Bufor stanów per kanał: jak nie sprzedać towaru, którego już nie ma

Piątek, czternasta. W magazynie zostało dwanaście rolek folii paroizolacyjnej. Handlowiec przyjmuje przez telefon zamówienie od stałego odbiorcy na dziesięć rolek, wpisuje je do ERP i jedzie dalej w trasę. Zanim stan w ofercie na marketplace spadnie, dwie osoby kupują po dwie rolki. W poniedziałek ktoś w biurze musi napisać do obu kupujących, że towaru nie ma, i anulować zamówienia. Klient detaliczny jest zły, a konto na marketplace zbiera ujemne punkty.

Tę sytuację zna każda hurtownia, która sprzedaje jednocześnie w hurcie i w kanałach detalicznych. Sprzedaż towaru, którego już nie ma, rzadko wynika z błędu jednej osoby. Wynika ze zwłoki między miejscem, gdzie towar się sprzedaje, a miejscem, gdzie wyświetla się jego stan. Bufor stanów per kanał to najprostszy sposób, żeby tę zwłokę wytrzymać. Zrzuty poniżej pochodzą z modułu CENTER w wersji demonstracyjnej Selldi, dane są przykładowe.

Skąd bierze się sprzedaż bez towaru

Stan magazynowy przechodzi przez kilka etapów, zanim zobaczy go kupujący na marketplace. Najpierw sprzedaż musi trafić do ERP jako dokument. Potem ERP musi przekazać nowy stan do systemu, który obsługuje kanały. Na końcu kanał musi zaktualizować ofertę. Każdy etap dokłada trochę czasu, a w tym czasie oferta pokazuje stan, który już nie jest prawdą.

Do tego dochodzą sytuacje, których żaden system nie widzi od razu. Magazynier wydaje towar na podstawie telefonu i dokument powstaje po godzinie. Odbiorca przyjeżdża po odbiór osobisty, a handlowiec wpisuje zamówienie po fakcie. Dwa kanały sprzedają ostatnią sztukę w tej samej minucie. Im więcej kanałów i im szybciej schodzi towar, tym częściej te okienka się otwierają.

Zasada bufora: część stanu poza zasięgiem kanału

Bufor to liczba sztuk, którą odejmuje się od stanu, zanim pokaże się go kanałowi. Przy stanie 100 i buforze 10 Allegro widzi 90 sztuk. Gdy stan zejdzie do poziomu bufora, kanał nie ma czego sprzedawać, choć w magazynie wciąż coś leży. Te sztuki są marginesem bezpieczeństwa: jeśli w okienku zwłoki ktoś sprzeda je w hurcie, marketplace nie zdąży ich sprzedać drugi raz.

Bufor ustawia się osobno dla każdego kanału, bo każdy sprzedaje w innym tempie i z inną zwłoką. Odbiorcy hurtowi w platformie B2B widzą stan bez potrącenia. To świadoma kolejność: ostatnie sztuki zostają dla klientów, którzy kupują regularnie i w większych ilościach, a nie dla jednorazowego zakupu na marketplace.

Jak dobrać wysokość bufora dla kanału

Nie ma jednej dobrej liczby. Bufor powinien pokryć to, co może się sprzedać poza kanałem w czasie, gdy kanał jeszcze o tym nie wie. Pierwsza wskazówka to tempo sprzedaży: towar, który schodzi po kilkadziesiąt sztuk dziennie, potrzebuje większego marginesu niż taki, który sprzedaje się raz w tygodniu. Druga to wielkość typowego zamówienia hurtowego. Jeśli odbiorcy biorą klej kartonami albo cement paletami, bufor mniejszy niż jedno takie zamówienie niewiele daje, bo jedno wydanie z magazynu zje go w całości.

Trzecia wskazówka to rotacja i znaczenie towaru dla hurtu. Produkt, którego braku stały odbiorca nie wybaczy, warto chronić wyższym buforem nawet kosztem kilku mniej sprzedanych sztuk na marketplace. Towar, którego jest dużo i który schodzi wolno, może mieć bufor zerowy. Dobrze jest też patrzeć na kanał: marketplace, który karze za anulowania, zasługuje na ostrożniejsze ustawienie niż własny sklep B2C, gdzie z klientem łatwiej się dogadać.

Bufor jest liczbą wpisaną przez człowieka. Nie zmienia się sam z sezonem, więc przed szczytem sprzedaży, na przykład wiosną w branży budowlanej, warto go przejrzeć.

Bufor a rezerwacja w ERP

Rezerwacja w ERP blokuje sztuki pod konkretne zamówienie, które już istnieje w systemie. Działa dopiero wtedy, gdy ktoś wprowadzi dokument. Bufor działa odwrotnie: odkłada zapas z góry, zanim pojawi się jakiekolwiek zamówienie, właśnie na tę sprzedaż, o której system jeszcze nie wie.

Te mechanizmy się nie wykluczają. Rezerwacja dba o to, żeby wprowadzone zamówienie nie zostało sprzedane drugi raz. Bufor dba o okienko, zanim zamówienie zostanie wprowadzone albo zanim nowy stan dotrze do marketplace. Hurtownia, która ma porządnie prowadzone rezerwacje, zwykle może sobie pozwolić na niższe bufory.

Kiedy bufor nie wystarcza

Przy towarze, którego jest kilka sztuk, bufor przestaje mieć sens. Ustawiony wysoko wyłącza produkt z kanału, ustawiony nisko niczego nie chroni. Przy końcówkach serii lepiej świadomie zdecydować, czy produkt ma być w kanale, czy tylko w hurcie.

Bufor nie naprawi też złych stanów w ERP. Jeśli magazyn wydaje towar bez dokumentu i wpisuje go następnego dnia, kanał zobaczy błędny stan pomniejszony o bufor, czyli wciąż błędny. Najpierw trzeba uporządkować wydania, potem dobierać bufory. Podobnie przy hurtowni z kilkoma magazynami: liczy się to, który stan trafia do kanałów, a to sprawa konfiguracji integracji z ERP, nie samego bufora.

Jak to wygląda w Selldi

Bufor stanów jest częścią modułu CENTER, który należy do all-in-one systemu sprzedażowego Selldi i działa na tej samej bazie co platforma B2B. Na ekranie Kanały każdy zarządzany kanał, czyli sklep B2C, Allegro, Amazon, Erli i podłączony sklep na Shoperze, ma pole bufora w sztukach i przycisk zapisu. Kanały B2B są widoczne obok tylko do podglądu.

Stan pochodzi z jednego katalogu, ceny kanałów liczą reguły od ceny hurtowej netto, a zamówienia z kanałów trafiają do jednej listy i dalej do ERP. Pulpit CENTER pokazuje liczbę zamówień wymagających uwagi, więc anulowania i problemy z kanałów nie giną w skrzynce e-mail. Praktyczny sposób wdrożenia: zacząć od zerowego bufora tylko dla towarów o dużym stanie, wyższego dla towarów szybko rotujących, i po kilku tygodniach poprawić liczby na podstawie tego, co faktycznie trzeba było anulować.

Najczęściej zadawane pytania