Integracja sklepu B2B z Subiekt nexo: jak połączyć sprzedaż online z InsERT

Wyobraź sobie typowy poniedziałek w hurtowni elektrycznej pod Poznaniem. Telefon dzwoni od rana, na skrzynce czeka kilkanaście zamówień, a handlowiec przeklikuje się między Subiektem a Excelem, żeby sprawdzić, czy stały klient ma jeszcze na stanie te dwieście metrów przewodu i jaką cenę dostał w zeszłym miesiącu. Każde zapytanie to ręczne zaglądanie do programu magazynowego i odpisywanie na maila. Do południa zrobił połowę tego, co zaplanował, a sklep internetowy firmy w tym czasie żyje własnym życiem - pokazuje stany sprzed tygodnia i ceny katalogowe, które z prawdziwym cennikiem kontrahenta mają niewiele wspólnego.

To codzienność wielu firm, które prowadzą gospodarkę magazynową w Subiekt nexo, a sprzedaż online traktują jako osobny świat. Sklep i ERP istnieją obok siebie, ale ze sobą nie rozmawiają. Skutek jest zawsze podobny: ktoś przepisuje zamówienia ręcznie, ktoś inny aktualizuje stany w sklepie z opóźnieniem, a klient hurtowy dzwoni z pretensją, że zamówił coś, czego od dawna nie ma. Integracja sklepu B2B z Subiekt nexo rozwiązuje dokładnie ten problem - sprawia, że obie strony patrzą na te same dane.

Co to znaczy, że sklep B2B "rozmawia" z Subiekt nexo

W praktyce chodzi o to, że Subiekt nexo zostaje jedynym źródłem prawdy o asortymencie, stanach, cenach i kontrahentach, a sklep B2B jest oknem na te dane wystawionym do internetu. Nie utrzymujesz dwóch oddzielnych baz, które trzeba ręcznie godzić. Zmiana w nexo - przyjęcie dostawy, korekta ceny, nowy cennik dla klienta - przekłada się na to, co widzi kupujący w sklepie. A kiedy klient złoży zamówienie online, trafia ono z powrotem do nexo jako gotowy dokument, bez przepisywania pozycji z palca.

Technicznie odbywa się to przez dwukierunkową wymianę danych między sklepem a programem magazynowym. Nie wnikając w nazwy konkretnych mechanizmów po stronie InsERT - z punktu widzenia hurtowni najważniejsze jest, że dane krążą w obie strony automatycznie, a nie raz w tygodniu, gdy ktoś sobie o tym przypomni. To różnica między sklepem, który jest cyfrową wizytówką, a sklepem, który realnie zdejmuje pracę z biura.

Co przepływa między nexo a sklepem

Sercem integracji są trzy strumienie danych: stany magazynowe, ceny wraz z cennikami kontrahentów oraz zamówienia. Warto rozłożyć je na czynniki pierwsze, bo każdy działa trochę inaczej.

Stany magazynowe

Dostępność towaru płynie z nexo do sklepu. Kiedy magazynier przyjmuje dostawę albo wydaje towar na innym kanale sprzedaży, stan w sklepie B2B nadąża za rzeczywistością. Dla hurtowni to kluczowe, bo nic tak nie psuje relacji z klientem jak zamówienie towaru, którego fizycznie nie ma. Część firm pokazuje dokładną liczbę sztuk, inne wolą progi w stylu "dostępny" albo "na zamówienie" - to kwestia ustawienia, ale dane pod spodem zawsze pochodzą z ERP.

Ceny i indywidualne cenniki kontrahentów

To miejsce, w którym sprzedaż B2B najmocniej różni się od zwykłego sklepu internetowego. W hurcie prawie nikt nie kupuje po cenie katalogowej. Każdy kontrahent ma wynegocjowane warunki - własny cennik, rabat grupowy, upusty progowe zależne od ilości. W Subiekt nexo te ustalenia już istnieją, bo to na ich podstawie wystawiasz faktury. Sensowna integracja pobiera je stamtąd, zamiast kazać ci budować logikę cen drugi raz w sklepie.

Efekt jest taki, że zalogowany klient hurtowy widzi swoją cenę - tę samą, którą dostałby, dzwoniąc do handlowca. Nie cenę z ulicy, nie uśrednioną stawkę, tylko warunki przypisane konkretnie do niego w ERP. Jeśli w nexo ma rabat na całą grupę towarową albo niższą stawkę od pewnej ilości sztuk, sklep to odwzorowuje. Dla kupującego to wygoda i poczucie, że jest traktowany jak partner, a nie przypadkowy gość. Dla ciebie - koniec z tłumaczeniem przez telefon, dlaczego w sklepie wyświetla się inna kwota niż na fakturze.

Zamówienia wracające do nexo

Trzeci strumień idzie w przeciwną stronę - od klienta do ERP. Kiedy ktoś złoży zamówienie w sklepie B2B, nie ląduje ono w oderwanej skrzynce, z której pracownik musi je ręcznie przeklepać do Subiekta. Trafia do nexo jako dokument, z pozycjami, ilościami i przypisanym kontrahentem. Obsługa go sprawdza, ewentualnie poprawia i przekształca dalej w fakturę czy dokument wydania - tak, jak robi to z każdym innym zamówieniem.

To właśnie tutaj integracja oddaje najwięcej czasu. Przepisywanie zamówień ręcznie jest nie tylko żmudne, ale i podatne na pomyłki - zła ilość, przeoczona pozycja, literówka w indeksie. Kiedy dokument powstaje automatycznie z danych, które klient sam wprowadził, ryzyko błędu spada, a biuro zajmuje się obsługą, a nie przepisywaniem.

Dlaczego dwukierunkowość ma znaczenie

Można spotkać uproszczone rozwiązania, w których dane płyną tylko w jedną stronę - na przykład eksport towarów z ERP do sklepu, ale zamówienia trzeba już obrabiać osobno. Taki układ załatwia połowę problemu i często rozczarowuje, bo największa oszczędność leży właśnie po stronie zamówień wracających do systemu. Pełna dwukierunkowość oznacza, że obieg się domyka: stany i ceny wychodzą z nexo do sklepu, a zamówienia wracają ze sklepu do nexo. Nikt nie przeklepuje niczego w żadną stronę.

Dla firmy, która sprzedaje jednocześnie hurtowo i detalicznie, ma to dodatkowy wymiar. W Selldi B2B i B2C działają na jednym zapleczu - ten sam magazyn, ten sam katalog, ale dwie ścieżki zakupu i dwie polityki cenowe. Subiekt nexo zasila całość, a klient hurtowy i klient detaliczny widzą odpowiednie dla siebie ceny, choć kupują z tego samego stanu.

Jak często synchronizuje się dane

To pytanie pada niemal zawsze i odpowiedź zależy od tego, jak szybko zmienia się twój magazyn. Stany potrafiące się ruszać co kilka minut wymagają częstej aktualizacji, żeby sklep nie wprowadzał klientów w błąd. Ceny czy nowe pozycje asortymentu zmieniają się rzadziej i nie muszą krążyć w tym samym tempie. W rozsądnie skonfigurowanej integracji to się ustawia pod konkretną firmę - inaczej zsynchronizujesz hurtownię z kilkudziesięcioma dostawami dziennie, inaczej dystrybutora, u którego stany ruszają się spokojniej.

Ważniejsze od samej liczby minut jest to, żeby proces był automatyczny i przewidywalny. Klient hurtowy szybko traci zaufanie do sklepu, w którym dostępność i ceny rozjeżdżają się z rzeczywistością. Kiedy synchronizacja chodzi w tle bez udziału człowieka, dane po prostu są aktualne i nikt nie musi o tym myśleć.

Subiekt nexo a Subiekt GT - co warto wiedzieć

Jeśli pracujesz w ekosystemie InsERT, prawdopodobnie używasz albo Subiekt GT, albo Subiekt nexo - i warto rozumieć, że to dwa osobne produkty, a nie po prostu starsza i nowsza wersja tego samego. GT to sprawdzony, wieloletni program z linii GT. Nexo to nowsza, oddzielnie zaprojektowana linia, dostępna także w wersji nexo PRO, z odmienną architekturą i innym sposobem pracy z danymi. Wiele firm wciąż działa na GT i nie ma powodu, żeby się z tym spieszyć, ale nowe wdrożenia coraz częściej idą w stronę nexo.

Z punktu widzenia sklepu B2B logika integracji jest zbliżona - w obu przypadkach chodzi o ten sam zestaw danych: stany, cenniki kontrahentów i zamówienia. Różni się natomiast techniczna strona połączenia, bo to dwa różne systemy. Dlatego przy wyborze platformy B2B warto upewnić się, że wspiera dokładnie ten produkt, którego używasz. Selldi integruje się z Subiekt nexo natywnie, a także z Subiekt GT, z Comarch ERP XL i Optima oraz z Symfonią - więc niezależnie od tego, na którym z nich pracujesz, schemat "ceny i stany w dół, zamówienia w górę" działa tak samo.

Kiedy to nie ma sensu

Uczciwie - integracja sklepu B2B z Subiekt nexo nie każdej firmie się opłaca i warto to powiedzieć wprost, zanim wydasz pieniądze na wdrożenie.

• Masz kilkunastu stałych klientów i parę zamówień dziennie, które bez problemu obrabiasz mailem i telefonem. Automatyzacja rozwiązuje problem skali, którego u ciebie jeszcze nie ma - ręczne przepisywanie kilku zamówień to nie jest ból, który uzasadnia wdrożenie.
• W ERP panuje bałagan: te same towary mają po kilka kartotek, indeksy są niespójne, ceny i cenniki kontrahentów żyją po części w głowie handlowca, a nie w systemie. Integracja niczego nie naprawi - przeniesie ten bałagan do sklepu, tyle że na oczach klientów. Najpierw trzeba uporządkować dane w nexo, dopiero potem łączyć je ze sklepem.
• Sprzedajesz wyłącznie detalicznie, po jednej cenie dla wszystkich. Wtedy cała wartość B2B, czyli indywidualne cenniki i rabaty per kontrahent, po prostu nie wchodzi w grę i wystarczy zwykły sklep internetowy.
• Planujesz w najbliższym czasie zmienić system ERP. Wdrażanie integracji z nexo na kilka miesięcy przed migracją to robota do wyrzucenia - lepiej poczekać i połączyć sklep z docelowym systemem.

Jeśli natomiast masz uporządkowany asortyment w Subiekt nexo, rosnącą liczbę zamówień i klientów, którzy oczekują, że zamówią online o dowolnej porze, integracja zwykle zwraca się w odzyskanym czasie obsługi i mniejszej liczbie pomyłek.

Od czego zacząć

Najlepiej zacząć od krótkiej rozmowy o tym, jak wygląda twój magazyn i sprzedaż - ile zamówień dziennie, jak liczne są cenniki kontrahentów, jak szybko zmieniają się stany. To pokazuje, czy i jak gęsto warto synchronizować dane oraz co da się odwzorować ze sklepu bez przebudowy procesów. Zanim podejmiesz decyzję, warto też zobaczyć działający sklep B2B na żywo - w Selldi można obejrzeć demo na demo.selldi.pl/showcase, a jeśli chcesz omówić swój konkretny przypadek z Subiekt nexo, umów prezentację albo napisz na helpdesk@selldi.pl. Samo wdrożenie takiej integracji zwykle nie jest dużym projektem, a rozliczenie odbywa się w modelu abonamentowym, bez prowizji od sprzedaży.

Najczęściej zadawane pytania