magazyn na podstawie danych z ERP. Nie ma sytuacji, w której sklep obiecuje towar, którego już nie ma, albo z datą na wczoraj.

Karty charakterystyki SDS i oznaczenia przy produkcie chemicznym

Przy chemii profesjonalnej i gospodarczej karta charakterystyki, czyli SDS, to dokument, którego klient biznesowy ma prawo oczekiwać. Firma sprzątająca czy zakład przemysłowy potrzebuje jej do własnej oceny ryzyka i instruktażu pracowników. Jeśli sklep tego nie udostępnia, biuro obsługi spędza pół dnia na wysyłaniu PDF-ów mailem, a klient i tak ma poczucie, że dostawca jest niepoważny.

Rozwiązanie jest proste: dokument leży przy produkcie. Na karcie towaru, obok zdjęcia i opisu, podpięty jest plik z aktualną kartą charakterystyki do pobrania, a przy pozycjach niebezpiecznych widać piktogramy ostrzegawcze i informację, że przesyłka podlega zasadom ADR. Klient pobiera SDS sam, kiedy go potrzebuje, a nie wisi na telefonie. W Selldi do produktu można dołączyć dokumenty i atrybuty, więc cały komplet informacji o danej pozycji jest w jednym miejscu, dostępny przez całą dobę, bez angażowania człowieka.

Ceny per salon, sklep i kontrahent prosto z ERP

W hurtowni kosmetycznej prawie nikt nie kupuje po cenniku z półki. Sieć drogerii ma jedne warunki, pojedynczy salon drugie, a firma sprzątająca z dużym wolumenem jeszcze inne. Do tego dochodzą rabaty grupowe, progi ilościowe i indywidualne ustalenia wynegocjowane przez handlowca. Trzymanie tego ręcznie w sklepie to droga donikąd, bo cenniki zmieniają się nieustannie. W Selldi indywidualne ceny i rabaty idą z ERP, więc każdy zalogowany kontrahent widzi dokładnie swoje warunki, łącznie z rabatami progowymi i limitem kredytowym. Handlowiec ma swój panel, a klient nie musi pytać, ile go to kosztuje, bo widzi własną cenę od razu przy produkcie.

Zamówienia cykliczne salonów i firm sprzątających

Spora część obrotu w tej branży to zakupy powtarzalne. Salon kosmetyczny co kilka tygodni domawia ten sam zestaw: rękawiczki, waciki, preparaty do zabiegów, parę kosmetyków serii zabiegowej. Firma sprzątająca cyklicznie bierze te same koncentraty i worki na śmieci. Za każdym razem składanie takiego zamówienia od zera to strata czasu po obu stronach.

Tu robi różnicę kilka drobiazgów, które razem skracają zakupy z kwadransa do minuty. Klient ponawia zamówienie z historii jednym kliknięciem, korzysta z zapisanej listy zakupowej ze swoim stałym zestawem albo wrzuca pozycje przez szybkie zamawianie po kodach. Selldi daje historię zamówień z opcją powtórzenia, zapisane listy i szybkie dodawanie po symbolu lub EAN, więc stały klient obsługuje się sam, a handlowiec może zająć się pozyskiwaniem nowych odbiorców zamiast przepisywaniem tych samych pozycji co miesiąc.

B2B i B2C na jednym magazynie

Wiele hurtowni kosmetyczno-chemicznych sprzedaje dwutorowo. Hurtowo do salonów, gabinetów i firm sprzątających, a przy okazji detalicznie do klienta indywidualnego, który chce te same kosmetyki bez pośrednika. Najgorsze, co można zrobić, to prowadzić dwa osobne sklepy na dwóch osobnych stanach, bo wtedy ktoś musi pilnować, żeby się nie rozjechały, i prędzej czy później sprzeda się towar, którego już nie ma.

Selldi stawia B2B i B2C na jednym backendzie: jeden katalog, jeden magazyn, dwie ceny i dwie ścieżki zakupu. Salon po zalogowaniu widzi swoje hurtowe warunki, limit kredytowy i panel handlowca, a klient detaliczny ten sam produkt w cenie brutto z koszykiem i płatnością online. Stan schodzi z jednego miejsca, więc nie ma podwójnej księgowości towaru. Dla hurtowni, która do tej pory żonglowała arkuszem i drugim systemem detalicznym, to często największa ulga z całego wdrożenia.

Kiedy to nie ma sensu

Uczciwie: nie każda firma musi się w to pakować od razu. Jeśli masz kilkadziesiąt indeksów, garstkę stałych odbiorców i wszyscy dzwonią albo piszą maila, bo tak im wygodnie, to rozbudowany sklep B2B będzie młotem na orzech. Czasem prościej dopiąć obecny proces, niż wdrażać platformę, której połowa funkcji będzie stała pusta.

Sklep B2B ma sens dopiero wtedy, gdy zaczyna boleć skala. Setki czy tysiące wariantów, których nikt nie ogarnia z głowy. Klienci o różnych cennikach, gdzie pomyłka w cenie kosztuje realne pieniądze. Powtarzalne zamówienia, które zżerają czas handlowców. Dokumenty SDS rozsyłane w kółko mailem. Warto też pamiętać, że platforma jest tak dobra, jak dane w ERP. Jeśli stany, ceny i daty ważności w systemie są niewiarygodne, to żaden sklep tego nie naprawi, tylko wyświetli bałagan szybciej i ładniej. Najpierw porządek w danych źródłowych, potem wdrożenie. W odwrotnej kolejności to przepalony budżet.

Jeśli rozpoznajesz w tym opisie swoją hurtownię, najlepiej po prostu zobaczyć, jak to działa na żywych danych. Selldi ma demo na branży budowlanej, gdzie widać warianty, ceny per klient, panel handlowca i połączenie B2B z B2C w jednym miejscu, pod adresem demo.selldi.pl. Wdrożenie zajmuje standardowo około dwóch tygodni, działa w modelu bez prowizji od sprzedaży, a sklep integruje się z polskimi systemami ERP, więc stany, ceny i zamówienia chodzą tam i z powrotem same. Jeśli chcesz omówić swój przypadek, napisz na helpdesk@selldi.pl albo umów prezentację przez formularz na selldi.pl.

Najczęściej zadawane pytania