Klient z Comarch ERP XL chce platformy B2B. Co robi firma IT, która go obsługuje?

Scenariusz, który powtarza się w firmach IT z całej Polski. Opiekujesz się instalacją Comarch ERP XL u hurtowni albo producenta. Znasz ich bazę, ich magazyny, ich cenniki. Któregoś dnia właściciel dzwoni: „odbiorcy chcą zamawiać sami przez internet, z własnymi cenami, a zamówienia mają wpadać prosto do XL. Zrobisz to?”. I zaczyna się liczenie, bo odpowiedź „tak” oznacza projekt, a odpowiedź „nie” oznacza, że klient poszuka kogoś innego i może przy okazji znaleźć kogoś do obsługi ERP.

Ten tekst jest dla firm IT, integratorów ERP i agencji, które stoją przed tą decyzją. Nie jest o tym, jak sprzedać więcej, tylko o tym, co taki klient naprawdę potrzebuje, gdzie w takim projekcie siedzi ryzyko i jak zachować relację z klientem bez brania na siebie budowy i utrzymania platformy sprzedażowej.

Czego naprawdę oczekuje klient z XL

Lista wymagań, którą dostajesz od klienta, wygląda zwykle podobnie, niezależnie od branży. Odbiorca loguje się na swoje konto i widzi wyłącznie swoje ceny, rabaty i katalog, bo w hurcie cena jest tajemnicą handlową. Widzi aktualne stany, żeby nie zamawiać tego, czego nie ma. Składa zamówienie, które bez przepisywania trafia do XL jako dokument. Ma dostęp do historii zamówień, faktur i rozrachunków, żeby nie dzwonić do księgowości. Jedna firma odbiorcy ma wielu użytkowników i wiele lokalizacji dostawy. A administrator po stronie klienta zarządza tym wszystkim z jednego panelu.

Do tego dochodzą wymagania, które pojawiają się dopiero w rozmowie: centrum kosztowe na zamówieniu, raporty w przekroju lokalizacji i produktu, eksport do Excela, limity kupieckie egzekwowane przy składaniu zamówienia, a nie sprawdzane po fakcie. Każde z nich z osobna jest proste. Razem tworzą system, którego nie da się zrobić w tydzień.

Co musi umieć integracja z Comarch ERP XL

Integracja z XL ma dwa kierunki i oba muszą działać przyrostowo, czyli przenosić zmiany, a nie całą bazę za każdym razem. Z XL do platformy idą kartoteki towarów z wariantami i jednostkami, stany magazynowe z uwzględnieniem rezerwacji, ceny i rabaty razem z indywidualnymi warunkami per kontrahent, sami kontrahenci wraz z ich adresami i opiekunami, oraz dokumenty i rozrachunki. Z platformy do XL idą zamówienia jako dokumenty ZS z pełnymi pozycjami, danymi kontrahenta, lokalizacją dostawy i centrum kosztowym.

Najważniejsza cecha, o której mało kto myśli przed wdrożeniem, to obsługa błędów. XL bywa niedostępny: aktualizacja, kopia zapasowa, restart serwera, chwilowy problem z siecią. Zamówienie złożone w tym momencie nie może zniknąć. Musi zostać zapisane po stronie platformy, oznaczone jako oczekujące i ponowione automatycznie, gdy ERP wróci. Bez tego klient dowiaduje się o zgubionym zamówieniu od swojego odbiorcy, a Ty od klienta.

Druga cecha to szczegół, który decyduje o całej wycenie: sposób dostępu do XL. Bezpośrednie pisanie do bazy XL jest złym pomysłem, bo dokument w Comarchu to zapis w wielu tabelach naraz i taki zapis nie przeżywa aktualizacji. Dobra praktyka to warstwa pośrednicząca REST uruchomiona po stronie klienta, przez którą platforma rozmawia z XL. Jeśli klient już ją ma, integracja to konfiguracja i mapowanie. Jeśli nie ma, trzeba ją postawić i to jest pozycja, która potrafi podwoić budżet. Dlatego pytanie „jak XL jest udostępniony?” zadaje się przed podaniem jakiejkolwiek kwoty, a nie po.

Trzy drogi i ich prawdziwy koszt

Pierwsza droga to budowa od zera. Kusi, bo masz kompetencje i klient ufa właśnie Tobie. Problem nie leży w budowie, tylko w tym, co po niej. Platforma sprzedażowa to nie projekt z datą końca, tylko produkt, który trzeba aktualizować, zabezpieczać i rozwijać, bo odbiorcy klienta porównują ją z tym, co widzą w innych sklepach. Utrzymywanie jednego kodu dla jednego klienta przez lata to najdroższy model, jaki istnieje, i płaci za niego ten, kto go napisał.

Druga droga to moduł B2B od producenta ERP. Ma sens, gdy klient potrzebuje prostego katalogu dla stałych odbiorców na jednym rynku i w jednej walucie. Przestaje mieć sens, gdy sprzedaż rozłazi się na kanały: hurt i detal na tej samej bazie, eksport z wieloma walutami, marketplace, praca handlowców w CRM. Moduł dosztukowany do ERP zwykle tego nie obejmuje, bo nie po to powstał.

Trzecia droga to gotowa platforma z działającą integracją, którą polecasz, a której dostawca wdraża i utrzymuje. Ty zostajesz przy kliencie jako ten, kto zna jego XL, prowadzi relację i doradza. Dostawca odpowiada za platformę, konektor i to, co po każdej większej aktualizacji Comarcha trzeba sprawdzić. Klient dostaje produkt utrzymywany dla wielu firm naraz, więc poprawki i nowe funkcje przychodzą do niego bez osobnego projektu.

Jak wygląda podział pracy w modelu partnerskim

W dobrze ustawionym modelu partnerskim firma IT nie musi znać platformy od środka. Wystarczy, że zna klienta i jego system. Prezentację, wycenę, wdrożenie i utrzymanie robi dostawca platformy. Partner decyduje, czy jest stroną wobec klienta i odsprzedaje wdrożenie razem z własnymi usługami, czy zostaje doradcą technicznym z wynagrodzeniem za polecenie. Obie drogi są uczciwe, a wybór zależy od tego, ile pracy partner chce wziąć na siebie.

Kluczowa jest jedna rzecz: każdy klient końcowy powinien dostać własną, odseparowaną instancję. Własną bazę danych, własne konto dostępowe do niej, własne pliki i domenę. Dane jednego klienta nie mogą sąsiadować z danymi drugiego. Kod pozostaje po stronie dostawcy i nie jest przekazywany, dzięki czemu partner nie ponosi kosztu jego utrzymania ani ryzyka jego zabezpieczenia. Kolejne wdrożenie u kolejnego klienta partnera to uruchomienie instancji i konfiguracja, nie projekt od nowa.

Czego dopytać przed wyceną

• Czy Comarch ERP XL klienta ma warstwę dostępową REST. To pytanie waży więcej niż wszystkie pozostałe razem.
• Liczba kontrahentów i użytkowników w pierwszym wdrożeniu oraz wielkość asortymentu, bo od tego zależy import i mapowanie.
• Czy ceny indywidualne są prowadzone standardowo w XL, czy przez dodatek partnerski. Dodatek trzyma ceny poza standardowymi tabelami i odczyt wycenia się inaczej.
• Czy platforma ma obsługiwać także sprzedaż detaliczną na tym samym magazynie, bo to zmienia zakres, ale nie architekturę.
• Kto po stronie klienta będzie administrował kontami odbiorców i cennikami, bo od tego zależy zakres szkolenia.

Na etapie wyceny dostawca platformy nie potrzebuje żadnych dostępów do systemu klienta. Jeśli ktoś prosi o dostęp do bazy XL, żeby „oszacować”, to sygnał, że nie ma gotowego konektora i będzie go budował na koszt klienta.

Jak to wygląda w Selldi

Selldi to platforma B2B i B2C, w której integracja z Comarch ERP XL pracuje produkcyjnie u działającego klienta: kartoteki, stany, ceny z indywidualnymi warunkami, kontrahenci, dokumenty i rozrachunki w jedną stronę, zamówienia ZS z ponawianiem przy błędzie w drugą. Centrum kosztowe, raporty w przekroju lokalizacji i produktu oraz eksport do Excela to drobne dobudowy wliczane we wdrożenie, nie osobne projekty. Jeśli XL klienta nie ma warstwy REST, uruchamiamy ją sami jako pozycję opcjonalną, żeby klient nie musiał szukać do tego osobnego wykonawcy.

Dla firm IT prowadzimy program partnerski opisany na stronie „Dla partnerów”. Partner prowadzi relację z klientem, my wdrażamy i utrzymujemy. Każdy klient dostaje osobną licencję i instancję, kod nie jest przekazywany, a rabat partnerski obowiązuje przy każdym kolejnym wdrożeniu. Wyceny robimy indywidualnie, po sprawdzeniu, jak XL jest udostępniony, bo każda kwota podana wcześniej byłaby zgadywaniem.

Najprostszy pierwszy krok to krótka rozmowa o kliencie: jaki ma system, ilu odbiorców, czego oczekuje. Potem prezentacja na żywo, na której pokazujemy przejście zamówienia z panelu odbiorcy do dokumentu w ERP. Dopiero po niej wycena, którą partner może przekazać klientowi bez tłumaczenia jej na nowo.

Najczęściej zadawane pytania