CRM eksportowy dla hurtowni: rynki, lejek, targi i przetargi w jednym miejscu

Dział eksportu w polskiej hurtowni to często dwie, trzy osoby i arkusz. W jednej zakładce lista firm z Irlandii zebrana na targach, w drugiej przetarg na dostawy dla publicznego zamawiającego z terminem za trzy tygodnie, w trzeciej notatki z rozmów, które każdy prowadzi po swojemu. Gdy jedna z tych osób idzie na urlop, reszta zespołu nie wie, z kim rozmawiała i na jakim etapie stanęła oferta. A szef sprzedaży, pytany o to, ile realnie jest w lejku na Wielką Brytanię, podaje liczbę z pamięci.

Ten tekst pokazuje, jak taki dział może pracować w module CRM Selldi. Zrzuty pochodzą z dema z przykładowym, fikcyjnym zespołem eksportowym hurtowni budowlanej: trzy rynki, czternastu kontrahentów, kilka przetargów i targów. Interfejs CRM jest po angielsku, bo korzystają z niego zespoły eksportowe, często z handlowcami spoza Polski.

Rynek jako przestrzeń robocza

Podstawą modułu jest rynek, czyli kraj, na który sprzedajesz. Przełącznik w lewym górnym rogu zmienia widok całej przestrzeni, na zrzucie wybrana jest Anglia. Każdy rynek ma własny zestaw zakładek: Hub z podsumowaniem, przetargi, targi, prospekty, analizę rynku, regulacje, konkurencję i zespół. Dzięki temu handlowiec od Irlandii nie przekopuje się przez przetargi szkockie, a szef sprzedaży może przełączać kraje i porównywać je na tych samych kaflach.

Hub zbiera na jednym ekranie to, co zwykle jest rozrzucone. Kafel Today pokazuje zadania i wydarzenia na dziś z przejściem do kalendarza. Needs attention zbiera sprawy, które wymagają reakcji. Liczniki podają liczbę prospektów, otwartych przetargów, nadchodzących targów i wartość lejka w euro. Pod spodem są listy przetargów, targów i prospektów, a na dole lejek z etapami Cold, Initial, Engaged, Negotiating, Closing i osobnym wierszem wygranych z ostatnich 90 dni, wraz z liczbą szans i ich wartością na każdym etapie.

Ta ostatnia część zmienia rozmowę o eksporcie w firmie. Zamiast „mamy kilka ciekawych tematów w UK” pada konkretne pytanie: dlaczego pięć szans od miesiąca stoi na etapie Engaged i nic nie przechodzi do negocjacji.

Kontrahenci w kanbanie, od bazy do wyniku

Ekran Customers prowadzi firmy przez sześć kolumn: Database, czyli baza, z której zaczynasz, potem pierwszy kontakt, informacja zwrotna, rejestracja, oferta i wynik. Każda kolumna ma licznik, a karty przesuwa się między etapami. Nad tablicą jest wyszukiwarka firm oraz dwa filtry: rynek i temperatura kontaktu. Temperatura pozwala oddzielić firmę, która odpisała i prosi o katalog, od takiej, do której wysłano jedną wiadomość pół roku temu.

Dla działu eksportu kanban ma jedną dużą zaletę: widać, gdzie praca się zatyka. Jeśli kolumna z pierwszym kontaktem puchnie, a do etapu oferty nie dochodzi nikt, problemem nie jest liczba leadów, tylko to, co dzieje się po pierwszej rozmowie. Dla osób, które wolą tabelę, ten sam zbiór jest dostępny jako lista. Górna wyszukiwarka, wspólna dla całego modułu, pozwala przejść od razu do firmy albo osoby.

Rynki, przetargi i targi jako osobne obiekty

Ekran Markets to spis rynków, na których działa firma, w demie Anglia, Irlandia i Szkocja. Przy każdym widać menedżera rynku, liczbę handlowców, liczbę klientów i status. To miejsce, w którym szef sprzedaży przypisuje ludzi do krajów i od razu widzi, gdzie ma jednego handlowca na stu klientów, a gdzie trzech na pięciu.

Przetargi i targi nie są w tym module notatką przy kontrahencie, tylko osobnymi obiektami w przestrzeni rynku. Przetarg ma swojego zamawiającego i termin, targi mają datę i plan udziału, a oba pojawiają się w licznikach Hubu i na listach otwartych przetargów oraz nadchodzących targów. W eksporcie to ma znaczenie, bo przetarg publiczny albo udział w targach branżowych to często kilka tygodni pracy całego zespołu i nie powinien zniknąć w skrzynce jednej osoby. Z tego, co widać na ekranach, przetargi i targi dodaje się ręcznie, przyciskami w Hubie.

Kalendarz, zadania i przewodniki dla zespołu

Kalendarz pokazuje miesiąc z wydarzeniami całego zespołu, a filtry pozwalają zawęzić go do jednej osoby. Po kliknięciu dnia z prawej strony pojawia się lista jego wydarzeń. Obok kalendarza jest ekran zadań podzielony na dzisiejsze, zaległe, na ten tydzień, oczekujące i zrobione, również z filtrem zespołu. To wystarcza, żeby po urlopie handlowca zastępca w dziesięć minut zobaczył, co jest zaległe i do kogo trzeba oddzwonić.

Nowa osoba w dziale eksportu nie musi czekać na szkolenie. Centrum pomocy ma pięć krótkich, interaktywnych przewodników, które same przeklikują ekrany: dodanie nowego klienta, dodanie przetargu, zaplanowanie targów, dodanie prospektu i czytanie Hubu. Pod nimi są instrukcje krok po kroku pogrupowane według kategorii.

Czego ta funkcja nie zrobi

CRM nie znajdzie klientów za Ciebie. Nowe wdrożenie startuje puste i zanim zacznie pokazywać coś sensownego, trzeba założyć rynki, przypisać ludzi i wprowadzić kontakty, przetargi i targi. Jeśli zespół nie ma nawyku aktualizowania kart, po dwóch miesiącach lejek będzie pokazywał fikcję, a Hub uspokajające zera. To kwestia dyscypliny, nie oprogramowania.

Moduł nie ma też sensu dla hurtowni, która sprzedaje wyłącznie w Polsce, do stałych odbiorców. Wtedy wystarczy panel opiekuna klienta w platformie B2B z listą jego kontrahentów, obrotami i cenami indywidualnymi. Trzecia rzecz to język: interfejs CRM jest po angielsku, więc zespół, który angielskiego nie używa na co dzień, będzie się w nim czuł obco. I na koniec RODO: dane kontaktowe osób w firmach odbiorców to dane osobowe, więc obowiązki są takie same jak przy każdym innym CRM.

Jak to wygląda w Selldi

Selldi to all-in-one system sprzedażowy: platforma B2B, sklep B2C, CENTER do kanałów sprzedaży, asystent AI i CRM w jednym systemie. Moduł CRM jest przeznaczony dla działów eksportu i działa na tej samej bazie co platforma B2B, więc rynek eksportowy w CRM i rynek z własną walutą i cennikiem w panelu klienta nie są dwoma osobnymi światami. Handlowiec prowadzi firmę przez lejek w CRM, a gdy odbiorca zaczyna zamawiać, robi to w panelu B2B w swoim języku i walucie.

Na prezentacji przechodzimy przez moduł na danych z dema, takich jak na zrzutach, a potem zakładamy jeden z Waszych rynków, żeby było widać, jak wygląda Hub z prawdziwymi przetargami, targami i kontaktami. Zakres wdrożenia i wycena są ustalane indywidualnie, po rozmowie o tym, na ilu rynkach działacie i ilu handlowców ma pracować w module.

Najczęściej zadawane pytania