Akceptacja zamówień B2B przez przełożonego w Magento

Zamówienie na dwadzieścia sześć tysięcy złotych trafia do systemu w piątek o siedemnastej dwadzieścia, wystawione przez młodszego kupca z działu zaopatrzenia klienta. Dyrektor handlowy tej firmy chciałby wiedzieć o takim zamówieniu zanim towar pojedzie w trasę, ale nie chce siedzieć przy skrzynce i ręcznie potwierdzać każdą fakturę proforma. W wielu firmach to wciąż wygląda dokładnie tak: zamówienie, telefon do przełożonego, ustne tak, dopiero potem realizacja. Jeśli hurtownia albo jej klient stoi na Magento, pytanie brzmi: czy platforma umie to zrobić sama, bez telefonu i bez arkusza w Excelu.

Adobe Commerce ma to poważnie, Magento Open Source nie

Tu trzeba być precyzyjnym, bo Magento to w praktyce dwa różne produkty. Magento Open Source, czyli darmowa, otwarta wersja silnika, nie ma wbudowanego mechanizmu akceptacji zamówień przez przełożonego. Konta firmowe, hierarchia użytkowników, zamówienia wymagające zgody kogoś wyżej w strukturze – tego po prostu nie ma w standardzie. Da się to dobudować rozszerzeniami i pracą dewelopera, ale to już osobny projekt, nie funkcja z pudełka.

Adobe Commerce, czyli płatna, enterprise'owa wersja Magento (dawniej Magento Commerce), to zupełnie inna liga. Moduł B2B oferuje tam konta firmowe z hierarchią użytkowników i rolami, współdzielone katalogi z cenami per firma, negocjowane wyceny i zapytania ofertowe, a przede wszystkim zamówienia z zakupu, czyli purchase orders, z pełnym mechanizmem zatwierdzania. To trzeba przyznać wprost: pod względem samej funkcjonalności akceptacji zamówień Adobe Commerce jest bardzo silny, jeden z mocniejszych na rynku e-commerce w ogóle.

Jak działają reguły zatwierdzania w Adobe Commerce

Administrator firmy (albo manager z odpowiednimi uprawnieniami) ustawia reguły, które określają, kogo dotyczą, kiedy się włączają i kto musi zatwierdzić zamówienie zanim trafi do realizacji. Reguły można oprzeć na kilku typach warunków:

• kwota zamówienia z podatkiem – powyżej ustalonego progu zamówienie wymaga zgody
• koszt wysyłki – osobny próg dla samej dostawy
• liczba unikalnych SKU w zamówieniu – kontrola liczby różnych produktów, nie sztuk

Zatwierdzającym może być konkretna osoba wskazana z imienia i nazwiska albo dowolna osoba pełniąca rolę zatwierdzającego w strukturze firmy. Jeśli reguł jest kilka, zamówienie musi przejść przez wszystkich wymaganych zatwierdzających, a przy prawdziwym wielopoziomowym zatwierdzaniu można ułożyć sekwencyjny łańcuch: najpierw powiadomienie idzie do pierwszej osoby, dopiero po jej zgodzie do kolejnej. Warunek konieczny to zdefiniowana struktura firmy w systemie, bo bez niej nie da się wskazać kto jest czyim przełożonym. To rozbudowany, elastyczny mechanizm, dopasowany do dużych organizacji zakupowych.

Gdzie kończy się przewaga funkcji, a zaczyna rachunek kosztów i czasu

Ten cały mechanizm w Adobe Commerce działa, ale nie jest darmowy ani szybki do uruchomienia. To licencja enterprise, więc zanim w ogóle dojdzie się do konfigurowania reguł zatwierdzania, trzeba mieć budżet na samą platformę. Do tego dochodzi wdrożenie: Magento w obu wersjach to ciężka, deweloperska platforma z wysokimi wymaganiami hostingowymi i kompetencyjnymi. Uruchomienie modułu B2B, dopasowanie go do struktury firmy klienta, a potem jeszcze spięcie z polskim ERP (Comarch, Subiekt, Symfonia) zwykle wymaga zespołu deweloperów albo wyspecjalizowanego integratora i trwa miesiącami, nie tygodniami. Utrzymanie i aktualizacje też wymagają zasobów IT po stronie firmy.

Realna przewaga Selldi nad Magento nie polega więc na tym, że mamy więcej funkcji B2B – w samej akceptacji zamówień Adobe Commerce jest mocniejszy. Przewaga polega na tym, że podobny praktyczny efekt osiągasz dużo niższym kosztem, bez zespołu deweloperów, w ciągu około dwóch tygodni, z integracją z polskim ERP w standardzie.

Jak akceptacja zamówień wygląda w Selldi

Selldi nie ma silnika reguł identycznego jak w Adobe Commerce, czyli warunków typu kwota plus liczba SKU plus sekwencja kilku zatwierdzających. Osiąga jednak podobny efekt prostszym mechanizmem, wystarczającym dla większości hurtowni. Konto klienta w panelu B2B można skonfigurować tak, by rozróżniało osobę zamawiającą od osoby decyzyjnej po stronie klienta, a limity i kredyt kupiecki blokują realizację zamówień powyżej ustalonego progu zanim ktokolwiek je zaakceptuje. Do tego dochodzi panel handlowca: opiekun po stronie hurtowni widzi zamówienia swoich przypisanych kontrahentów, ich cenniki i salda, i to on jest naturalnym punktem kontroli, zanim większe albo nietypowe zamówienie pójdzie do ERP. Przy wdrożeniu ten proces ustawiamy indywidualnie pod strukturę konkretnego klienta – to nie gotowy silnik z panelem konfiguracyjnym reguł, tylko rozwiązanie skrojone na etapie wdrożenia, bez dodatkowej licencji enterprise.

Kiedy Magento (Adobe Commerce) w zupełności wystarczy

Trzeba to powiedzieć uczciwie: są firmy, dla których Adobe Commerce to dobry wybór właśnie ze względu na akceptację zamówień. Duże, zhierarchizowane organizacje z rozbudowaną strukturą zakupową, kilkoma poziomami zatwierdzania, oddziałami w różnych krajach i własnym zespołem IT lub stałym integratorem, które i tak planują budżet na licencję enterprise, dostają tu narzędzie zbudowane dokładnie pod taki scenariusz. Jeśli firma ma już inwestycję w ekosystem Magento, kompetencje deweloperskie na pokładzie i realną potrzebę bardzo granularnych reguł zatwierdzania w wielu walutach i językach, przesiadka donikąd nie prowadzi – Adobe Commerce robi to dobrze.

Wniosek

Dla mniejszej i średniej hurtowni, która potrzebuje sensownej kontroli nad tym, kto i na jaką kwotę może złożyć zamówienie, ale nie ma budżetu na licencję enterprise ani zespołu deweloperów gotowego miesiącami dopieszczać wdrożenie, Selldi daje ten sam praktyczny rezultat szybciej i taniej, z integracją z polskim ERP od pierwszego dnia. Jak to wygląda w praktyce, najłatwiej zobaczyć samemu – panel klienta B2B, panel handlowca i limity kredytowe są dostępne do przeklikania na demo.selldi.pl/showcase.

Najczęściej zadawane pytania