Zapytania ofertowe (RFQ) w platformie B2B: od zapytania do zamówienia

W hurtowni cena z cennika to punkt wyjścia, nie zawsze punkt końcowy. Klient dzwoni po ofertę na paletę zamiast kartonu, pyta o rabat na cały projekt, prosi o wycenę nietypowego zestawu na konkretny termin. Tak rodzi się zapytanie ofertowe, czyli RFQ. To codzienność sprzedaży B2B, a dobra platforma nie każe wracać do maili i Excela, tylko prowadzi taką rozmowę wewnątrz systemu: od pytania klienta, przez ofertę handlowca, aż po gotowe zamówienie z dokumentami.

Czym jest zapytanie ofertowe (RFQ) w B2B

RFQ, z angielskiego request for quotation, to formalna prośba klienta o wycenę konkretnego koszyka towarów na uzgodnionych warunkach. W praktyce hurtowej brzmi to prosto: „Ile zapłacę za 40 palet cementu z dostawą na budowę w przyszłym tygodniu?” albo „Proszę o cenę na komplet materiałów z tego zestawienia, płatność przelewem 30 dni”. Klient określa, czego chce i ile, a handlowiec odpowiada ceną, która uwzględnia wielkość zamówienia, marżę i relację.

RFQ różni się od zwykłego zakupu tym, że cena nie jest z góry znana ani sztywna. Jest wynikiem negocjacji, a nie odczytania z etykiety. Dlatego zamiast pojedynczego kliknięcia kup pojawia się krótki dialog: klient pyta, sprzedawca liczy, obie strony potwierdzają warunki.

Kiedy klient hurtowy potrzebuje wyceny

Wycena ma sens tam, gdzie kwota, ilość albo nietypowość transakcji uzasadniają indywidualne podejście. Typowe sytuacje to duże wolumeny, gdy klient bierze wielokrotność standardowej partii i oczekuje lepszej ceny za skalę. To także projekty, na przykład zaopatrzenie jednej budowy czy remontu, gdzie liczy się cały zestaw, termin i logistyka, a nie pojedyncza pozycja.

Wycena pojawia się też przy produktach spoza stałej oferty, przy zamówieniach na wymiar oraz gdy klient negocjuje warunki płatności, takie jak dłuższy termin albo kredyt kupiecki. W każdym z tych przypadków sztywny cennik to za mało, potrzebna jest rozmowa i konkretna oferta z podpisem handlowca.

Jak wygląda dobry przepływ: od zapytania do zamówienia

Dobry przepływ ma cztery etapy i wszystkie odbywają się w jednym miejscu. Najpierw klient składa zapytanie: dorzuca pozycje do koszyka albo do szablonu zamówienia i zamiast finalizować zakup, prosi o wycenę, dopisując ilości, termin i uwagi. Następnie zapytanie trafia do przypisanego handlowca, który widzi w swoim panelu, kto pyta, o co i jaka jest historia współpracy tego klienta.

Handlowiec przygotowuje ofertę: ustala ceny negocjowane, ewentualny rabat na całość i warunki. Klient dostaje ofertę, może ją zaakceptować, i dopiero ta akceptacja zamienia się w zamówienie, które płynie dalej do realizacji. Kluczowe jest to, że nikt nie przepisuje danych. Koszyk, oferta i zamówienie to ten sam obiekt na kolejnych etapach, a nie trzy osobne dokumenty w trzech narzędziach.

Cenniki indywidualne, rabaty progowe i pro formy

RFQ nie działa w próżni. Opiera się na cennikach, które platforma i tak prowadzi. W Selldi każda grupa klientów może mieć własny cennik, więc handlowiec zaczyna negocjację nie od zera, lecz od ceny już dopasowanej do segmentu. Ceny netto widać dopiero po zalogowaniu, co jest naturalne w B2B, bo warunki są indywidualne i nie wystawia się ich publicznie. Do tego dochodzą automatyczne rabaty progowe: im większa ilość, tym niższa cena jednostkowa, bez ręcznego liczenia.

Gdy oferta jest gotowa, klient dostaje pro formę oraz komplet dokumentów w PDF, które można od razu przekazać do księgowości albo dołączyć do zapytania o przelew. Negocjacja kończy się dokumentem, a nie luźną obietnicą w mailu, dzięki czemu obie strony wiedzą dokładnie, co zostało uzgodnione.

Rola ERP i automatyzacji

Wycena, która zostaje tylko w głowie handlowca, jest ryzykiem. Dlatego liczy się połączenie z systemem magazynowym i księgowym. Selldi integruje się z ERP: Comarch XL, Optima, Subiekt GT, Symfonia, a pozostałe systemy przez API. Dzięki temu zaakceptowana oferta może stać się zamówieniem i dokumentem w ERP bez podwójnego wpisywania, a stany magazynowe i limity kupieckie są brane pod uwagę już na etapie wyceny.

Osobny wątek to zapytania, które przychodzą mailem, bo część klientów nadal woli po prostu napisać. Tu pomaga AI Email Reader: odczytuje takie wiadomości i przenosi ich treść do systemu, więc zapytanie z maila nie ginie w skrzynce, tylko ląduje tam, gdzie handlowiec obsłuży je wraz z resztą zapytań złożonych bezpośrednio na platformie.

Kiedy RFQ nie ma sensu

RFQ to narzędzie, nie religia. Bywa zbędny, a nawet szkodliwy. Jeśli asortyment jest powtarzalny, a klienci kupują wciąż te same pozycje, wystarczą dobrze ustawione cenniki grupowe i rabaty progowe. Wtedy każde zapytanie o cenę to niepotrzebne opóźnienie: klient chce po prostu dodać do koszyka i zamówić, a wymuszanie oferty tylko go frustruje. Wycena nie ma też sensu przy niskich kwotach, gdzie czas handlowca kosztuje więcej niż potencjalny utarg z negocjacji.

Zasada jest prosta: jeżeli cenę da się z góry opisać regułą, opisz ją regułą i pozwól klientowi kupić samodzielnie. RFQ zostaw na sytuacje, w których naprawdę trzeba porozmawiać: duże projekty, nietypowe zestawy, wyjątkowe warunki. Sprawna platforma obsługuje oba tryby naraz, bo hurtownia potrzebuje i szybkiej samoobsługi, i miejsca na negocjację.

Co daje to hurtowni

• Krótszy czas od zapytania do zamówienia: klient, handlowiec i dokumenty w jednym miejscu, bez przepisywania z maili i Excela.
• Kontrola marży: ceny negocjowane startują z cennika grupowego, a rabaty progowe liczą się automatycznie, więc handlowiec nie schodzi poniżej progu przez pomyłkę.
• Pełna historia: każde zapytanie, oferta i zamówienie zostaje w systemie i w ERP, co ułatwia rozliczenia, reklamacje i analizę sprzedaży.
• Odciążony zespół: samoobsługa dla powtarzalnych zakupów, RFQ tylko tam, gdzie negocjacja realnie ma znaczenie.

Jak to sprawdzić

Najlepiej zobaczyć taki przepływ w działaniu, zamiast czytać o nim. Na demo.selldi.pl/showcase można wejść w panel klienta i panel handlowca, złożyć zapytanie, zobaczyć ceny netto po zalogowaniu, rabaty progowe, pro formę oraz szablony zamówień i wiele koszyków. To działające demo, nie zrzuty ekranu, więc łatwo ocenić, czy taki model wyceny pasuje do Twojej hurtowni, zanim podejmiesz decyzję o wdrożeniu.

Najczęściej zadawane pytania